Gepubliceerd op 24/06/2024

Besluit

2024_CBS_05368 - Organisatie en logistieke ondersteuning - Wet 'n Wild TD - Belvédère. Droogdokkenpark - 25 juni 2024 - Goedkeuring

college van burgemeester en schepenen

vr 21/06/2024 - 09:00 Stadhuis

Goedgekeurd

Samenstelling

Aanwezig

Bart De Wever, burgemeester; Koen Kennis, schepen; Jinnih Beels, schepen; Annick De Ridder, schepen; Nabilla Ait Daoud, schepen; Karim Bachar, schepen; Peter Wouters, schepen; Elisabeth van Doesburg, schepen; Erica Caluwaerts, schepen; Tatjana Scheck, schepen; Sven Cauwelier, algemeen directeur

Secretaris

Sven Cauwelier, algemeen directeur

Voorzitter

Bart De Wever, burgemeester

Motivering

Aanleiding en context

Op 4 augustus 2023 dienden studentenverenigingen VADA, Brabo Hoogstudentenclub en Transfusia, Meistraat 5, 2000 Antwerpen, een aanvraag in om een middag TD 'Wet'n Wild' te organiseren op dinsdag 25 juni 2024 op de Belvédère, Droogdokkenpark.

Juridische grond

Op 30 november 2018 (jaarnummer 10142) keurde het college de wijziging van de retributiezones in verband met het retributiereglement inname openbaar domein voor evenementen en manifestaties goed.

Op 16 december 2019 (jaarnummer 715) keurde de gemeenteraad het gebruiksreglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Op 14 december 2020 (jaarnummer 751) keurde de gemeenteraad het retributiereglement op inname van het openbaar en privaat domein van de stad Antwerpen voor evenementen en manifestaties 2021-2025 goed.

Op 6 maart 2023 (jaarnummer 82) keurde de gemeenteraad het aangepaste evenementenkader goed.

Op 6 maart 2023 (jaarnummer 92) keurde de gemeenteraad het aangepaste retributiereglement betreffende de logistieke ondersteuning van evenementen, filmopnames en fotoreportages 2020-2025 goed.

Het evenement kan plaatsvinden, indien aan de voorwaarden in het collegebesluit van 18 december 2009 (jaarnummer 18606) wordt voldaan. Dit collegebesluit behandelt de reiniging en het verwijderen van afvalstoffen bij manifestaties of feestelijkheden. Daarin wordt onder meer bepaald dat organisatoren zelf verantwoordelijk zijn voor de (dagelijkse) reiniging van de locatie en de verwijdering van afvalstoffen, tijdens en/of na de manifestatie of het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarden worden de kosten voor de opkuis aan de organisator aangerekend.

Argumentatie

Het is een middag TD voor jongeren tussen 18 en 25 jaar, georganiseerd door de Antwerpse studentenverenigingen VADA, Brabo Hoogstudentenclub en Transfus, om het einde van de examens en het begin van de zomer te vieren. Het evenement is een muziekfestival waarbij elektronische muziek gespeeld wordt. Er is een podium voorzien waar een DJ muziek speelt, gecombineerd met een foodtruck op het terrein, een bar en toiletten. Er zal een kleine inkom gevraagd worden. Er worden 2.500 bezoekers verwacht.

Het evenement start op dinsdag 25 juni 2024 om 14.00 uur en eindigt op 25 juni 2024 om 23.00 uur.
Er wordt muziek gespeeld op dinsdag 25 juni 2024 van 14.00 uur tot 20.00 uur.
De opbouw start op dinsdag 24 juni 2024 om 08.00 uur.
De afbraak eindigt op donderdag 26 juni 2024 om 20.00 uur.
Een ticket voor leden van de club kost 7,00 EUR, voor niet leden 9,00 EUR.
Het evenement wordt helemaal afgezet met nadars en herashekken.
Er worden geen omleidingen aangevraagd.
De meerderheid van het publiek komt te voet naar het evenement, een deel met het openbaar vervoer en een deel met de fiets. Bezoekers worden via de sociale media aangemoedigd om te voet of met de fiets te komen.
De fietsenstalling zal aangegeven worden aan de hand van signalisatieborden, zal bemand worden en er zal toezicht zijn op het vrijhouden van de inlegplaats van de brandweerboot voor interventies op de Schelde, dit ter hoogte van de Kattendijksluis.

Specifieke voorwaarden:

verplicht eigen toezicht op het vermijden van openbare dronkenschap;
verplicht eigen toezicht bij de fietsenstalling;
er worden voldoende nuchtere sfeerbeheerders ingezet die onder andere de doorgang vrijwaren opdat hulpdiensten steeds doorgang hebben;
veilige doorgang voor veiligheidsdiensten (vier meter) die te allen tijde door moeten kunnen rijden dus geen vaste opstellingen op de doorgang plaatsen en geen vaste opstellingen op de kasseizone vóór de trappen;
buurtbewoners inlichten door een bewonersbrief te bussen in de buurt van het evenement. Dit dient te gebeuren aan de hand van een brief in de brievenbussen bij omwoners met minstens de uren van het evenement erin vermeld;
voor alle ingezette vrijwilligers en medewerkers geldt tijdens het volledige evenement een totaal alcoholverbod;
er wordt voldoende sanitair (extra voor dames) voorzien én er wordt extra toezicht gehouden op het gebruik en onderhoud van het sanitair;
er worden voldoende vuilnisbakken voorzien door de organisatie, ook op de toegangsweg vanaf de Rijnkaai;
er wordt een plaatsbeschrijving geregeld door de groendienst van de stad Antwerpen vóór het evenement;
andere parkbezoekers dienen steeds gerespecteerd te worden;
het fietspad dient vrij te blijven en de veiligheid dient in het oog gehouden te worden door sfeerbeheerders.

Specifieke voorwaarden beperking geluidsoverlast

De organisator/initiatiefnemer zorgt ervoor dat tijdens de muziekactiviteit een verantwoordelijke, die in staat om het geproduceerde geluid te wijzigen op aanduiding van de toezichthouders of politie, steeds telefonisch bereikbaar is.
De organisator monitort constant het gebruikte geluidsniveau en zorgt ervoor dat dit de toegelaten DB(A)-niveaus nooit overstijgt.
Op verzoek van de politie of een andere handhavende stadsdienst, moet het geluidsniveau onmiddellijk verlaagd worden.
De organisator/initiatiefnemer dient zich strikt te houden aan de onderrichtingen van de toezichthouders zoals bepaald in artikel 16.3.1 van het decreet algemene bepalingen milieubeleid. In geval van geluidsoverlast kunnen deze steeds strengere normen opleggen.

Dit evenement wordt volgens het evenementenkader zoals goedgekeurd door de gemeenteraad op 6 maart 2023 (jaarnummer 82) ingedeeld in categorie 5 (overige ondersteund publiek evenement) en wordt dus vrijgesteld van:

retributie inname openbaar domein;
retributie logistiek materiaal met uitzondering van promotioneel materiaal;
retributie nutsverbruik;
retributie lediging en reiniging afvalcontainers;
retributie parkeerverbodsborden.

Volgende kostenposten zullen door de betrokken diensten enkel worden aangerekend indien nodig:

opkuis;
verwijderen straatmeubilair;
kosten voor transport van materiaal en dienstverlening per type (afval, communicatiedragers, bulkmateriaal, elektriciteit, water).

Het evenement heeft een open karakter en richt zich tot alle studenten van de stad Antwerpen en alle Antwerpenaren.

Adviezen

BZ - Administratie District Antwerpen Gunstig advies

SB - Groendienst Antwerpen Centrum Gunstig onder voorwaarden

Het evenement is te gast in de groene omgeving van het park. Om het evenement te verzoenen met de draagkracht van het park & in het belang van de huidige en toekomstige parkbezoekers zijn beschermende maatregelen nodig. Om deze reden worden in het vergunningsdocument duidelijke, te respecteren, voorwaarden opgelijst met betrekking tot vereiste documenten, mobiliteit, infrastructuur en activiteit, milieu en veiligheid. Schade zal altijd worden aangerekend. Hieronder vindt u de gedetailleerde voorwaarden van de groendienst.

1. Vereiste documenten

De organisator bezorgt een inplantingsplan met aanduiding van: publiekszones, alle installaties/voorzieningen, stockage van materialen, toegangen en wegen gebruikt voor leveringen, opbouw en afbraak, zones waar rijplaten worden gelegd, aanvoer van water/afvoer van afvalwater.
De organisator voorziet een slecht weer scenario (enkel voor middelgrote en grote evenementen).

2. Rondgang

Ten laatste drie weken voor de opbouw van het evenement heeft een rondgang plaats met de groendienst op vraag van de organisator.
Ter plaatse worden de nodige afspraken gemaakt die bindend zijn, waar nodig wordt het inplantingsplan aangepast.
De organisator staat in voor een plaatsbeschrijving.

3. Mobiliteit

Leveren, lossen en laden enkel via de bestaande wegen en zoals weergegeven op het inplantingsplan.
De maximale snelheid van 20km/uur wordt altijd en overal gerespecteerd.
Gewichtsbeperking tot 3,5 ton, tenzij anders afgesproken.
Verplichte steward(s) die het verkeer in het park in goede banen leiden (zowel bij opbouw, afbraak als tijdens het evenement).
Er mag nergens in het park worden geparkeerd (met uitzondering van foodtrucks mits goedkeuring in de evenemententoelating, en enkel op verharde zones zoals aangeduid in het inplantingsplan).
Er mag niet met voertuigen op gazons, in de beplanting of in de wortelzone van bomen gereden of gestationeerd worden. Indien dit niet te vermijden is moeten er rijplaten voorzien worden die op het inplantingsplan worden ingetekend.

4. Infrastructuur en activiteit

Zware infrastructuur of zwaar materiaal moet op de bestaande verharding staan, of op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
De organisator mag geen obstakels (verkeerspaaltjes, vuilbakken,...) verwijderen.
Spanriemen van tenten mogen de bomen niet raken en er mogen geen verankeringen aangebracht worden onder de kroonprojectie van bomen.
Onder de kruin van bomen mag niets geplaatst of opgesteld worden tenzij op rijplaten mits toelating en intekening op het inplantingsplan.
Er mag geen vuur worden gemaakt.
Geen ingrepen in de bodem (greppels, putten, inwerken materialen...)
Geen markeringen op of aan bomen of op de wegen.
Niets bevestigen aan groenelementen (bomen), tenzij mits toelating en onder voorwaarden.

5. Milieu en veiligheid

Stroomgeneratoren moeten met bijhorende tank op een lekbak geplaatst worden. Zij mogen nooit onder de kroonprojectie van bomen worden geplaatst.
Alle zwerfvuil afkomstig van het evenement of de opname moet onmiddellijk na afloop opgeruimd zijn, ook in omliggende zones buiten het evenement. Bij het niet naleven van deze voorwaarde worden de kosten voor de opkuis aan de organisator doorgerekend.
Geen glas (glazen en flessen) gebruiken om drank aan te bieden in de publiekszones.

6. Schade

Alle vermijdbare schade of onzichtbare schade die ondubbelzinnig blijkt uit de plaatsbeschrijvingen en die ontstaan is tijdens het evenement of tijdens opbouw of afbraak wordt aangerekend aan de organisator. Als er geen plaatsbeschrijving werd opgemaakt, wordt ervan uitgegaan dat alles voor aanvang in goede conditie is zonder recente schade.
Schade aan bomen na het evenement wordt volgens de geijkte VVOG-methode voor uniforme waardebepaling van bomen bepaald en doorgerekend aan de organisator.
Schade aan groen, parkelementen of meubilair wordt berekend op basis van de werkelijke kostprijs voor herstelling of vervanging.

BW - Brandweer - Preventie Gunstig onder voorwaarden

Extra aandacht voor standaardvoorwaarde 2301
Plaatsen van materialen of tijdelijke opstellingen op (of over) de openbare weg, openbaar domein of een publiek toegankelijk terrein.

Opmerking
Ter hoogte van de Kattendijksluis ligt de inlegplaats van de brandweerboot voor interventies op de Schelde. De boot moet zich recht onder de daarvoor voorziene kraan kunnen positioneren. Hiervoor zijn verschillende voertuigen en verschillende aanrijroutes nodig. Om een snelle redding te kunnen garanderen mogen er opstellingen noch fietsen of andere objecten op het verharde deel van het plein geplaatst worden.

SW - Beheer en Onderhoud Gunstig onder voorwaarden

Er mag geen schade toegebracht worden aan de openbare weg of straatmeubilair en het wegnemen van straatmeubilair dient tijdig aangevraagd te worden.

AG Vespa Gunstig advies

PZA - Openbare Orde Gunstig advies

TV - STAN Gunstig advies

MV - Volksgezondheid Gunstig onder voorwaarden

Er is een beperkte hulppost vereist. De aanwezigheid van verpleegkundige, ziekenwagen of MUG is hier niet nodig. U dient wel te voldoen aan de voorwaarden zoals beschreven in de bijlagen van FOD Volksgezondheid met 1 hulpverlener.

Beleidsdoelstellingen

7 - Bruisende stad

2BRS03 - Evenementen

2BRS0301 - Reguliere taken

2BRS030101 - Ondersteuning evenementen derden

Besluit

Het college van burgemeester en schepenen beslist:

Artikel 1

Het college keurt de effectieve organisatie en logistieke ondersteuning van middag TD 'Wet'n Wild', georganiseerd door de studentenverenigingen VADA, Brabo en Transfusia, Meistraat 5 te 2000 Antwerpen, zoals hierboven beschreven op dinsdag 25 juni 2024 op de Belvédère, Droogdokkenpark, goed.

De organisator dient hierbij de voorwaarden die in de adviezen worden vermeld na te leven; alsook de voorwaarden in de evenemententoelating.

Artikel 2

Dit besluit heeft in principe geen financiële gevolgen.

Artikel 3

Het college geeft opdracht aan:

Dienst	Taak
SB/BOF	om logistieke ondersteuning te verlenen volgens het materiaaldossier nummer 24313;
PZA/OO/EV	om toezicht te houden in de buurt van het evenement.