2024_CBS_07220 - Stedelijk patrimonium. Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving. Cultuur. Bibliotheek Park Merksem. Van Heybeeckstraat 28a, 2170 Merksem - Actualisatie projectbudget - Goedkeuring

De gemeenteraad keurde op 25 november 2019 (jaarnummer 652) de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Antwerpen en het autonoom gemeentebedrijf voor Vastgoed en Stadsprojecten Antwerpen (AG Vespa) goed.

Het college keurde op 9 oktober 2020 (jaarnummer 8347) het BIB-plan integraal goed.

Aan AG Vespa werd op het college van 29 oktober 2021 (jaarnummer 8616) het opdrachthouderschap toegewezen voor de herinrichting van bibliotheek Park Merksem, voor een bedrag van 553.615,80 EUR inclusief btw en 10% onvoorziene omstandigheden. De opdracht omvatte een loutere restyling van de bibliotheek.

Op 20 januari 2023 (jaarnummer 268) keurde het college de gewijzigde projectomschrijving en actualisatie van het projectbudget goed. De opdracht wordt uitgebreid: naast de herinrichting van de bibliotheek dient ook de verwarmings- en ventilatie-installatie  vervangen te worden. Het projectbudget bedraagt 1.640.000,00 EUR, inclusief btw, erelonen, indexatie, 10% onvoorziene omstandigheden.

Artikel 30, §1 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten bepaalt met betrekking tot in-housetoezicht volgende voorwaarden:

1° de aanbestedende overheid oefent op die rechtspersoon toezicht uit zoals op haar eigen diensten;
2° meer dan 80 % van de activiteiten van de gecontroleerde rechtspersoon behelst de uitvoering van taken die hem zijn toegewezen door de controlerende aanbestedende overheid of door andere, door diezelfde aanbestedende overheid gecontroleerde rechtspersonen; en
3° er is geen directe participatie van privékapitaal in de gecontroleerde rechtspersoon, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale wetgeving, in overeenstemming met de verdragen, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon.

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Op 25 november 2019 (jaarnummer 652) keurde de gemeenteraad de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Antwerpen en AG Vespa goed. Specifiek met betrekking tot realisatie van bouw- en onderhoudsprojecten  van het stedelijk patrimonium zijn onder andere volgende artikels van toepassing:

• in artikel 6 §3 wordt de opdracht aan AG Vespa voor het patrimoniumbeheer van het stedelijk patrimonium omschreven. De beleidsbeslissing tot het realiseren van bouw- en onderhoudsprojecten ligt bij de stad Antwerpen. De stad legt tevens het projectbudget vast. 
• artikel 6  §3.4 bepaalt dat AG Vespa instaat voor de realisatie van bouw- en onderhoudsprojecten van het stedelijk patrimonium en dat deze opdracht de beslissingsbevoegdheid inzake het plaatsen en uitvoeren van overheidsopdrachten omvat, in eigen naam en voor rekening van de stad. De stad dient hiervoor de beleidsbeslissing tot realisatie van het project te nemen en het projectbudget vast te leggen.
• in artikel 7, Lastgeving stedelijk patrimonium, verleent de stad een volmacht aan AG Vespa om in de realisatie van bouw-, onderhouds- en publieke domein projecten alle daden van beschikking en beheer te stellen in eigen naam en voor rekening van de stad voor wat betreft het stedelijk patrimonium. Onder deze lastgeving valt expliciet ook de bevoegdheid tot het nemen van alle beslissingen in het kader van overheidsopdrachten met betrekking tot het stedelijk patrimonium;
• in artikel 11 §2 staat dat in uitvoering van de beheersovereenkomst, de stad alle kosten die AG Vespa opneemt, ten laste neemt.

Voortraject 

Het gebouw in de Van Heybeeckstraat 28a, 2170 Merksem is nog in goede staat maar het interieur is sterk verouderd en voldoet niet aan de hedendaagse comforteisen voor verwarming en ventilatie. De bibliotheek vraagt een nieuw duurzaam en energiezuinig verwarmings- en ventilatiesysteem en een herinrichting voor de bibliotheek en het onthaal. De herinrichting kadert in het BIB-plan 2020–2025.

Actualisatie projectbudget 

AG Vespa beschikt voor dit project over het mandaat om op te treden als gedelegeerd bouwheer voor dit project met een projectbudget van 1.640.000,00 EUR inclusief btw, erelonen en 10% onvoorziene omstandigheden. 

Ondertussen werd het dossier gepubliceerd. De offertes bevinden zich aanzienlijk boven het ramingsbedrag. De stijging van de bouwkost ten opzichte van de raming is ten gevolge van:

• de prijszetting voor de bouwplaatsvoorzieningen, die substantieel hoger ligt dan de raming van de ontwerper. De aard van de werken, waarbij heel veel verschillende, fragmentarische werken in de bibliotheek dienen te gebeuren, heeft heel wat impact op de coördinatie van de diverse werkzaamheden. Het gevolg hiervan is dat er een aanzienlijke post voor projectleiding wordt ingecalculeerd. Deze post is voor de ontwerper zeer moeilijk in te schatten. Soms worden de kosten voor de projectleiding verspreid over alle artikels, soms wordt alles geconcentreerd in de kost van de bouwplaatsvoorzieningen;
• de detaillering van het binnenschrijnwerk, en dan meer specifiek het vast binnenmeubilair;

Om deze reden is het noodzakelijk om het projectbudget van 1.640.000,00 EUR inclusief btw, erelonen en marge voor onvoorziene omstandigheden te verhogen naar 2.360.000,00 EUR inclusief btw, erelonen en marge voor onvoorziene omstandigheden. De budgetverhoging bedraagt dus 720.000,00 EUR inclusief btw, erelonen en een marge voor onvoorziene omstandigheden opdat de werken kunnen worden uitgevoerd.

De realisatie van de opdracht wordt uitgevoerd door AG Vespa.

Het totale projectbudget voor de renovatie van de bibliotheek Park Merksem wordt geraamd op 2.360.000 EUR inclusief btw, erelonen, voorstudies en marge voor onvoorziene omstandigheden. Hiervan werd reeds 1.640.000 euro in bestelbonnen vastgelegd in eerdere besluitvorming:

• 2021_CBS_08616 - Stedelijk patrimonium. Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving. Cultuur. Bibliotheek Park van Merksem. Van Heybeeckstraat 28 a, 2170 Merksem - Herinrichting bibliotheek Park Merksem. Projectomschrijving en projectbudget. Opdracht aan AG Vespa - Goedkeuring;
• 2023_CBS_00268 - Stedelijk patrimonium. Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving. Cultuur. Bibliotheek Park Merksem. Van Heybeeckstraat 28a, 2170 Merksem - Actualisatie projectbudget. Wijziging projectomschrijving - Goedkeuring.

Bijgevolg dient het budget met 720.000,00 EUR verhoogd te worden.

De kosten zullen verrekend worden op:

• Budget Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving/Cultuur voor een bedrag van 787.800,00 EUR = 2200-2500/5322600000/221/2BRS010203P09918/2SA070709;
• Budget Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving/Cultuur voor een bedrag van 25.000,00 EUR = 2200-2500/5322600000/221/2BRS010203P09918/2SA070709;
• Budget Vastgoed (Patrimoniumbeheer) voor een bedrag van 1.547.200,00 EUR = 2200-2500/5322600000/221/2SBS070101P09918/2SA080119.

AG Vespa voert de opdracht uit in eigen naam en voor rekening van de stad Antwerpen.

Omwille van een afrondingsverschil in GFP wordt er in bestelbonnummer 4005631887 720.000,01 EUR vastgelegd in plaats van 720.000 EUR.