Op 25 mei 2018 trad de Europese verordening gegevensbescherming (AVG) in werking. Volgens artikel 28 van de AVG kan elke verwerkingsverantwoordelijke bij de verwerking van persoonsgegevens een beroep doen op een derde partij, de verwerker genoemd, die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens zal verwerken.
Na de inwerkingtreding van de AVG dienden er een groot aantal verwerkersovereenkomsten te worden afgesloten. Daarom was het aangewezen een sjabloon van een verwerkersovereenkomst goed te keuren en de bevoegdheid om de overeenkomsten namens de stad af te sluiten met verwerkers te delegeren aan de stadssecretaris/algemeen directeur en vervolgens aan de bevoegde bedrijfsdirecteurs. De bedrijfseenheden zijn immers verantwoordelijk voor de uitvoering van het stedelijk informatieveiligheidsbeleid. Het afsluiten van verwerkersovereenkomsten ligt in het verlengde daarvan.
Op 14 september 2018 (jaarnummer 8213) delegeerde het college zijn bevoegdheid tot het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten aan de algemeen directeur, met de mogelijkheid voor de algemeen directeur om deze bevoegdheid verder te delegeren aan de bedrijfsdirecteurs. Deze delegatie geldt enkel voor zover het sjabloon van verwerkingsovereenkomst wordt gebruikt. Als verwerkingsovereenkomsten worden afgesloten die niet overeenkomen met het sjabloon dat door het college werd goedgekeurd, zal een collegebeslissing nog nodig blijven.
Artikel 28 van de verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene verordening gegevensbescherming).
Bij besluit van 14 september 2018 (jaarnummer 8213) heeft het college zijn bevoegdheid tot het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten voor zover het door het college goedgekeurd sjabloon daartoe gebruikt wordt, gedelegeerd aan de algemeen directeur, met de mogelijkheid voor de algemeen directeur om deze bevoegdheid verder te delegeren aan de bedrijfsdirecteurs.
Het inschrijvingsdecreet voor het gewoon basis en secundair onderwijs verplicht schoolbesturen gelegen op het grondgebied van Antwerpen om gebruik te maken van een aanmeldingsprocedure. De scholen moeten verplicht samen aanmelden binnen één aanmeldingssysteem. Schoolbesturen kunnen samen kiezen op welke manier ze het digitaal aanmelden wensen te organiseren. Een van de mogelijkheden is gebruik te maken van het aanmeldingssysteem dat de stad Antwerpen ter beschikking stelt.
Om die reden zullen stad Antwerpen en de betrokken schoolbesturen basis en secundair onderwijs, teneinde een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens te waarborgen, afspraken maken over de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het aanmeldingssysteem dat ter beschikking wordt gesteld door de stad Antwerpen. Daarnaast zullen de partijen hun respectievelijke verantwoordelijkheden afbakenen.
Vermits de partijen gezamenlijk het doel en de middelen van het aanmeldingssysteem dat door de stad Antwerpen wordt beheerd vaststellen, zijn zij ‘gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken’ in de zin van artikel 26 Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’).
Omdat de verwerkingsovereenkomst niet overeenstemt met het goedgekeurde sjabloon wordt de overeenkomst ter goedkeuring aan het college voorgelegd. De aangepaste overeenkomst werd opgesteld in samenwerking met de dienst Informatieveiligheid en goedgekeurd door de betrokken schoolbesturen.
Het college keurt de gezamenlijke verwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de schoolbesturen die gebruik maken van Meld Je Aan Antwerpen basisonderwijs goed.
Het college keurt de gezamenlijke verwerkingsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en de schoolbesturen die gebruik maken van Meld Je Aan Antwerpen secundair onderwijs goed.