2024_CBS_03086 - Het Bollekesfeest 2024 - Concept en aanvullende modaliteiten - Goedkeuring

Op 25 april 2022 (jaarnummer 249) keurde de gemeenteraad het reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van de stad Antwerpen goed.

Op 18 april 2023 (jaarnummer 2777) keurde het college het concept en aanvullende modaliteitenbesluit van Het Bollekesfeest 2023 goed.

Op 6 maart 2023 (jaarnummer 82) keurde de gemeenteraad het aangepaste evenementenkader goed.

Het reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van de stad Antwerpen dat door de gemeenteraad op 25 april 2022 (jaarnummer 249) werd goedgekeurd, bepaalt dat het college voor het evenement georganiseerd door de stad een aantal modaliteiten vastlegt.

1. Concept Bollekesfeest 2024

De stad Antwerpen organiseert in 2024 de 17e editie van het Bollekesfeest. Tijdens het Bollekesfeest kan de bezoeker zich laten onderdompelen in wat Antwerpen te bieden heeft. Het Bollekesfeest is een groots festival waarbij de Antwerpenaren en de bezoekers kunnen genieten van een sterk culinair en muzikaal aanbod.

Dit jaar vindt het Bollekesfeest plaats van vrijdag 16 augustus 2024 tot en met zondag 18 augustus 2024.

Door de aanwezigheid van de werf op het Steenplein kan om veiligheidsredenen dit plein niet meer ingezet worden als evenementenplein. 

De site van het Bollekesfeest bestrijkt in 2024 daarom volgende straten en pleinen: Grote Markt, Handschoenmarkt, Suikerrui en Groenplaats. Op het Steenplein wordt de logistieke zone ingericht alsook wordt de Orteliuskaai ter beschikking gesteld. De invulling die in het verleden werd voorzien op het Steenplein zal nu verhuizen naar de Groenplaats. 

Het gedetailleerde inplantingsplan van het Bollekesfeest met aanduiding van de standplaatsen zal bekend gemaakt worden na het veiligheidsoverleg.

Voor de uitbating van de bars tijdens het Bollekesfeest 2024 zal een barconcessie worden uitgeschreven. De concessionaris zal op de evenementpleinen het exclusieve recht hebben om dranken te verkopen, dit met uitzondering van de aanwezige lokale horeca. Zij zullen een aanvraag kunnen doen voor een evenemententerras. Daarnaast zal er een oproep zijn voor het invullen van standplaatsen op het evenement met diverse foodtrucks.

Communicatie- en marketingstrategie

Het Bollekesfeest vindt op 16, 17 en 18 augustus in 2024 plaats op de Grote Markt en de Groenplaats. Vanaf augustus rolt Antwerpen een stadsbrede, activerende campagne uit naar de community van fans van het Bollekesfeest, belevers uit Antwerpen en randgemeenten, om de doelgroepen maximaal toe te leiden naar het muzikale aanbod in het stadscentrum. De stad Antwerpen zet het stedelijke outdoor-netwerk maximaal in en vult aan met gerichte affichage in horeca-netwerken. Daarnaast wordt uiteraard ingezet op een digitale campagne, wordt de mogelijkheid tot gebruik van kanalen van brouwerij Duvel Moortgat NV en de geprogrammeerde artiesten bekeken, en werkt de stad een persaanpak uit.

2. Data en openingsuren Bollekesfeest 2024

Het Bollekesfeest start op vrijdag 16 augustus 2024 en eindigt op zondag 18 augustus 2024.

Openingsuren Grote Markt en Groenplaats:

 
3.Programma 

Maandag 12 augustus 2024 - donderdag 15 augustus 2024

Vroegste moment waarop de opbouw kan starten op alle pleinen. 

Omwille van de Rubensmarkt die doorgaat op 15 augustus 2024 kan er op volgende locaties niet gewerkt worden tussen 14 augustus 2024 24.00 uur en 16 augustus 2024 1.00 uur: 

• Suikerrui; 
• Grote Markt; 
• de logistieke zone op het Steenplein zal tijdens deze periode ook niet bereikbaar zijn. 

Wel wordt er ingezet op een maximale opbouw voor aanvang van deze periode voor zaken zoals zoals tenten, bars, podium, enzovoort. Dit gebeurt steeds in overleg met de organisatoren van de Rubensmarkt. 

De opbouw op de andere locaties zoals de Groenplaats kan wel gewoon doorgaan. 

Vrijdag 16 augustus 2024 

Alle pleinen en activiteiten gaan gelijktijdig open om 16.00 uur en sluiten om 00.00 uur. 

Grote Markt: 

• 16.00 uur – 17.00 uur: zomeraperitief: aan de bars op de Grote Markt wordt één uur gratis drank geschonken in samenwerking met de sponsorpartner; 
• optredens vanaf 16.00 uur op het hoofdpodium; 
• podium, bar, kassa’s;
• EHBO. 

Groenplaats: 

• optredens vanaf 16.00 uur; 
• bar, kassa’s, podium, toiletten; 
• foodtrucks; 
• (kinder)animatie en optredens; 
• toiletten.

Suikerrui: 

• foodtrucks aan de Buildrager.

Andere activiteiten: 

• sponsorstanden.

Zaterdag 17 augustus 2024 

Alle pleinen en activiteiten gaan gelijktijdig open om 12.00 uur en sluiten om 00.00 uur. 

Grote Markt: 

• optredens vanaf 14.00 uur op het hoofdpodium; 
• podium, bar, kassa’s;
• EHBO.

Groenplaats: 

• optredens vanaf 14.00 uur; 
• bar, kassa’s, podium, toiletten; 
• foodtrucks; 
• (kinder)animatie en optredens: 
• toiletten.

Suikerrui: 

• foodtrucks aan de Buildrager. 

Andere activiteiten: 

• sponsorstanden. 

Zondag 18 augustus 2024 

Alle pleinen en activiteiten gaan gelijktijdig open om 12.00 uur en sluiten om 22.00 uur. 

Grote Markt: 

• optredens vanaf 14.00 uur op het hoofdpodium; 
• podium, bar, kassa’s; 
• EHBO.

Groenplaats: 

• optredens vanaf 14.00 uur; 
• bar, kassa’s, podium, toiletten; 
• foodtrucks; 
• (kinder)animatie en optredens; 
• toiletten. 

Suikerrui: 

• foodtrucks aan de Buildrager. 

Andere activiteiten: 

• sponsorstanden. 

Maandag 19 tem donderdag 22 augustus 2024 

Afbouw evenement. 

4. Modaliteiten standplaatsen tijdens het Bollekesfeest

Op 25 april 2022 (jaarnummer 249) keurde de gemeenteraad het nieuwe reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van de stad Antwerpen goed.

Het college legt een aantal modaliteiten vast voor de standplaatsen op het Bollekesfeest in Antwerpen, volgens de bepalingen van het nieuwe reglement voor standplaatsen.

4.1 Openingsuren

De openingsuren voor de standplaatsen op de Suikerrui, de Groenplaats en de Grote Markt zijn dezelfde als de algemene openingsuren van het Bollekesfeest.

4.2 Productcategorieën

Tijdens het Bollekesfeest zal er één productcategorie aan bod komen: consumptie.

Consumptie zijn alle bereide voedingswaren, bestemd voor onmiddellijke consumptie ter plaatse.

Onder consumptie verstaan we foodtrucks, mobiele keukens met een eigen identiteit en specialiteit. De foodtruck heeft zijn eigen culinair, hoogwaardig aanbod. Zowel zoute als zoete bereidingen zijn mogelijk. Spreiding en variatie in het aanbod zijn een must. De foodtrucks mogen geen drank aanbieden, dit is een exclusief recht voor de uitbater van de bars, hiervoor zal een aparte concessie in de markt gezet worden.

4.3 Accommodatie

De inschrijvers voorzien hun eigen accommodatie onder de vorm van foodtrucks.

Elke standplaats is voorzien van stroom. De standplaatsvergoeding is inclusief de verbruikskosten.

Op elk plein voorziet de stad Antwerpen een kraantje waar standhouders stromend water kunnen halen. De standplaatsvergoeding is inclusief de verbruikskosten. 

4.4 Inschrijvingen standplaatsen

4.4.1 Foodtrucks

De inschrijvingen van foodtrucks op het Bollekesfeest 2024 lopen vanaf woensdag 10 april tot en met zondag 12 mei 2024.

Kandidaten kunnen zich inschrijven via de website www.ondernemeninantwerpen.be. Op deze website zal ook alle nodige informatie terug te vinden zijn met betrekking tot de standplaatsen op het Bollekesfeest.

4.5 Toewijzing standplaatsen

4.5.1 Foodtrucks

De toewijzing van de standplaatsen zal gebeuren via een jury op donderdag 16 mei 2024. Na het verstrijken van de inschrijvingsdatum zal een jury oordelen over de kandidaturen op basis van een aantal criteria, die verbonden zijn aan een puntensysteem. Na het beoordelen van de criteria voor alle kandidaten, stelt de jury een puntenrangschikking op. De jury is verplicht tot motivering en toelichting van de score. Het college keurt de uiteindelijke toewijzing goed. 

De kandidaat-standhouder maakt een uitgebreid dossier met alle nodige documenten, foto’s, attesten en certificaten om de kandidatuur te kunnen beoordelen volgens bovenstaande gunningscriteria. Indien het dossier te weinig informatie bevat om te kunnen beoordelen, dan is de inschrijving onvolledig.

Indien er meerdere inschrijvers met hetzelfde aanbod zijn, wordt er gekeken naar de eerstvolgende inschrijver in de rangschikking met een ander aanbod. Op deze manier willen we de diversiteit in het aanbod garanderen.

4.6 Standplaatsvergoeding en waarborg

Per standplaats voor een foodtruck geldt een vaste vergoeding van 1.000,00 EUR exclusief btw.

Elke standhouder is verplicht om de waarborg van 250,00 EUR exclusief btw te betalen na toewijzing van de standplaats. De waarborg kan door de stad Antwerpen worden aangewend om de eventuele schade aan het openbaar domein en/of de accommodatie te vergoeden.

4.7 Herbruikbaar cateringmateriaal

Om te kunnen voldoen aan de wetgeving Vlarema-7, engageert de stad Antwerpen zich vanaf 1 januari 2020 op alle evenementen van de categorieën 1 en 2 drank en voeding te serveren in herbruikbaar cateringmateriaal. De stad Antwerpen kan er op bepaalde evenementen voor kiezen om herbruikbaar cateringmateriaal in bruikleen aan te bieden. In dat geval bepaalt het college hiervan de specifieke modaliteiten.

De stad Antwerpen zal tijdens het Bollekesfeest een logistiek bureau aannemen dat onder andere standhouders faciliteert voor herbruikbaar cateringmateriaal voor voedsel. Het is de standhouder verboden eigen herbruikbaar cateringmateriaal te voorzien. Dit om een eenduidig en eenvoudig ontleen- en ruilsysteem te voorzien voor de bezoekers, standhouders en organisatie.

Servetten mogen wel nog gebruikt worden als enige uitzondering die de wetgeving toelaat en kunnen de standhouders dus zelf voorzien. De wetgeving laat geen andere wegwerp toe, ook al zijn ze vervaardigd uit dezelfde materialen.

De standhouder voorziet het volgende:

• propere, droge en veilige stockageplaats voor het ontleende herbruikbare cateringmateriaal;
• het ontvangen van de waarborg van 2,00 EUR inclusief btw, deze gelden worden opzij gehouden voor de afrekening achteraf;
• servetten van ecologisch afbreekbaar materiaal;
• betalen van de afwaskosten voor de industriële reiniging.

De stad Antwerpen zal strenge controles uitvoeren op het respecteren van deze Vlaamse wetgeving. De Vlaamse Overheid heeft eveneens aangekondigd eigen controles uit te voeren.

De stad Antwerpen zal een uitgebreide communicatie voeren naar de standhouders over de praktische afhandeling; en eveneens een degelijke communicatie doen naar de bezoekers van het evenement.

Voor de bars zal gewerkt worden met drie types herbruikbare bekers. In de tabel worden ook de colliverpakking en afwaskosten per doos meegegeven:

Voor alle herbruikbaar cateringmateriaal zal een kost worden aangerekend aan de standhouder bij verlies en/of tekorten. Dit geheel wordt mee opgenomen in de eindafrekening tussen het logistiek bureau, de stad Antwerpen, bar concessionaris, standhouders en de externe leverancier.

4.8 Betaling en waarborg 

De standplaatsvergoedingen worden samen met de waarborg gefactureerd na toewijzing van de standplaatsen. Op de standplaatsvergoeding wordt btw aangerekend.

Volgens het reglement voor standplaatsen bedraagt de betalingstermijn 20 dagen. Het reglement voorziet in een procedure bij laattijdige betaling en niet-betaling.