2024_CBS_04129 - Winter in Antwerpen 2024-2025 - Modaliteiten - Goedkeuring

Op 28 april 2023 (jaarnummer 2779) keurde het college het concept en de aanvullende modaliteiten voor Winter in Antwerpen 2023-2024 goed. 

Op 26 mei 2023 (jaarnummer 3601) keurde het college het concept en de aanvullende modaliteiten voor het Hendrik Conscienceplein en het Operaplein goed voor Winter in Antwerpen 2023-2024.

Op 4 augustus 2023 (jaarnummer 5401) keurde het college de gewijzigde modaliteiten goed voor de kerstmarkt op het Operaplein en Hendrik Conscienceplein.

Op 15 maart 2024 (jaarnummer 2308) keurde het college het concept en de uitgangspunten goed voor Winter in Antwerpen 2024-2025.

Op 29 april 2024 (jaarnummer 266) keurde de gemeenteraad de wijzigingen in het reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van de stad Antwerpen goed.

Het reglement voor standplaatsen op eigen evenementen van stad Antwerpen dat door de gemeenteraad op 29 april 2024 (jaarnummer 266) werd goedgekeurd, bepaalt dat het college voor een evenement georganiseerd door de stad een aantal modaliteiten vastlegt.

1. Modaliteiten standplaatsen kerstmarkt tijdens Winter in Antwerpen 

Het college legt een aantal modaliteiten vast voor de standplaatsen op de kerstmarkt tijdens Winter in Antwerpen, volgens de bepalingen van het reglement voor standplaatsen. 

1.1 Openingsuren 

De openingsuren voor de standplaatsen op de kerstmarkt zijn dezelfde als de algemene openingsuren van Winter in Antwerpen. 

1.2 Productcategorieën en subcategorieën 

Tijdens de kerstmarkt zullen er twee productcategorieën aan bod komen: consumptie en koopwaar. Beide productcategorieën worden onderverdeeld in subcategorieën. Het college legt deze productcategorieën en subcategorieën vast om voldoende spreiding van het aanbod te verzekeren en om te kunnen inspelen op de eigenheid en grootorde van de desbetreffende locatie. 

1.2.1 Consumptie

De subcategorieën voor consumptie zijn: 

De verkoop van voeding en dranken kan enkel gecombineerd worden in de vooraf bepaalde standplaatsen onder de subcategorieën die onder “Combinaties van voeding en/of dranken ” vermeld staan. 

De subcategorieën voor koopwaar zijn:

 
1.2.3. Wekelijkse standplaatsen

Goede doelen, startende ondernemingen en ambachtelijke producten van Belgische bodem zijn bijzondere subcategorieën binnen de productcategorie koopwaar. Deze organisaties en bedrijven krijgen de kans om op een laagdrempelige wijze deel te nemen aan de kerstmarkt. De toewijzing gebeurt op dezelfde manier en volgens dezelfde gunningscriteria. 

De huurperiode is echter voor een kortere termijn dan de volledige periode van de kerstmarkt. De exacte data voor de kortere huurperiodes zijn: 

• vrijdag 6 december tot en met donderdag 12 december (7 dagen); 
• vrijdag 13 december tot en met donderdag 19 december (7 dagen); 
• vrijdag 20 december tot en met donderdag 26 december (7 dagen); 
• vrijdag 27 december tot en met zondag 5 januari (10 dagen). 

Indien er te weinig inschrijvingen zijn voor deze categorie zullen de weerhouden kandidaat-standhouders de mogelijkheid krijgen om de accommodatie voor twee weken te huren. 

1.3. Accommodatie kerstmarkt 

Tijdens de kerstmarkt wordt de accommodatie door de stad Antwerpen voorzien, voor zowel consumptiestandplaatsen als koopwaarstandplaatsen, op volgende pleinen: Grote Markt, Suikerrui, Handschoenmarkt, Hendrik Conscienceplein en Groenplaats. Op het Operaplein wordt er enkel accommodatie voorzien door de stad Antwerpen voor de koopwaarstandplaatsen. 

De accommodatie voor de kerstmarkt voorzien door de stad Antwerpen bestaat uit: een houten chalet met verkoopluik, deur en een verwarmingstoestel. Voor de consumptiechalets wordt een kleine, afgebakende opslagruimte achter de chalet voorzien. 

Eigen accommodatie is niet toegestaan, behalve voor de consumptiestandplaatsen op het Operaplein, zolang ze voldoen aan onderstaande voorwaarden: 

• robuuste en veilige constructie die beantwoordt aan de voorwaarden van de brandweer; 
• look & feel: passen in het traditionele kerstmarktgegeven en/of passen binnen het concept (bijvoorbeeld houten constructie); 
• grootte standplaats consumptie: twee standplaatsen van maximum 40m² en twee standplaatsen van maximum 60m² (inclusief backstageruimte); 
• geen voertuigen of aanhangwagens (foodtrucks, snackwagens, kermiswagens, …). 

De eigen accommodatie moet ter goedkeuring voorgelegd worden aan de stad Antwerpen. Deze moet voldoen aan de gestelde voorwaarden en veiligheidsvoorschriften. Tot maandag 15 juli 2024 kan de standhouder zijn aanvraag ter goedkeuring van de eigen accommodatie indienen. De aanvraag moet minstens het volgende bevatten: kwalitatieve foto’s en de nodige attesten en keuringen (stabiliteit, brandveiligheid, windbelasting). Enkel na goedkeuring door de stad Antwerpen, deze communicatie zal plaatsvinden uiterlijk 26 juli 2024, kan de eigen accommodatie ook effectief geplaatst worden. Indien de eigen accommodatie niet wordt goedgekeurd, dan verliest de standhouder zijn standplaats.  

Enkel standhouders van consumptiestandplaatsen op het Operaplein mogen eigen statafels meebrengen, mits voorwaarden. Maximaal zes statafels per standplaats met een maximale grootte van 2,50 meter op 1,50 meter. Ook hier wordt gevraagd om te kijken naar een passende look & feel voor de statafels. De standhouders onderhouden hun statafels: ze ruimen ze af en kuisen ze op regelmatige tijdstippen tijdens de openingsuren. De standhouders zetten de statafels bij voorkeur ’s nachts binnen na sluit.  

Voor elke standplaats wordt er elektriciteit voorzien. De standplaatsvergoeding is inclusief de verbruikskosten. Het stroomverbruik is beperkt tot 3.600 Watt per chalet van 3 meter (monofase, 16A – 220V) voor koopwaarstandplaatsen. Voor consumptiestandplaatsen wordt één aansluiting van 10.000 Watt voorzien (driefasig, 16A - 220V) per standplaats, ongeacht de grootte. Voor de koopwaarstandplaats(en) met subcategorie ‘Ambachtelijke producten met een activatie of beleving’ wordt ook één aansluiting van 10.000 Watt voorzien (driefasig, 16A - 220V) per standplaats, ongeacht de grootte. 

Op elk plein voorziet de stad Antwerpen een kraantje waar standhouders stromend water kunnen halen. De standplaatsvergoeding is inclusief de verbruikskosten.  

De verkoopactiviteiten worden strikt beperkt tot de binnenruimte van de toegewezen accommodatie. Het is niet toegestaan om producten of diensten buiten de fysieke grenzen van de stand te verkopen. Het roepen of luidruchtig aanprijzen van het aanbod is niet toegestaan. 

1.4. Inschrijvingen standplaatsen kerstmarkt

De inschrijvingen voor de productcategorieën consumptie en koopwaar op de kerstmarkt tijdens Winter in Antwerpen 2024-2025 lopen vanaf vrijdag 17 mei 2024 tot en met zondag 16 juni 2024. 

Kandidaten kunnen zich inschrijven via de website www.antwerpen.be. Op deze website zal ook alle nodige informatie terug te vinden zijn met betrekking tot de standplaatsen op de kerstmarkt. 

1.5 Toewijzing consumptiestandplaatsen: bieding 

De toewijzing van de standplaatsen voor de productcategorie “consumptie” gebeurt via een openbare, online bieding onder toezicht van een gerechtsdeurwaarder. De bieding zal plaatsvinden op woensdag 26 juni 2024. Voor kandidaat-standhouders die dit wensen, zal er op dinsdag 25 juni 2024 een proefbieding worden georganiseerd. Tijdens de proefbieding wordt er een demonstratie gegeven en kunnen de geselecteerde deelnemers de werkwijze leren kennen en hun login testen. 

Tussen de uiterste inschrijvingsdatum en de dag van de bieding worden de kandidaten gecontroleerd op de voorwaarden voor kandidatuurstelling uit het reglement voor standplaatsen. 

Vanaf maandag 24 juni 2024 wordt de lijst met loten en inplantingsplannen per mail verzonden naar alle weerhouden kandidaten. De lijst met loten geeft volgende zaken weer: volgorde van de loten tijdens de bieding, grootte van de standplaats, plein, subcategorie, instelprijs en biedstap. De inplantingsplannen geven de locatie van de standplaats aan. Echter mits gegronde reden, zoals omwille van veiligheidsmaatregelen, kan de stad Antwerpen te allen tijde, één of meerdere standplaatsen verplaatsen, toevoegen of verwijderen van het evenement. 

Een standplaats wordt gegund aan de hoogstbiedende. Voor elke standplaats wordt een instelprijs vastgelegd. Per standplaats wordt een afzonderlijke bieding gedaan. Er wordt maximaal één standplaats toegewezen per uitgereikte, online deelnamekaart. Het uitgebrachte bod is bindend. De toewijzing van de standplaats gebeurt door de gerechtsdeurwaarder, het college neemt hier kennis van. 

Na toewijzing van de consumptiestandplaats door de gerechtsdeurwaarder, moet de standhouder zijn aanbod en prijzen concretiseren binnen de subcategorie die is toegekend aan de standplaats. Enkel het goedgekeurde aanbod en de prijzen die op de toelating vermeld staan, mogen worden verkocht. 

De instelprijzen en biedstap voor consumptiestandplaatsen op de Groenplaats, Grote Markt en Suikerrui per subcategorie: 

Het Operaplein werd vorig jaar voor de eerste keer geactiveerd met uitzonderlijke instelprijzen. Ondanks de ligging ten opzichte van de hoofdsite, werd dit als zeer positief geëvalueerd door alle stakeholders. De ligging langs de hoofd-shopping as was hier zeker een grote troef tijdens het kerstshoppen. Net zoals vorige editie worden de standplaatsen op het Operaplein gecombineerd om het risico voor de ondernemers te beperken, maar tegelijkertijd een voldoende uitgebreid aanbod te voorzien voor de bezoekers. Hierdoor zijn er minder opstellingen, maar grotere, waardoor de kwaliteit ook beter gegarandeerd kan worden. De instelprijzen worden licht verhoogd gezien het afnemen van het risico ten opzichte van vorig editie en de uitbreiding van de openingsuren.  

Voor het Operaplein geldt volgende opschortende voorwaarde: er moeten minimum twee consumptiestandplaatsen worden toegewezen om de kerstmarkt op het Operaplein ook effectief te laten doorgaan. 

De instelprijzen en biedstap voor consumptiestandplaatsen op het Operaplein per subcategorie: 

Het Hendrik Conscienceplein ligt vlakbij de hoofdsite en is een toeristische trekpleister. Het is een meer verborgen plekje, dat vorig editie nog wat moest ontdekt worden door de bezoekers. Het potentieel voor dit pleintje is er vast en zeker voor de meerwaardezoeker en de bezoeker die graag even de rust wil opzoeken. Na evaluatie van vorige editie, is hier bijgestuurd, en zal er extra worden ingezet op beleving en communicatie. De instelprijzen zijn verlaagd om het risico qua rendabiliteit te verminderen voor de ondernemer. Door een slimme combinatie van voeding en dranken, wordt er gezorgd voor een voldoende uitgebreid aanbod voor de bezoekers. Hierdoor zijn er minder opstellingen, maar grotere, waardoor de kwaliteit ook beter gegarandeerd kan worden. 

Voor het Hendrik Conscienceplein geldt volgende opschortende voorwaarde: er moeten minimum twee consumptiestandplaatsen worden toegewezen om de kerstmarkt op het Hendrik Conscienceplein ook effectief te laten doorgaan. 

De instelprijzen en biedstap voor consumptiestandplaatsen op het Hendrik Conscienceplein per subcategorie: 

Standplaatsen die bij de bieding niet toegewezen worden, kunnen worden geschrapt of anders ingevuld worden. Indien gewenst, kan er ook een tweede bieding onder gesloten omslag georganiseerd worden onder de voor de eerste bieding weerhouden kandidaat-standhouders die nog geen standplaats hebben toegewezen gekregen.

Indien degene aan wie een standplaats werd toegewezen in gebreke blijft aan de in deze modaliteiten voorgeschreven verplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld wat betreft de betaling van de voorschotfactuur en saldofactuur binnen de gestelde termijnen, de gestelde voorwaarden en veiligheidsvoorschriften voor de eigen accommodatie, enzovoort, kan de toewijzing van de standplaats worden ingetrokken. In voorkomend geval kan de standplaats opnieuw aangeboden worden door het organiseren van een tweede bieding onder gesloten omslag onder de weerhouden kandidaat-standhouders van de eerste bieding van de standplaats in kwestie, die nog geen standplaats hebben toegewezen gekregen. De nieuwe bieding zal plaatsvinden onder dezelfde voorwaarden als de eerste bieding.

Wanneer wordt vastgesteld dat meerdere standhouders hetzelfde hoogste bod onder gesloten omslag hebben uitgebracht, kan een nieuwe bieding onder gesloten omslag worden georganiseerd tussen deze kandidaat-standhouders. De nieuwe bieding zal plaatsvinden onder dezelfde voorwaarden en als de eerste bieding.

1.6. Toewijzing koopwaarstandplaatsen: jury

De inschrijver maakt een uitgebreid dossier met alle nodige documenten, foto’s, attesten en certificaten om de kandidatuur te kunnen beoordelen volgens bovenstaande gunningscriteria, deze moeten via email uiterlijk bezorgd zijn op 16 juni 2024. Indien het dossier te weinig informatie bevat om te kunnen beoordelen, dan is de inschrijving onvolledig. De inschrijver krijgt de kans om zijn dossier te vervolledigen volgens de regeling uit het reglement standplaatsen, voor het einde van de inschrijvingsperiode. Onvolledige kandidaturen worden onherroepelijk geweerd en bijgevolg niet gejureerd. De stad Antwerpen heeft het recht de subcategorie die gekozen werd door de kandidaat-standhouder aan te passen, als de producten die omschreven worden beter in een andere subcategorie passen. De stad Antwerpen brengt de inschrijver hier steeds van op de hoogte. De kandidaat-standhouder kan zich voor meerdere categorieën inschrijven, maar kan slechts één standplaats toegewezen krijgen per ondernemingsnummer.  

Na het verstrijken van de inschrijvingsdatum worden de kandidaten eerst gecontroleerd op de voorwaarden voor kandidatuurstelling uit het reglement voor standplaatsen. De toewijzing van de standplaatsen voor de productcategorie “koopwaar” zal gebeuren via een jury op donderdag 20 juni 2024. Deze jury beoordeelt de inschrijvingen aan de hand van specifieke gunningscriteria, gekoppeld aan een puntensysteem, en stelt vervolgens een rangschikking op. Een minimumscore van 60 punten is vereist om in aanmerking te komen voor een standplaats. De jury zorgt voor een gemotiveerde toelichting van de toegekende scores. De toewijzing gebeurt binnen de diverse subcategorieën, waarbij de kandidaten met de hoogste scores per subcategorie een gegarandeerde standplaats toegewezen krijgen, volgens de vastgelegde aantallen per subcategorie. Deze aanpak zorgt voor een aantrekkelijk en voldoende gevarieerd aanbod voor de bezoekers. De aantallen zijn gebaseerd op data van vorige edities en de populariteit van bepaalde categorieën bij de bezoekers. Als er daarna nog standplaatsen beschikbaar zijn, dan worden de overige kandidaten gerangschikt op basis van hun score, over alle subcategorieën heen. Vervolgens geschiedt de opvolgende toewijzing op basis van deze rangorde, tot alle beschikbare koopwaarstandplaatsen zijn toegewezen en zal er chronologisch bedeeld worden, met telkens een maximum van 1 per subcategorie en deze flow herhaalt zich tot alle pleinen zijn ingevuld. Indien de eerstvolgende kandidaat van de rangorde binnen dezelfde subcategorie valt als reeds aanwezig op het plein, zal er overgegaan worden naar de eerstvolgende kandidaat van een andere subcategorie. De kandidaten met de hoogste score in de rangschikking per subcategorie krijgen voorrang op de locatie, gebaseerd op de locatievoorkeuren die zijn opgegeven bij inschrijving. Een voorbeeld kan in bijlage gevonden worden.

Alle resterende kandidaten op de gezamenlijke lijst, met een score boven 60 op 100, worden op de wachtlijst gezet. In geval van een annulering, komen deze kandidaten opnieuw in aanmerking voor een standplaats. Als er minder dan vijf kandidaten op de wachtlijst staan, en er melden zich nog nieuwe kandidaten aan na de eerste inschrijvingsperiode, dan wordt er op 1 oktober 2024 een tweede jury georganiseerd. Op die manier kunnen eventuele vrijgekomen standplaatsen opnieuw worden toegewezen aan een sterke kandidaat-standhouder. Bij vervanging van de standhouder geldt dezelfde toewijzingsprocedure: een vervanging door een kandidaat binnen dezelfde subcategorie krijgt voorrang, vervolgens gebeurt de toewijzing volgens een globale rangschikking. Indien de eerstvolgende kandidaat van de rangorde binnen dezelfde subcategorie valt als aanwezig op het plein, zal er overgegaan worden naar de eerstvolgende kandidaat van een andere subcategorie. 

Het college keurt de uiteindelijke toewijzing goed.  

Voor de productcategorie koopwaar geldt een vaste standplaatsvergoeding, op basis van de afmeting van de chalet en de locatie: 

1.7. Waarborg

Elke standhouder is verplicht om de waarborg te betalen na toewijzing van de standplaats. De waarborg wordt bepaald op basis van de grootte van de standplaats, huurperiode en type accommodatie: 

1.8. Herbruikbaar cateringmateriaal

De stad Antwerpen kan er op bepaalde evenementen voor kiezen om herbruikbaar cateringmateriaal in bruikleen aan te bieden. In dat geval bepaalt het college hiervan de specifieke modaliteiten. 

De stad Antwerpen zal tijdens Winter in Antwerpen de standhouders van de kerstmarkt faciliteren. Dit zowel voor herbruikbaar cateringmateriaal voor dranken, als voor voedsel. Het is de standhouder verboden eigen herbruikbaar cateringmateriaal te voorzien. Dit om een éénduidig en eenvoudig ontleen- en ruilsysteem te voorzien voor de bezoekers, standhouders en organisatie.  

Servetten mogen wel nog gebruikt worden, als enige uitzondering die de wetgeving toelaat en kunnen de standhouders dus zelf voorzien. De wetgeving laat geen andere wegwerp toe, ook al zijn ze vervaardigd uit dezelfde materialen. 

De stad Antwerpen voorziet volgende dienstverlening:  

• gratis ontlenen van herbruikbaar cateringmateriaal en voldoende voorraad;  
• alle transporten voor levering en ophaling;  
• industriële afwas (de afwaskosten worden doorgerekend naar de standhouder);  
• centrale stockage;  
• centraal beheerpunt van waaruit er 5 dagen op 7 een distributie wordt gedaan van het herbruikbaar cateringmateriaal naar de standhouders toe op basis van een bestelling. 

De standhouder voorziet het volgende:  

• propere, droge en veilige stockageplaats voor het ontleende herbruikbare cateringmateriaal; 
• aanvaarden van het herbruikbaar cateringmateriaal van elke bezoeker én het terugbetalen van de waarborg (2,00 euro) hiervoor; 
• servetten van ecologisch afbreekbaar materiaal (geen enkel ander wegwerp is toegestaan); 
• voldoende wisselgeld om de waarborgen terug te betalen of een digitaal betaalsysteem dat de waarborg kan terugstorten op rekening van de bezoeker; 
• betalen van de afwaskosten voor de industriële reiniging (tussendoor zelf afwassen kan, maar eindschoonmaak is steeds industrieel omwille van voedselhygiënenormen);  
• indien de standhouder zelf afwast, dan moet hij voldoen aan de geldende hygiëneregels.  

De stad Antwerpen zal strenge controles uitvoeren op het respecteren van deze Vlaamse wetgeving. De Vlaamse Overheid heeft eveneens aangekondigd eigen controles uit te voeren.  

De stad Antwerpen zal een uitgebreide communicatie voeren naar de standhouders over de praktische afhandeling, en eveneens een degelijke communicatie doen naar de bezoekers van het evenement.  

Er zal gewerkt worden met vier types herbruikbare bekers en twee types herbruikbare recipiënten voor voedsel. In de tabel worden ook de colliverpakking en afwaskosten per doos meegegeven: 

Voor alle herbruikbaar cateringmateriaal (bekers, borden, bowls) zal een kost worden aangerekend aan de standhouder van 1,65 euro exclusief btw per stuk bij verlies en/of tekorten. Bij verlies of breuk van een opbergbak of deksel (enkel bij borden en bowls) zal er een kost van 20,00 euro exclusief btw worden aangerekend aan de standhouder (door de leverancier rechtstreeks aan te rekenen aan de standhouder).  

1.9. Veiligheid – glasverbod 

Het is aan de standhouders van de kerstmarkt verboden om dranken aan te bieden, te schenken of op enigerlei wijze te verhandelen in glazen en/of stenen recipiënten, zoals bepaald in het Conceptbesluit van Winter in Antwerpen 2024-2025 dat werd goedgekeurd door het college op vrijdag 15 maart 2024 (jaarnummer 2308).  

1.10. Betaling en waarborg 

De standplaatsvergoedingen zullen in twee schijven worden gefactureerd. Na toewijzing van de standplaats zal een eerste factuur worden opgemaakt met een voorschot van 25% van de standplaatsvergoeding, en de waarborg voor de standplaats. Op de standplaatsvergoeding wordt btw aangerekend. In september zal er een tweede factuur worden opgemaakt met het saldo. 

Volgens het reglement voor standplaatsen bedraagt de betalingstermijn 30 dagen. Het reglement voorziet in een procedure bij laattijdige betaling en niet-betaling.  

2. Evenemententerrassen tijdens Winter in Antwerpen

Naast de evenementensite van Winter in Antwerpen bevinden zich tal van horecazaken. Zij genieten mee van de gezelligheid en drukte en van het aanzuigeffect dat grote stadsevenementen hebben. Marketingonderzoek bevestigt dit. Eén derde van de kerstmarktbezoekers, die van buiten Antwerpen komen, blijven logeren in de stad. Dit cijfer stijgt jaarlijks. Driekwart van de kerstmarktbezoekers gaat eveneens op café of restaurant voor of na hun kerstmarktbezoek.  

Winter in Antwerpen genereert een zeer grote opkomst van mensen die gebruik zullen maken van de horeca en lokale middenstand. We streven dan ook een positieve samenwerking na. De activiteiten op de terrassen van de aangrenzende horecazaken hebben een rechtstreekse invloed op de uitstraling van het evenement. Bezoekers maken geen onderscheid tussen een terraszone en de evenementenzone. 

Daarom wil de stad Antwerpen een aantal extra, tijdelijke, voorwaarden toevoegen aan de toelatingen van evenemententerrassen gelegen op de site van Winter in Antwerpen, tijdens het evenement. Deze bijkomende voorwaarden hebben als doel:  

• het evenement versterken met een kwalitatief en gediversifieerd aanbod;  
• het bewaken van de openbare orde en veiligheid;  
• het bewaken van de gezondheid van de bezoekers en in het bijzonder minderjarigen, door het beperken van het alcoholische aanbod.  

Zo dragen horecazaken ook bij aan een bruisend evenement. Bezoekers kunnen er even uitrusten, iets drinken en/of eten en even opwarmen. Het aanbod drinken en/of eten is uitgebreider en anders dan het aanbod op de kerstmarkt. Het evenemententerras buiten geniet mee van de sfeermuziek op de site en een occasioneel liveoptreden, zo hoeft de horecazaak niet de investeren in eigen versterkte muziek. Het terras of de voorgevel van de horecazaak is aantrekkelijk versierd in winters of kerstthema.  

We moedigen de lokale horecaondernemers daarnaast maximaal aan om deel te nemen aan de bieding. We organiseren hiertoe ook een proefbieding waarop zij alle informatie krijgen en begeleid worden in het proces.  

De Politiecodex, laatst gewijzigd en goedgekeurd door de gemeenteraad op 26 februari 2024 (jaarnummer 126), stelt in artikel 130 dat alle horeca uitbaters die beschikken over een vergund open horecaterras op de site van Winter in Antwerpen, en die tijdens Winter in Antwerpen een evenemententerras willen inrichten, ongeacht de aard van dit terras (klein, middelgroot of groot), hiervoor een toelating burgemeester moeten aanvragen overeenkomstig de voorschriften die gelden voor grote evenemententerrassen zoals opgenomen in artikel 116 van de Politiecodex. De algemene voorwaarden betreffende evenemententerrassen blijven uiteraard geldig. 

Tijdens Winter in Antwerpen 2024-2025 zullen volgende specifieke voorwaarden worden toegevoegd aan de toelating Burgemeester voor alle evenemententerrassen die op de evenementensite gelegen zijn: 

• het is niet toegelaten om enige vorm van elektronisch versterkte muziek of live optredens te organiseren op het evenemententerras tijdens de openingsuren van het evenement; 
• het is niet toegelaten buiten de vergunde terraszone enige opstellingen te plaatsen die de doorgang belemmeren en zo de veiligheid in gevaar brengen. De horeca-uitbater is ook verantwoordelijk voor het managen van de wachtrijen voor de horecazaak op dergelijke manier dat deze geen belemmering vormen voor de doorgang; 
• het is niet toegelaten om vanop de terrassen aan voorbijgangers te serveren, enkel aan het eigen cliënteel op het terras. Opstellingen die bedoeld zijn om dranken of voeding te verkopen aan voorbijgangers zijn dus niet toegelaten;  
• een buitentoog of uitgiftepunt voor het eigen, zittend cliënteel kan tot 1,5m van de voorgevel opgesteld worden. Er wordt vanuit het uitgiftepunt geen jenever of glühwein geserveerd. 

Een evenement van deze grootorde vraagt de nodige op- en afbouwperiode, maar er worden steeds veel inspanningen geleverd om alles zo veilig, efficiënt en vlot mogelijk te laten verlopen zodat de mogelijke hinder voor de horeca zo beperkt mogelijk blijft.   

De specifieke voorwaarden voor evenemententerrassen, gelegen op de site van Winter in Antwerpen 2024-2025, de mogelijkheid om deel te nemen aan de bieding en het verloop van het evenement zullen toegelicht worden aan de omliggende ondernemers van de Winter in Antwerpen-site zodat zij tijdig en correct geïnformeerd zijn en indien van toepassing een aanvraag kunnen doen.