2024_CBS_04521 - Bestek GAC_2020_01278 - Raamovereenkomst voor het leveren, plaatsen, onderhouden en herstellen van drainage- en vuilwaterpompen - Wijziging opdracht 2 - Goedkeuring

Op 26 februari 2021 (jaarnummer 01622) keurde het college de gunning goed van het bestek 'GAC_2020_01278  Raamovereenkomst voor het leveren, plaatsen, onderhouden en herstellen van drainage- en vuilwaterpompen'  aan de firma Industrial Pump Systems BVBA (verderop IPS genoemd), Kemelbeekstraat 30, te 2460 Tielen met ondernemingsnummer 0421.250.115.

Op 22 december 2023 (jaarnummer 09457) keurde het college de wijziging opdracht 1 op dit bestek goed.

De raamovereenkomst heeft tot doel de continuïteit en de kwaliteit te garanderen van de pompinstallaties binnen het patrimonium van de stad. Om die doelstelling te waarborgen heeft de stad binnen deze raamovereenkomst dan ook de verwachting gesteld dat de contractant voorziet in zowel snelle adequate interventies en herstellingen, alsook in een degelijk aanbod van kwalitatieve pompen ter uitbreiding en/of vervanging van het bestaande “pompenpark”. Bijkomende modellen en types met een uitgebreide inzetbaarheid werden daarbij meegenomen als een pluspunt, alsook een degelijk aanbod van hulpstukken bruikbaar op zowel bestaande als nieuwe pompen. 

Het Koninklijk Besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten van 14 januari 2013 is van toepassing.  Artikel 38/1 bepaalt dat een wijziging zonder nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht mag worden doorgevoerd voor aanvullende werken, leveringen of diensten die noodzakelijk zijn geworden en die niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen,  indien de verandering van opdrachtnemer  niet mogelijk is om economische of technische redenen en tot aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder. De prijsverhoging die het gevolg is van dergelijke wijziging mag evenwel niet hoger zijn dan vijftig procent van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

Artikel 56, § 3, 4° van het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

De pompinstallatie in het pomphuis aan de Droogdokkensite is aan vervanging toe. Om de exacte technische vereisten te kennen en de noden te kunnen bepalen voor de aankoop van een nieuwe pomp werden gedurende een aantal weken testen en controles gedaan. Deze monitoring werd uitgevoerd binnen de raamovereenkomst die de stad heeft met IPS.  Na deze testfase is gebleken dat in de bestaande inventaris van de raamovereenkomst geen adequate nieuwe pompinstallatie is opgenomen. 

Vanuit de bepalingen van de raamovereenkomst waarbij aan de contractant werd gevraagd een degelijk aanbod van kwalitatieve pompen ter uitbreiding en/of vervanging te voorzien, cq met bijkomende modellen en types met een uitgebreide inzetbaarheid, heeft de stad aan IPS gevraagd om een offerte op te maken op basis van hun vaststellingen.  Zij raden een hogecapaciteitspomp met onderstaande technische specificaties aan (zie offerte):

Referentie OF7943-11001: prefab drainage unit: compleet met leidingwerk en bedieningskast. Uitvoering: Professional line. Debiet: 1000m³/h bij 16m TMO, specifiek voor evacuatie drainagewaters grote debieten. Nettoprijs: 121.070,00 EUR excl btw. 

Referentie OF7943-26001: installatiekost voor drainage unit van 1000m³/h bij 16m TMO. Nettoprijs: 18.330,00 EUR excl btw.

De levering en plaatsing van dergelijke pomp is aanvullend op de in de raamovereenkomst voorziene drainagepompen die bedoeld waren om het hele 'pompenpark' in beheer van de stad te kunnen dekken. De Droogdokkensite wordt omgebouwd tot een maritieme belevingssite en dit reeds met ingang van zomer '24, maar pomphuis 2 is niet opgenomen in de renovatieplannen van Vespa. Om dit pomphuis in werking te houden is deze aanvullende opdracht  noodzakelijk geworden. 

De pompinstallatie uit de offerte is een tweezijdige pomp die enerzijds ervoor zorgt dat het lekwater wordt afgezogen en anderzijds het nodige debiet heeft om het droogdok in korte tijd leeg te pompen als ze het droogdok willen gebruiken. Ze beschikt over een speciaal afvoersysteem naar het Kattendijkdok. De installatie en bijhorende schakelkast worden op maat gemaakt en voldoen qua kwaliteit en technische aspecten.

De technische context en de voorkennis die is opgebouwd door IPS voor deze locatie, maken dat de opdrachtnemer de opdracht relatief snel kan uitvoeren aan concurrentiële prijzen. De ontwikkeling van de Droogdokkensite is reeds voorzien voor deze zomer en een andere aannemer kan de gevraagde uitvoeringstermijnen niet waarborgen en de technische vereisten niet voorzien zonder opnieuw tot een testfase over te gaan. Om economische redenen is een verandering van opdrachtnemer dus niet haalbaar voor de aanbesteder en zou dit tot een aanzienlijke meerkost en een grote vertraging in de ontwikkeling van de site leiden, waardoor de stad het risico loopt op claims van aannemers die in juli van start gaan.  

De opdrachtnemer heeft ook een bestaand contract met de aanbesteder voor het recurrent  onderhoud van de installatie in de komende jaren, incl. herstellingen van het geplaatste materiaal (nodige expertise, certificaten, ed.) en interventies. 

Als beheerder van kritische infrastructuur streeft de stad gelijkvormigheid na inzake materiaal, technieken en onderhoud over haar areaal heen.

Op deze aanneming zijn alle bepalingen en voorschriften van het bestek GAC_2020_01278 van toepassing.
De bedrijfseenheid Stadsontwikkeling stelt voor om de aanvullende levering (wijziging opdracht 2) goed te keuren, samengesteld als volgt:

De technische offerte wordt als bijlage bij dit collegebesluit gevoegd.

Het bedrag van de wijziging ligt lager dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht (financiële voorwaarde voor een wijziging op basis van artikel 38/1 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013).