2024_CBS_03438 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Beiaardcantus. Groenplaats. 25 april 2024 - Goedkeuring

Op 27 april 2023 diende Beiaardcantus Antwerpen vzw, Kleine Kauwenberg 22, 2000 Antwerpen (ondernemingsnummer 0642.790.888), een aanvraag in om de Beiaardcantus te organiseren op donderdag 25 april 2024 op de Groenplaats in Antwerpen. 

Op 30 november 2018 (jaarnummer 10142) keurde het college de wijziging van de retributiezones in verband met het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.

Op 16 december 2019 (jaarnummer 715) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Op 14 december 2020 (jaarnummer 751) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen en manifestaties 2021-2025 goed.

Op 6 maart 2023 (jaarnummer 82) keurde de gemeenteraad het aangepaste evenementenkader goed.

Op 6 maart 2023 (jaarnummer 92) keurde de gemeenteraad het aangepaste retributiereglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Zes studentenverenigingen van de stadscampus en buitencampus van de Universiteit Antwerpen en van de Karel de Grote Hogeschool organiseren een gemeenschappelijke Beiaardcantus op de Groenplaats. Deze locatie werd gekozen omdat de kathedraal noodzakelijk is voor dit evenement. Om de muziek van de beiaard zeker duidelijk hoorbaar te maken, werd er dit jaar samengewerkt met de stadsbeiaardier en werden er opnames gemaakt die zullen afgespeeld worden tijdens de cantus.

Het evenement heeft geen commerciële doeleinden, de winst wordt aan het goede doel 'Punt.vzw' geschonken, een vzw die werkt rond seksueel geweld in Vlaanderen. Het is opgericht na de zaak van Julie Van Espen, een oud-studente van de Universiteit Antwerpen. 

Het evenement wordt volledig afgebakend met herashekken en begeleid door security omdat het evenement enkel toegankelijk is voor studenten met een ticket.

Er worden 1500 tickets voorzien voor de Beiaardcantus van 2024. Een ticket kost 21,00 EUR.

• de opbouw start op donderdag 25 april 2024 om 06.00 uur;
• de afbraak eindigt uiterlijk op vrijdag 25 april 2024 om 23.59 uur;
• het evenement opent om 16.00 uur en het terrein dient vrij te zijn om 21.00 uur;
• de zang en de beiaard starten om 17.00 uur en eindigen om 20.00 uur.

Er worden extra flankerende maatregelen getroffen om de overlast tijdens en na de cantus te beperken:

• de opgegeven contactpersonen zullen tijdens het evenement altijd bereikbaar en nuchter zijn;
• er wordt extra security (12 personen) voorzien en vrijwilligers (105 studenten) voorzien;
• zowel de vrijwilligers als de security worden uitgebreid gebrieft en zijn duidelijk herkenbaar;
• er zullen maximum 1500 studenten deelnemen aan de cantus;
• het aantal toilet units op het evenementen terrein wordt gelijk gehouden met de editie van 2022;
• er worden extra toiletten voorzien voor de uitstroom richting Melkmarkt, de opstelling van deze toiletten mogen de horecazaken niet hinderen;
• op strategische plaatsen, buiten het terrein, worden ook toiletten voorzien op weg naar de studentenwijk om zo wildplassen te voorkomen, het aantal dient opgetrokken te worden in de richting van de Melkmarkt;
• er wordt voldoende water en frisdrank voorzien op de tafels;
• er wordt catering voorzien om dronkenschap te voorkomen, hiervoor dient de lokale horeca betrokken te worden;
• de ingangen worden ruim afgebakend met nadarhekken in rij vorm zodat er geen opstoppingen ontstaan op de terrassen;
• de regel voor de deelnemers is: 'binnen is binnen en buiten is buiten', er kan niet binnen en buiten gegaan worden;
• de studenten worden na het evenement door de vrijwilligers terug geleid naar de studentenwijk zodat ze niet op de Groenplaats blijven hangen;
• de politie, de horeca en de handelaars worden op de hoogte gebracht; 
• er vindt een veiligheidsrondgang plaats met de veiligheidsdiensten voor het evenement start;
• de politie wordt op de hoogte gebracht van de studentencafés die achteraf aanvullende activiteiten organiseren;
• aan deze cafés worden extra stewards voorzien;
• de ondergrond zal meteen na het evenement door de studenten volledig ontruimd en opgekuist worden;
• er wordt een afvaleiland voorzien en er worden ook voldoende afvalcontainers voorzien rond de site;
• het terrein wordt afgezet met herashekken;
• de organisatoren zorgen conform hun aanvraag voor een 'strenge ticketverkoop' met registratie.

Dit evenement wordt volgens het evenementenkader zoals goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen op 6 maart 2023 (jaarnummer 82) ingedeeld in categorie 5 (overige ondersteund publiek evenement) en wordt dus vrijgesteld van: 

• retributie inname openbaar domein; 
• retributie logistiek materiaal met uitzondering van promotioneel materiaal; 
• retributie nutsverbruik; 
• retributie lediging en reiniging afvalcontainers; 
• retributie parkeerverbodsborden. 

 Volgende kostenposten zullen door de betrokken diensten enkel worden aangerekend indien nodig: 

• opkuis; 
• verwijderen straatmeubilair; 
• kosten voor transport van materiaal en dienstverlening per type (afval, communicatiedragers, bulkmateriaal, elektriciteit, water). 

De organisatie vraagt aan de stad Antwerpen ondersteuning zoals voorzien in het evenementenkader volgens categorie 5.

Extra materiaal:

Vanwege opgelegde veiligheids- en flankerende maatregelen door verschillende stadsdiensten en door het veiligheidsoverleg zal er extra materiaal toegestaan worden. Er zullen extra nadarhekken bezorgd worden voor een veilige en gecontroleerde instroom en extra herashekken voor het omheinen van de evenementenzone zodat er geen bezoekers in en uit de evenementenzone kunnen zonder tickets. Daarnaast zullen er extra vuilniscontainers bezorgd worden, zodat de omliggende horeca gespaard blijft van afval. 

Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle studenten van de stad Antwerpen.

De afgelopen edities werden geëvalueerd door de betrokken stadsdiensten. Er werden extra flankerende maatregelen opgelegd en het aantal deelnemers wordt opgetrokken tot 1500 personen. Het evenement kan plaats vinden mits het naleven van bijkomende voorwaarden.