Op 25 mei 2018 trad de Europese Verordening gegevensbescherming (AVG) in werking. De stad Antwerpen (verwerkingsverantwoordelijke) werkt samen met Het agentschap Facilitair Bedrijf (verwerker) om persoonsgegevens te verwerken zoals voorzien in artikel 28 van de AVG.
Volgens artikel 28 van de AVG kan elke verwerkingsverantwoordelijke bij de verwerking van persoonsgegevens een beroep doen op een verwerker, die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens zal verwerken.
In het kader van het correct afleveren van attesten werd er gezocht naar een manier hoe de echtheid van de attesten gegarandeerd kan worden. De attesten worden getekend door middel van een e-seal en voorzien van een link waarbij de ontvanger van het attest een beeld van het originele attest kan ophalen. Op deze manier kan er door de ontvanger de echtheid van het attest nagaan worden.
Om het mogelijk te maken dat het beeld door elke ontvanger opgevraagd kan worden, werkt de softwareleverancier Cipal-Schaubroeck met de documentenkluis van Het agentschap Facilitair Bedrijf Vlaanderen. In deze kluis zal gedurende 3 maanden een beeld van het afgeleverde attest bewaard worden.
Artikel 28 van Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Bij besluit van 31 augustus 2018 (jaarnummer 8213) heeft het college beslist de bevoegdheid tot het afsluiten van verwerkingsovereenkomsten voor zover het goedgekeurde sjabloon gebruikt wordt, te delegeren aan de algemeen directeur, met de mogelijkheid voor de algemeen directeur om deze bevoegdheid verder te delegeren aan de bedrijfsdirecteurs. Aangezien voorliggende verwerkingsovereenkomst afwijkt van het goedgekeurde sjabloon, wordt deze verwerkingsovereenkomst door het college afgesloten.
Om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens verwerkt worden overeenkomstig de toepasselijke Europese verordening (AVG), is het aangewezen om met de verwerker, een verwerkingsovereenkomst af te sluiten.
Aan het gebruik van de documentenkluis is een variabele kost verbonden die afhankelijk is van de gebruikte opslagcapaciteit en de schommelende marktprijzen. Op basis van de jaarlijks afgeleverde attesten wordt deze kost geraamd op 2.000,00 EUR per jaar. Deze kosten worden verrekend via het budget van Digipolis.
Het college keurt de toetredings- en verwerkingsovereenkomst tussen stad Antwerpen en Het agentschap Facilitair Bedrijf goed.