2024_CBS_05721 - Legislatuur 2025 - 2030 - Uitrusting IT-materiaal - Mandatarissen en kabinetsmedewerkers - Goedkeuring

Het college keurde op 21 september 2018 (jaarnummer 07994) de IT-middelen voor raadsleden en mandatarissen voor legislatuur 2019 - 2024 goed.

Het college keurde op 14 december 2018 (jaarnummer 11025 ) de IT-middelen voor kabinetsmedewerkers voor legislatuur 2019 - 2024 goed.

Door de invoering van digitale besluitvorming voor alle beslissingsorganen van de stad Antwerpen en de districten en de invoering van digitale zittingen is het noodzakelijk om alle mandatarissen van OCMW en stad uit te rusten met IT-materiaal dat hen in staat stelt om hun ambt volwaardig op te nemen.

Er dienen nieuwe afspraken te worden vastgelegd voor het ter beschikking stellen van IT-werkingsmiddelen aan mandatarissen en kabinetsmedewerkers tijdens de volgende legislatuur 2025 - 2030.

Volgende verdeling van IT-materiaal wordt voorgesteld:

1. Standaardmateriaal: 

 Er wordt maximaal ingezet op standaardisatie. Dit betekent dat er een beperkte portfolio beschikbaar is waaruit materiaal zal worden aangeleverd. Dit alles met het oog op het correct, veilig en efficiënt beheer van de toestellen.  

 Dit zijn de prijzen incl. btw dd. 30 mei 2024. 

Voor nieuwe mandatarissen worden steeds nieuwe toestellen voorzien. Uittredende mandatarissen die een nieuw mandaat opnemen volgen de regels rond vervanging (zie punt 3). 

Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen stad of districten. 

Voor elk raadslid wordt één model van tablet voorzien: Apple iPad 10.2" 256GB WIFI+4G.   

Dit is het standaardmodel van toepassing op het moment van goedkeuring door het college. 

Indien er simkaarten gewenst zijn voor districtsraadsleden, dienen deze gefinancierd te worden door de districten.  
Er is geen mogelijkheid meer om een ander model of merk te kiezen.  

Voor burgemeester/schepen/kabinetschef/woordvoerder wordt het volgende voorzien: 

• Laptop dell Latitude 5440 - 14” of Latitude 5540 - 15” 

• Dit zijn de standaardmodellen in de portfolio van Digipolis op moment van goedkeuring door het college. 

•  Smartphone 

• Maximumbudget €900,00 

• Idem voorzitter gemeente- en districtsraad

• Tablet Apple iPad 10.2" 256GB WIFI+4G 

• Dit is het standaardmodel op het moment van goedkeuring door het college. 

Voor alle andere kabinetsmedewerkers wordt het volgende voorzien: 

• Laptop dell Latitude 5440 - 14” of Latitude 5540 - 15” 

• Dit zijn de standaardmodellen in de portfolio van Digipolis op moment van goedkeuring door het college. 

• Chauffeur mag vrij kiezen voor een tablet met 4G i.p.v. een laptop. 

• Smartphone 

• Maximumbudget €600,00 

• Met dit bedrag kan zonder opleg een basis Iphone aangekocht worden
   

Er kan gekozen worden om toch een tablet aan bepaalde kabinetsmedewerkers ter beschikking te stellen, dit wordt verrekend op centraal IT-budget.   

Leden van Bijzonder Comité voor de Sociale Dienst (BCSD) krijgen een laptop. 

 Fractiemedewerkers volgen het standaard onboardingsproces zoals dit gehanteerd wordt voor elke stadsmedewerker.  

 Voor smartphones wordt er standaard een hoesje, screenprotector en oplader voorzien. Voor laptops en tablets worden standaard geen accessoires voorzien (zoals een laptoprugzak, toetsenbord of muis) met uitzondering van een standaard headset bij laptops. 

Alle toestellen die worden uitgereikt, zullen het beleid van Digipolis op vlak van managed devices moeten volgen. 

Er wordt gestreefd om materiaal uit te leveren voor de eerste installatievergadering of eerste raad. Dit wordt afgestemd per district.   

Vragen om af te wijken van het standaardmateriaal dienen sterk gemotiveerd te worden en zullen case per case worden bekeken.

Als algemeen principe dient te gelden dat het ter beschikking gesteld materiaal de technologische vooruitgang volgt. Zo dienen apparaten voorzien te worden die geschikt zijn voor 5G i.p.v. 4G.
 

2. Procedures smartphones:

Bestellen: 

Burgemeester, schepen en kabinetsmedewerker ontvangen bij hun indiensttreding een link naar de webshop van partner Essec om een smartphone te bestellen. Digipolis kan desgewenst ondersteuning bieden bij installatie van het toestel. 

 Wanneer een duurder model van smartphone wordt gekozen, dient een opleg betaald te worden.
Deze opleg dient onmiddellijk betaald te worden bij bestelling via de webshop. Indien een duurder model nodig is voor de uitvoering van de taken (na akkoord van kabinetschef/schepen), kan de opleg via kabinetsbudget gecompenseerd worden. 

 Herstellen:

Indien een toestel niet meer (naar behoren) werkt, kan er beroep gedaan worden op de VIP-service van Digipolis. Onder de VIP-service wordt begrepen: persoonlijke bijstand bij bestelling/uitlevering van nieuw toestel en opvolging in geval van defect toestel.  

Abonnementskosten:
De stad Antwerpen heeft een lopende overeenkomst met Telenet Business als telecomprovider tot 2027.  

Er wordt gewerkt met een systeem van split billing. 

1. Huidig geldende formules Telenet Business:
    

• Digipolis Bis | €4,28 excl. btw 

• Bellen Nationale nummers: Ongelimiteerd 

• SMS Nationale nummers: Ongelimiteerd 

• Data: 2,5GB 
  of

• Digipolis Extra | €8,58 excl. btw

• Bellen Nationale nummers: Ongelimiteerd 

• SMS Nationale nummers: Ongelimiteerd 

• Data: 300 GB

2. De voorziene budgetten: 

Kabinetten: 

Burgemeester en schepenen:          Full cost     

Kabinet - medewerker:                       €22,02 excl. btw 

Kabinet - chauffeur:                          €32,02 excl. btw 

Kabinet - woordvoerder/chef:           €100,00 excl. btw 
Bij ontoereikend telefonie- en data-abonnement kan mits goedkeuring van de kabinetschef een upgrade toegestaan worden. De betaling daarvan loopt via de centrale IT-budgetten. Dit conform de regeling die voorzien werd in besluit 2018_CBS_11025.

Districten: 
Districtsburgemeester en schepenen:    €100,00 

Raadsleden:                                                 €3,00 excl. btw data only voor iPad 

Afwijken van onze standaard telecomprovider kan enkel wanneer er een specifiek probleem kan worden vastgesteld, zoals bv. slecht/onbestaand netwerk op de werkplek. 
Wanneer men een andere provider kiest, dan kunnen er niet dezelfde inbegrepen (data)volumes en prijzen worden gegarandeerd.

3. Vervangen:

Toestellen van mandatarissen en kabinetsmedewerkers volgen dezelfde regels als deze die gelden voor reguliere medewerkers.
Voor vervanging van standaardmateriaal worden onderstaande termijnen gehanteerd: 

• Tablet: na 6 jaar 

• Smartphone: na 3 jaar 

• Laptop: na 4 jaar 

Het materiaal wordt echter niet proactief vervangen na deze periode. Als het toestel nog naar behoren werkt, blijft dit behouden. Dit betekent dat niet afgeschreven materiaal niet zal vervangen worden indien uittredende mandatarissen een nieuw mandaat opnemen in de volgende legislatuur.  

Bij tablets en smartphones is er na deze periode geen restwaarde meer en mag het toestel bij uitdienst/einde mandaat kosteloos overgenomen worden. Vóór het aflopen van de termijn is er wél een restwaarde die bij overname betaald moet worden. 

Laptops kunnen nooit worden overgenomen. 

4. Ander IT-materiaal: 

Indien er ander extra IT-materiaal (nieuwe lader, nieuwe kabel, nieuwe muis, draagtas, toetsenbordcover, digitale pen voor de Ipad, standaard earphones voor de Iphone...) nodig is, wordt dit aangekocht op centraal IT-budget.

Met deze budgetten kan ook nog een ruimer gamma materiaal worden besteld, bijvoorbeeld: draagbare beamer, fototoestel,... . Dit materiaal is eigendom van de stad Antwerpen en nooit persoonlijk. Aan het einde van de legislatuur dient het materiaal aan Bestuurszaken te worden terugbezorgd. 

5. Ondersteuning door Digipolis 

Digipolis ondersteunt volgende zaken: 

- ondersteuning laptops, tablets geleverd door Digipolis
- ondersteuning bij smartphones geleverd door Essec 
- installaties, updates, herstellingen, instellingen (wifi, 4G, exchange) van de toestellen 
- toegang tot het stedelijk netwerk en relevante toepassingen (eBesluit, e-mail, …). 

 
Praktische aspecten ondersteuning: 

• Mandatarissen en kabinetsmedewerkers kunnen een probleem telefonisch melden aan de helpdesk van Digipolis (03/338.77.77). Deze is open van 8.00 uur tot en met 17.00 uur.  

• Van 17.00 uur tot en met 22.00 uur en tijdens het weekend van 8.00 uur tot 22.00 uur kunnen de mandatarissen en kabinetsmedewerkers beroep doen op de klantwacht van Digipolis op hetzelfde nummer en dit enkel voor problemen die niet kunnen wachten tot de normale kantooruren. Men krijgt een boodschap te horen dat de kantoren gesloten zijn. Maar als je aan de lijn blijft, word je doorgeschakeld naar de collega van wacht met garantie dat je binnen het uur wordt terug gecontacteerd. 

• Mandatarissen en kabinetsmedewerkers kunnen zich persoonlijk melden bij Digipolis tijdens de kantooruren van 8.30 uur tot 16.30 uur.  

• Digipolis medewerkers kunnen ook naar een stedelijke locatie (bijvoorbeeld districtshuis) komen om ondersteuning te bieden na het maken van een afspraak.