2024_CBS_04635 - Stedelijk patrimonium. Stadsbeheer. Den Bell, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen - Aanpassingswerken zone X70-X80. V02895. Inrichting en verhuisopdracht. Projectomschrijving en projectbudget - deel uitvoering. Opdracht aan AG Vespa - Goedkeuring

Op 25 november 2019 (jaarnummer 652) werd door de gemeenteraad de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad en AG Vespa goedgekeurd. Hierin werden afspraken gemaakt over de opdracht door de stad Antwerpen aan AG Vespa voor het beheer van het stedelijk patrimonium, onder meer de realisatie van bouw- en onderhoudsprojecten. De beleidsbeslissing tot het realiseren van deze bouw- en onderhoudsprojecten ligt bij de stad Antwerpen.

Op 27 januari 2023 (jaarnummer 490) werd door het college de principebeslissing goedgekeurd voor de invulling van het vrije bouwdeel van Den Bell (zone X70-X80) met de functies uitgeoefend door AG Digipolis Antwerpen. In ditzelfde besluit werd de opdracht gegeven aan de bedrijfseenheden Stadsbeheer, AG Digipolis Antwerpen en AG Vespa om deze verhuisbeweging verder uit te werken.

Op 1 september 2023 (jaarnummer 5978) keurde het college goed dat de opdracht ‘verhuis en kantoorinrichting AG Digipolis in Den Bell -  studieopdracht’ wordt uitgevoerd door AG Vespa.

Op 4 september 2023 (jaarnummer 661) keurde het directiecomité van AG Vespa goed dat een minicompetitie opgestart werd binnen de raamovereenkomst voor het leveren van divers kantoormeubilair (GAC_2018_00240, perceel 5) voor het opmaken van een ontwerp voor de inrichting en de verhuisbeweging van AG Digipolis naar zone X70-X80 in Den Bell.

Artikel 30, §1 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten bepaalt met betrekking tot in-housetoezicht volgende voorwaarden:

1° de aanbestedende overheid oefent op die rechtspersoon toezicht uit zoals op haar eigen diensten;
2° meer dan 80 % van de activiteiten van de gecontroleerde rechtspersoon behelst de uitvoering van taken die hem zijn toegewezen door de controlerende aanbestedende overheid of door andere, door diezelfde aanbestedende overheid gecontroleerde rechtspersonen; en
3° er is geen directe participatie van privékapitaal in de gecontroleerde rechtspersoon, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale wetgeving, in overeenstemming met de verdragen, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon.

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Op 25 november 2019 (jaarnummer 652) keurde de gemeenteraad de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Antwerpen en AG Vespa goed. Specifiek met betrekking tot realisatie van bouw- en onderhoudsprojecten van het stedelijk patrimonium zijn onder andere volgende artikels van toepassing:

• in artikel 6 §3 wordt de opdracht aan AG Vespa voor het patrimoniumbeheer van het stedelijk patrimonium omschreven. De beleidsbeslissing tot het realiseren van bouw- en onderhoudsprojecten ligt bij de stad Antwerpen. De stad legt tevens het projectbudget vast. 
• artikel 6  §3.4 bepaalt dat AG Vespa instaat voor de realisatie van bouw- en onderhoudsprojecten van het stedelijk patrimonium en dat deze opdracht de beslissingsbevoegdheid inzake het plaatsen en uitvoeren van overheidsopdrachten omvat, in eigen naam en voor rekening van de stad. De stad dient hiervoor de beleidsbeslissing tot realisatie van het project te nemen en het projectbudget vast te leggen.
• in artikel 7, Lastgeving stedelijk patrimonium, verleent de stad een volmacht aan AG Vespa om in de realisatie van bouw-, onderhouds- en publieke domein projecten alle daden van beschikking en beheer te stellen in eigen naam en voor rekening van de stad voor wat betreft het stedelijk patrimonium. Onder deze lastgeving valt expliciet ook de bevoegdheid tot het nemen van alle beslissingen in het kader van overheidsopdrachten met betrekking tot het stedelijk patrimonium;
• in artikel 11 §2 staat dat in uitvoering van de beheersovereenkomst, de stad alle kosten die AG Vespa opneemt, ten laste neemt.

Bijstelling projectbudget - verhuis en inrichting

In navolging van het toegekende opdrachthouderschap voor de studieopdracht voor de verhuis en inrichting van AG Digipolis in Den Bell werd door AG Vespa een minicompetitie georganiseerd tussen de voorkeursleveranciers opgenomen binnen de raamovereenkomst voor kantoormeubilair. Aan de hand van de aangeleverde projectdefinitie werden ontwerpen opgemaakt door de verschillende kandidaten. 

Uit een analyse van de offertes voor een realisatie van deze inrichtingsontwerpen blijkt dat de initieel geraamde budgetbehoefte niet in overeenstemming is met de gestelde ambities, waardoor een budgetbijstelling noodzakelijk is. Via IKA worden de nodige middelen ter beschikking gesteld binnen de meerjarenbegroting. 

Er dient daarbij opgemerkt dat het bedrag van de ontvangen offertes in hun huidige vorm boven de beschikbare middelen ligt, maar middels dit besluit tot verlening van opdrachthouderschap voor het deel 'uitvoering werken' wordt aan het college gevraagd aan AG Vespa het mandaat toe te kennen om met de kandidaten te onderhandelen tot een gunningsbedrag dat valt binnen het ter beschikking gestelde budget.

Opdracht aan AG Vespa - uitvoering verhuis en inrichting

In het kader van de minicompetitie werd door de verschillende leveranciers een projectvoorstel uitgewerkt waarin de verschillende facetten van de studieopdracht belicht worden (logistieke verhuisbeweging, inrichtingsontwerp, vernieuwing van bestaande afwerkingen en aanpassingen aan de bestaande invulwanden). Om het project verder te kunnen zetten en de uitvoeringsfase aan te vatten dient AG Vespa hiervoor opdracht te krijgen van het college.

Het deelproject 'aanpassing technieken in kantoorzone' (V02896) is nog niet in de uitvoeringsfase, waardoor hier nog geen besluitvorming tot toekenning van opdrachthouderschap 'uitvoering werken' rond genomen dient te worden.

Raming projectkost 

Voor de inhuizingsopdracht en de daaraan gekoppelde noodzakelijke aanpassingen aan de inrichting kunnen volgende bijgestelde kosten geraamd worden:

Opdrachthouderschap AG Vespa voor rekening van de stad Antwerpen

Toewijzing opdrachthouderschap AG Vespa voor rekening van de stad Antwerpen - studieopdracht 

Het benodigde budget voor realisatie van de verhuisbeweging en de nieuwe kantoorinrichting binnen de opdracht van AG Vespa bedraagt 1.490.690,56 EUR (inclusief 10% onvoorziene omstandigheden en 21% BTW), met daarbinnen

• 129.786,11 EUR voor het aandeel studiekosten (welke reeds vastgelegd werden middels collegebesluit 2023_CBS_05978 in bestelbon 4005570423 );
• 1.360.904,45 EUR voor het aandeel uitvoering (waarvan de vastlegging onderwerp uitmaakt van dit collegepunt).

Het projectbudget omvat alle uitgaven die AG Vespa in het kader van de opdracht aan het project zal spenderen en als gedelegeerd bouwheer zal doorfactureren aan de stad Antwerpen. AG Vespa realiseert dit project binnen de limieten van deze kredieten en rekent daarop alle onderdelen van het project af (bouwkost, studiekosten, begeleiding, enzovoort).  

In het meerjarenplan 2020-2025 van de stad Antwerpen zijn volgende budgetten ingeschreven:  

• 129.786,11 EUR inclusief btw voor het project ‘verhuis en kantoorinrichting AG Digipolis in Den Bell - studieopdracht' op volgend boekingsadres:  SUB_NR/INTERN/2400/5322600000/240/2WNS040108V02895/2SA050309;
• 1.360.904,45 EUR inclusief btw voor het project ‘verhuis en kantoorinrichting AG Digipolis in Den Bell - uitvoering' op volgend boekingsadres:
  • 838.226,62 EUR op SUB_NR/INTERN/2400-2500/5322600000/221/2WNS040108V02895/2SA050309
  • 129.786,11 EUR op SUB_NR/INTERN/2400/5322600000/240/2WNS040108V02895/2SA050309
  • 332.614,40 EUR op SUB_NR/INTERN/2400/5322600000/6141/2WNS040108V02895/2SA050309
  • 60.277,32 EUR op SUB_NR/INTERN/2400/5322600000/221/2WNS040108V02895/2SA050309

AG Vespa voert de opdracht uit in eigen naam en voor rekening van de stad Antwerpen. Met dit besluit wordt aan AG Vespa het mandaat gegeven om het opdrachthouderschap voor het deel ‘uitvoering’ op te nemen. Het project zal maar door AG Vespa worden opgenomen voor zover er door de stad Antwerpen tijdig voldoende middelen worden voorzien.