2024_CBS_06244 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Cirque@taque. 9 en 10 augustus 2024. Park Hof de Bist te Ekeren - Goedkeuring

• De evenementensite zal door de organisator volledig worden omheind door middel van heras hekwerk.
• De organisator voorziet in een aanspreekpunt voor politie. Deze medewerker is de volledige duur van het evenement aanwezig op de site, onthoudt zich van het nuttigen van alcoholische dranken en is permanent telefonisch bereikbaar voor onze diensten.
• De organisator voorziet voldoende medewerkers, met inbegrip van bewakingsagenten, om het evenement gecordineerd te laten verlopen.
• Bij einde evenement (00:00 uur op dag 1, 01:00 op dag 2) wordt het terrein actief ontruimd. Het is aanbevolen om een uitdoofscenario te voorzien waarbij de muziek tijdig stopt, en er tijdig wordt gestopt met het verkopen van bonnen en drank, zodat het einduur van het evenement strikt kan worden toegepast.
• De mensen die wonen langs het evenement, worden actief en tijdig geinformeerd over het evenement, met inbegrip van de voorziene parkeerverboden.
• De organisatie voorziet in de productiezone een staanplaats voor enkele dienstvoertuig, waaronder een kantoorwagen, en voorziet hiervoor stroomaansluiting (32A CEE). De organisatie zorgt ervoor dat de kantoorwagen kan worden geplaatst op vrijdag vanaf 15:00 uur, en na afloop van het evenement op zaterdag het terrein weer kan verlaten.
• De organisatie waakt over de openbare veiligheid en gezondheid door o.a. het serveren van alcohol in grote recipiënten zoals karaffen te vermijden, of in ondergeschikte orde te beperken in tijd.

Stad Antwerpen, dienst Groen en Begraafplaatsen, geeft een gunstig advies op voorwaarde dat de standaardvoorwaarden en specifieke voorwaarden gerespecteerd worden.

Specifieke voorwaarden: 

• De organisator voegt bij zijn aanvraag steeds een inplantingsplan toe, waarin duidelijk wordt aangegeven waar alle installaties/voorzieningen worden ingeplant, materialen gestockeerd en via welke toegangen en wegen de leveringen worden voorzien. Indien er voor het park een evenementenzonering is opgemaakt zal de organisator zich daar aan houden.
• Lossen en laden gebeurt enkel via de bestaande wegen met een maximale snelheid van 20km/uur. Voor gemotoriseerd vervoer in parken geldt een beperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken. Wanneer er veel verkeer in het park wordt verwacht, is het aanstellen van een steward, die de verkeersstroom in goede banen leidt, verplicht.
• Er mag nergens in het park worden geparkeerd. Enige uitzondering zijn foodtrucks die onderdeel uitmaken van een goedgekeurd evenement. Deze foodtrucks mogen enkel op verharde zones of wegen staan en hebben hiervoor een toelating nodig.
• Het is niet toegestaan om met voertuigen op de gazons, in de beplanting of in de wortelzones van bomen te rijden. Indien dit niet te vermijden is, moeten er rijplaten voorzien worden. Deze rijplaten moeten ook op het inplantingsplan worden vermeld.
• Het plaatsen van zware infrastructuur of het opslaan van zwaar materiaal gebeurt steeds op rijplaten. Met uitdrukkelijke toestemming kan dit ook op asfaltverharding of elementverharding.
• De organisator mag zelf geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken, ) verwijderen.
• Bij de plaatsing van tenten mogen spanriemen de bomen niet raken en verankeringen mogen de boomwortels niet beschadigen.
• Bij plaatsing van tijdelijke vloeren krijgen deze minstens 10 cm luchtruimte.
• Onder de kroonprojectie van de bomen (onder de kruin van bomen) mag niets geplaatst of opgesteld worden. Enkel houten vloeren met minimum 10 cm luchtruimte zijn hier de uitzondering.
• Er mag zeker geen vuur worden gemaakt onder de bomen. 
• Ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen) zijn niet toegestaan, verankeringen in de bodem binnen de kroonprojectie zijn ook niet toegestaan .
• Er mogen geen markeringen worden aangebracht op of aan bomen of op de wegen.
• Er mag niets worden bevestigd aan groenelementen (bomen), tenzij daar uitdrukkelijk toestemming is voor gegeven. In dit geval moeten zachte materialen die geen schade aan de bomen veroorzaken worden gebruikt.
• Bij het gebruik van stroomgeneratoren moeten deze met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden om verontreinigende substanties op te vangen. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst.
• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd. Dit geldt ook ook het afval dat mogelijk verspreid is geraakt in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend.
• Het is de organisator niet toegestaan om glas (glazen en flessen) te gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.
• Schade
  1. Bij vaststelling van schade aan bomen na het evenement zal het schadebedrag via de geijkte VVOG-methode voor uniforme waardebepaling van bomen worden bepaald en doorgerekend worden aan de organisator.
  Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak zal aangerekend worden aan de organisator.
  Vermijdbare schade is schade die voortkomt uit het niet, niet tijdig of foutief uitvoeren van maatregelen en afspraken uit de toelating of die voortkomt het niet naleven van
  beschermingsmaatregelen of incidentele schade.
  Onzichtbare schade is verdichting van de bodem en beschadiging van het wortelgestel van bomen door het betreden van niet toegankelijke zones met transportmiddelen en machines of door het niet of foutief gebruiken van rijplaten en door stockeren buiten de voorziene zones.
  Zowel de schade als de mogelijke gevolgschade bij bomen zal berekend worden op basis van de door de VVOG ontwikkelde methode. Deze is gebaseerd op de uniforme methode voor waardebepaling van straat-, laan- en parkbomen behorend tot het openbaar domein . Dit bedrag, samen met alle kosten voor verzorging en de kosten die het opstellen van het schadedossier met zich meebrengt, zal aangerekend worden aan de organisator van het evenement.
  2. Schade aan ander parkelementen zoals wegen, grasmatten, bloemperken en constructies wordt berekend op basis van offertes indien externen moeten worden ingezet. Indien de herstellingen door eigen stedelijke diensten worden uitgevoerd zal de schade berekend worden op basis van materiaalkosten en volgens de officiële uurloontarieven van de stad Antwerpen.
  3. Schade aan parkmeubilair wordt steeds berekend op basis van de prijslijsten van lopende contracten.
• De organisator vermeldt hoe hij de toevoer en afvoer van water organiseert. Het afvoeren van water in parkvijvers of elders in het park is niet toegestaan. Water afvoeren kan enkel in een DWA-riool, het rioolstelsel voor afvalwater.
  Indien er kabels door de publiekszones lopen, moeten deze afgedekt zijn om de veiligheid van de parkbezoekers te garanderen.
  Voor middelgrote of grote evenementen wordt er een slecht weer scenario verwacht.
  Bij evenementen met een grote impact op het park/groenzone neemt de organisator ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement contact op met een verantwoordelijke van de groendienst voor een rondgang. Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt.
  Zolang deze rondgang niet is gebeurd zal de groendienst geen definitief gunstig advies voor het evenement geven.
• Het staat de organisator vrij om een plaatsbeschrijving op te maken. Indien hij dat niet doet, wordt ervan uitgegaan dat de zones in het park die de organisator tijdelijk gebruikt, in goede conditie zijn en zonder recente beschadigingen. Alle zichtbare schade die nadien vastgesteld wordt, zal aan de organisator doorgerekend worden.
• Het park moet worden vrijgegeven tegen 15 augustus, zodanig dat de burger het park volledig kan gebruiken tijdens het verlengd weekend.

Standaardvoorwaarden:

Het evenement is te gast in de groene omgeving van het park.

Om het evenement te verzoenen met de draagkracht van het park n in het belang van de huidige en toekomstige parkbezoekers zijn beschermende maatregelen nodig.

Om deze reden worden in het vergunningsdocument duidelijke, te respecteren, voorwaarden opgelijst met betrekking tot vereiste documenten, mobiliteit, infrastructuur activiteit, milieu veiligheid. Schade zal altijd worden aangerekend.

1.    Vereiste documenten

• De organisator bezorgt een inplantingsplan met aanduiding van: publiekszones, alle installaties/voorzieningen, stockage van materialen, toegangen en wegen gebruikt voor leveringen, opbouw en afbraak, zones waar rijplaten worden gelegd, aanvoer van water/afvoer van afvalwater.
• De organisator voorziet een slecht weer scenario (enkel voor middelgrote en grote evenementen).

2.    Rondgang

• Ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement heeft een rondgang plaats met de groendienst op vraag van de organisator.
• Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt die bindend zijn, waar nodig wordt het inplantingsplan aangepast.
• De organisator staat in voor een plaatsbeschrijving.

3.    Mobiliteit

• Leveren, lossen en laden enkel via de bestaande wegen en zoals weergegeven op het inplantingsplan.
• Maximale snelheid van 20km/uur wordt altijd en overal gerespecteerd.
• Gewichtsbeperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken.
• Verplichte steward(s) die het verkeer in het park in goede banen leiden (zowel bij opbouw, afbraak als tijdens het evenement).
• Er mag nergens in het park worden geparkeerd (met uitzondering van foodtrucks mits goedkeuring in de evenemententoelating, en enkel op verharde zones zoals aangeduid op het inplantingsplan).
• Er mag niet met voertuigen op gazons, in de beplanting of in de wortelzone van bomen gereden of gestationeerd worden. Indien dit niet te vermijden is moeten er rijplaten voorzien worden die op het inplantingsplan worden ingetekend.

4.    Infrastructuur & activiteit

• Zware infrastructuur of zwaar materiaal moet op de bestaande verharding staan, of op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• De organisator mag geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,… ) verwijderen.
• Spanriemen  van tenten mogen de bomen niet raken en er mogen geen verankeringen aangebracht worden onder de kroonprojectie van bomen.
• Onder de kruin van bomen mag niets geplaatst of opgesteld worden tenzij op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
• Er mag geen vuur worden gemaakt.
• Geen ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen…).
• Geen markeringen op of aan bomen of op de wegen.
• Niets bevestigen aan groenelementen (bomen), tenzij mits toelating en onder voorwaarden.

5.    Milieu & veiligheid

• Stroomgeneratoren moeten met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst.
• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname moet onmiddellijk na afloop opgeruimd zijn, ook in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend.
• Geen glas (glazen en flessen) gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.

6.    Schade

• Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak wordt aangerekend aan de organisator. Als er geen plaatsbeschrijving werd opgemaakt, wordt ervan uitgegaan dat alles voor aanvang in goede conditie is zonder recente schade.
• Schade aan bomen na het evenement wordt volgens de geijkte VVOG-methode voor ‘uniforme waardebepaling van bomen’ bepaald en doorgerekend aan de organisator.
• Schade aan groen, parkelementen of meubilair wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs voor herstelling of vervanging.

U dient te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid. Er wordt een medisch dispositief geadviseerd dat bestaat uit:

Vrijdag: 2 BLS-ploegen en 1 hulpverlener

Zaterdag: 1 ambulance, 2 BLS-ploegen en 2 hulpverleners

Voorwaarden om geluidshinder bij omwonenden te beperken:

• het maximaal geluidsniveau dat wordt waargenomen aan de rand van het festivalterrein, mag niet hoger zijn dan 75 dB(A) en 85 dB(C);
• het aandeel van zware bastonen (gemeten FOH) dient zodanig beperkt dat de waarde “L_Ceq – L_Aeq” steeds kleiner blijft dan 10 dB;
• de organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit een verantwoordelijke, die in staat is het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthouders of politie, steeds telefonisch bereikbaar is. De gegevens betreffende deze verantwoordelijke, zoals naam en gsm-nummer, worden vooraf bezorgd aan de toezichthouders (MI@antwerpen.be) en aan de lokale politie leefmilieu (PZ.Antwerpen.LokaleRecherche.Leefmilieu@police.belgium.eu);
• de organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van overlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen.

Voorwaarden om de kans op gehoorschade bij bezoekers te vermijden:

• het gemiddelde geproduceerde geluidsniveau mag 95 dB(A) L_Aeq,15min niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als 102 dB(A) L_Amax,slow niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan;
• met het oog op het jonge publiek mag op zaterdag 10 augustus 2024 van 12.00 uur tot 18.00 uur het gemiddelde geproduceerde geluidsniveau 90 dB(A) L_Aeq,15min niet overschrijden. Als het maximale geluidsniveau, gemeten als 97 dB(A) L_Amax,slow niet overschreden wordt, wordt geacht hieraan te zijn voldaan;
• het geluidsniveau geldt ter hoogte van de meetplaats. De meetplaats bevindt zich tussen 1,5 en 3 meter boven de vloer. De meetplaats bevindt zich ter hoogte van de mengtafel voor zover de mengtafel zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers bevindt. Indien de mengtafel zich op een andere plaats bevindt, situeert de meetplaats zich tussen het publiek en centraal tussen de belangrijkste luidsprekers;
• op initiatief en op kosten van de exploitant wordt ofwel L_{Aeq, 15min}, ofwel L_Amax,slow continu gemeten door middel van meetapparatuur die voldoet aan de vereisten, vermeld in artikel 2 van bijlage 5.32.2.2bis van Vlarem titel II. Dit houdt in dat:

1° de meet- en registratieapparatuur voldoet aan de eisen gesteld voor klasse 2-meetinstrumenten in de NBN-normen (NBN EN 60651 1996 of recenter);

2° de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat die niet kan worden gemanipuleerd door derden. Dit geldt ook voor de meetmicrofoon;

3° de meetmicrofoon van de meet- en registratieapparatuur moet zo geïnstalleerd worden dat hij niet afgeschermd wordt voor het geluid waaraan bezoekers worden blootgesteld;

4° de meet- en registratieapparatuur moet zo uitgerust zijn dat gedurende de volledige activiteit kan gemeten worden.

• het geluidsniveau is tijdens de muziekactiviteit continu zichtbaar en wordt continu bewaakt door de exploitant of door een door hem aangestelde persoon;
• de meetplaats is toegankelijk voor de toezichthoudende overheid. De meet- en registratieapparatuur kan steeds gecontroleerd worden door de toezichthoudende overheid.

Let wel: de verplichting tot het meten van het geluidsniveau geldt niet als door de exploitant een geluidsbegrenzer gebruikt wordt die zo is afgesteld dat de toegestane norm gerespecteerd wordt. De geluidsbegrenzer moet voldoen aan de vereisten inzake meet- en registratieapparatuur zoals hiervoor vermeld.

In voorkomend geval worden generatoren niet bovenop boomspiegels geplaatst, dit verdicht de bodem wat nefast is voor het aanwezige groen.

De organisator dient de standaardvoorwaarden voor evenementen van Brandweer Zone Antwerpen alsook de hieronder bijgevoegde extra voorwaarden strikt na te leven.

Link naar standaardvoorwaarden: https://www.antwerpen.be/info/52d5051a39d8a6ec798b45ac/brandpreventieevenementen

Extra voorwaarden op de standaardvoorwaarden nr. 2324 - grote tijdelijke inrichting (kraam, tent, container, wagen, kermisexploitatie, tribune, podium of gelijkaardig) met meer dan een gelijkvloers niveau of een totale oppervlakte groter dan 60 m (meer dan 100 personen) of - voor een tribune - met meer dan 100 zit- of staanplaatsen.

Alle nooduitgangen dienen duidelijk gesignaleerd en verlicht te worden.

Alle opstellingen (o.a. podia, tenten, trappen, platformen, trussconstructies, containerconstructies) incl. de verankeringen in de ondergrond dienen gekeurd te worden door een erkend onafhankelijk keuringsorganisme.

Extra voorwaarden op de standaardvoorwaarden nr. 2325 - kooktoestel (bak- braadtoestel, frituurpan, barbecue, waterkoker, grill, spit of gelijkaardig), verwarmingstoestel, stroomaggregaat, koelmachine of een gelijkaardige installatie en haar brandstofvoorraad.

Het gebruik van gas (o.a. catering, foodtrucks,) dient te voldoen aan de bepalingen vervat in de code van gemeentelijke politiereglementen van de stad Antwerpen, Hoofdstuk 3, Afdeling 6bisReglement voor het gebruik van gasflessen voor vloeibaar gemaakte petroleumgassen op de openbare ruimte.
Indien er niet voldaan kan worden aan deze bepalingen, dient er hiervoor door de organisator een afwijking aangevraagd en bekomen te worden. Deze afwijking dient aangevraagd te worden bij de dienst Maatschappelijke Veiligheid van de Stad Antwerpen.

Extra voorwaarden op standaardvoorwaarden nr. 2383 - potentieel risico-evenement.

De organisator neemt de nodige maatregelen om de aanrijroutes voor de hulpdiensten vrij te houden.

Deze brandwegen zijn vrij van obstakels, met een minimale vrije breedte en een vrije hoogte van 4 m. De binnen- en buitenbochtstralen van deze brandwegen zijn respectievelijk 11 en 15 m, opdat het mogelijk is om de bochten te nemen met interventievoertuigen.

Extra voorwaarde:

Brandweer Zone Antwerpen legt bijkomende maatregelen op in geval van droogte. Deze lager vermelde maatregelen gaan in na het uitvaardigen van code oranje of hoger door het Agentschap Natuur Bos. De maatregelen omvatten:

• Algemeen rookverbod in met uitzondering van eventuele rookzones. Deze rookzones zijn voorzien van een onbrandbare ondergrond en voorzien van een blusmiddel. Het rookverbod dient gehandhaafd te worden op het terrein.
• Alle activiteiten met betrekking tot open vuur of gebruik van vuurwerk worden afgelast.
• De organisatie controleert het terrein periodiek op beginnende brandhaarden met specifieke aandacht direct na de uitstroom van de bezoekers.
• De organisatie neemt de procedures in geval van droogte op in een veiligheidsdraaiboek.
• Bovendien is de organisatie zelf verantwoordelijk voor het opvolgen van de codering van Natuur Bos en de activatie van bovenstaande maatregelen.

De stadsdienst Parkeren en Mobiliteit geeft gunstig advies voor uw evenement

- mits er rekening wordt gehouden met de voorwaarden uit de leidraad mobiliteit en bereikbaarheid voor evenementen in Antwerpen die u hier vindt (www.antwerpen.be/info/63d105b0dc5771d5bc398e0b/leidraad-mobiliteit-en-bereikbaarheid-voor-evenementen-in-antwerpen).

- mits er rekening gehouden wordt met de opmerkingen uit het AGEV overleg.

• Dit evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden beslist in de gemeenteraadsbesluiten van 16 en 17 december 2019 (jaarnummers 715 en 716) wordt voldaan.
• Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf moeten instaan voor de reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen tijdens en/of na het evenement of de opname. Indien bij controle blijkt dat de reinheid onvoldoende is, kan een niet-geplande reinigingstaak worden uitgevoerd op initiatief van de stad.
• De kosten hiervan worden doorgerekend aan de organisator van het evenement of de opname volgens de bepalingen van het retributiereglement.
• De organisator dient de evenementen- of opnamesite in dezelfde staat achter te laten als men deze aantrof voor aanvang van het evenement of de opname.
• Iedere bewijslast met betrekking tot de staat van de site voor ingang van het evenement of de opname ligt bij de organisator.
• De site is proper voor aanvang, tenzij anders gemeld én aangetoond door de organisator voor het begin van het evenement of de opname (de melding gebeurt telefonisch naar 03 338 41 79 én per mail met foto’s als plaatsbeschrijving naar ama@stad.antwerpen.be).
• Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname (ook het afval verspreid in omliggende straten en pleinen), wordt onmiddellijk na afloop opgeruimd.
• Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de reiniging aan de organisator doorgerekend.
• Het is verboden confetti of serpentines uit te delen.
• Bij het bewegwijzeren zorgt de organisator ervoor dat er niets op stadsmeubilair of op de grond wordt aangebracht (zoals bijvoorbeeld plakband, krijtverf, enz.)
• De organisator voorziet voldoende sluitende afvalcontainers op de openbare weg om zwerfvuil te vermijden. Hij is eveneens verantwoordelijk om deze afvalcontainers tijdig te (laten) ledigen.

voorwaarden van de hulp- en veiligheidsdiensten dienen gevolgd te worden. 

Drone:

De toelating voor het gebruik van de drone en de eventuele randvoorwaarden (inzake veiligheid) dienen aangevraagd te worden bij het Directoraat Generaal van de Luchtvaart (DGLV) ingevolge de Europese Verordening 2019/947 en het KB van 18 november 2020, het Koninklijk Besluit met betrekking tot het gebruik van op afstand bestuurde luchtvaartuigen in het Belgisch luchtruim. Onderhavige toelating heeft enkel betrekking op dit evenement en het gebruik van het openbaar domein, en betekent geenszins een vrijstelling van de hogervermelde toelating die voorafgaand vereist is voor het gebruik van een drone.

De richtlijnen vermeld in de Europese Verordening 2019/947, het KB van 18 november 2020, de toelating van het DGLV, de toelating van Air Traffic Control, en de politiecodex van de stad Antwerpen (Afdeling 17 - Artikel 101bis) dienen strikt opgevolgd te worden.