De gemeenteraad keurde op 16 december 2019 (jaarnummer 715) het gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.
De gemeenteraad keurde op 6 maart 2023 (jaarnummer 92) het retributiereglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2023-2025 goed.
Artikel 6.2.3 van het gebruiksreglement machtigt het college om, mits een gemotiveerde beslissing, in volgende gevallen uitzonderingen toe te staan op dit reglement:
Artikel 6.2.3 van het Gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 dat door de gemeenteraad werd goedgekeurd op 16 december 2019 (jaarnummer 715), machtigt het college om (mits gemotiveerde beslissing) uitzonderingen op het reglement toe te staan.
Voor volgend evenement vraagt de organisator een uitzondering op de uitleenprincipes van het gebruiksreglement:
| Organisator | Evenement | Datum evenement | Datum materiaalaanvraag | Materiaal |
| AG Culturele Instellingen/Erfgoed - Rubenshuis | Opening Rubenshuis | 26 augustus 2024 tot en met 25 september 2024 | 25 april 2024 | 1x afvalcontainer 1100L blauw 2x afvalcontainer 1100L geel 2x afvalcontainer 1100L grijs 2x afvalcontainer 240L blauw 2x afvalcontainer 240L geel 2x afvalcontainer 240L grijs 2x driewegstopcontact (voor buiten gebruik) 1x geluidsmeter 10x kabelstraatgoot - E155 1x rode box 2 LED-PAR 3PIN 5x rode box 2 LED-PAR 5PIN 5x rode box feesttentverlichting 3x rode box lampenkrans gekleurd 3x rode box lampenkrans wit 5x rode box LED-stralers 6x rubberen matten 2x verdeelkast Z32 - 400/230 volt - E032 5x vierwegstopcontact (enkel voor binnen gebruik) 2x vloerstatief voor spots - E151 2x voedingskabel 3x400 6# 05 meter - E002 2x voedingskabel 3x400 6# 25 meter - E001 1x bok met 25 nadars 1x box met 15 tafels van 1m 1x box met 15 tafels van 2m 1x box met 30 banken van 2m 3x feesttent rood 3x3 (incl. 3 zijzeilen) 1x gitterbox 7x kapstok 2x kleine kar met 20 klapstoelen 7x nadar voor 7 fietsen 3x podiumrand voor verhoog 10m x 0,40m 2x regengoot rood 3x set van 5 zwarte tafelhoezen 1m 1x spoeltoog met afvoerdarm en waterdarm 2x spoeltoog met warm water 5x tentoonstellingspaneel grijs 2x toog 1x trap 40 cm 15x verhoog 40cm 2x versieringsdoek groot groen 3x versieringsdoek groot zwart 4x versieringsdoek klein zwart 1x waterdarm 3/4 duim 50 meter op kar 3x zijzeil rood met deur (excl. tent 3x3) |
De organisator vraagt een uitzondering op het uitleenprincipe in volgend kader:
| Uitzondering |
De uitleentermijnen zoals opgenomen in artikel 1.5 |
De organisator motiveert zijn/haar vraag:
| Motivering |
Het Rubenshuis heeft deze materialen langer nodig dan de standaard uitleentermijn van 30 dagen om volgende redenen:
|
Er is voldoende materiaal en/of personeel ter beschikking voor de verwerking van de aanvraag. De geplande evenementen zoals opgenomen in het evenementenkader komen door de toekenning van de uitzondering niet in het gedrang.
Het college keurt goed dat er een uitzondering wordt gemaakt op de uitleenprincipes van het 'Gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025' voor volgend evenement:
| Organisator | Evenement | Datum evenement | Datum materiaalaanvraag | Materiaal |
| AG Culturele Instellingen/Erfgoed - Rubenshuis | Opening Rubenshuis | 26 augustus 2024 tot en met 25 september 2024 | 25 april 2024 | 1x afvalcontainer 1100L blauw 2x afvalcontainer 1100L geel 2x afvalcontainer 1100L grijs 2x afvalcontainer 240L blauw 2x afvalcontainer 240L geel 2x afvalcontainer 240L grijs 2x driewegstopcontact (voor buiten gebruik) 1x geluidsmeter 1x rode box 2 LED-PAR 3PIN 5x rode box 2 LED-PAR 5PIN 5x rode box feesttentverlichting 3x rode box lampenkrans gekleurd 3x rode box lampenkrans wit 5x rode box LED-stralers 6x rubberen matten 2x verdeelkast Z32 - 400/230 volt - E032 5x vierwegstopcontact (enkel voor binnen gebruik) 2x vloerstatief voor spots - E151 2x voedingskabel 3x400 6# 05 meter - E002 2x voedingskabel 3x400 6# 25 meter - E001 1x bok met 25 nadars 1x box met 15 tafels van 1m 1x box met 15 tafels van 2m 1x box met 30 banken van 2m 3x feesttent rood 3x3 (incl. 3 zijzeilen) 1x gitterbox 7x kapstok 2x kleine kar met 20 klapstoelen 7x nadar voor 7 fietsen 3x podiumrand voor verhoog 10m x 0,40m 2x regengoot rood 3x set van 5 zwarte tafelhoezen 1m 1x spoeltoog met afvoerdarm en waterdarm 2x spoeltoog met warm water 5x tentoonstellingspaneel grijs 2x toog 1x trap 40 cm 15x verhoog 40cm 2x versieringsdoek groot groen 3x versieringsdoek groot zwart 4x versieringsdoek klein zwart 1x waterdarm 3/4 duim 50 meter op kar 3x zijzeil rood met deur (excl. tent 3x3) |
Het college geeft opdracht aan:
| Dienst | Taak |
| SB/BOF | Het leveren en plaatsen van het gevraagde materiaal op basis van orderbevestiging 23768
|