2024_CBS_07140 - Bestek GAC_2023_02580. Organisatie evenement in het kader van de 80-jarige herdenking van de bevrijding van Antwerpen - Wijziging opdracht - Goedkeuring

Op 22 september 2023 (jaarnummer 6471) keurde het college de gunning goed voor de organisatie van een evenement in het kader van de 80-jarige herdenking van de bevrijding van Antwerpen, op basis van bestek GAC_2023_02580, aan Sylvester Events BVBA, Dijkstraat 44 te 3150 Haacht met ondernemingsnummer 0538.968.424.

Op 23 augustus 2024 (jaarnummer 6793) keurde het college de praktische organisatie en logistieke ondersteuning van het bevrijdingsdorp en parade in het kader van de 80-jarige herdenking van de bevrijding van Antwerpen op 7 en 8 september 2024 goed.

In toepassing van artikel 38/2 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 mag een wijziging zonder nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht worden aangebracht, indien de wijziging het noodzakelijk gevolg is van omstandigheden die een zorgvuldige aanbesteder niet kon voorzien, de wijziging geen verandering in de algemene aard van de opdracht teweegbrengt, en de prijsverhoging die het gevolg is van de wijziging niet hoger is dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

Artikel 56, § 3, 4° van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Tijdens het weekend van 7 en 8 september 2024 pakt de stad Antwerpen uit met een groots en breed publieksevenement naar aanleiding van de 80e verjaardag van de bevrijding van Antwerpen na de Tweede Wereldoorlog. De stad wenst hiervoor niet enkel de Antwerpenaar warm te maken, maar ook bezoekers uit de rest van Vlaanderen aan te trekken. Op die manier houden we de herinnering aan de Tweede Wereldoorlog levend en herdenken we de strijd die geleverd is voor onze vrijheid.

Voor de organisatie van het publieksevenement in het kader van de 80-jarige herdenking van de bevrijding van Antwerpen werd onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking GAC_2023_02580 uitgeschreven. De opdracht werd door het college op 22 september 2023 (jaarnummer 6471) gegund voor een bedrag van 388.127,39 euro inclusief btw aan Sylvester Events bvba, Dijkstraat 44 te 3150 Haacht met ondernemingsnummer 0538.968.424.

Noodzakelijkheid

De oorspronkelijke evenementensite op de Scheldekaaien ter hoogte van de Cockerillkaai brengt de nodige uitdagingen met zich mee qua draagkracht en veiligheid, wat bijkomende en noodzakelijke extra kosten met zich meebrengt. De beperkingen met betrekking tot de draagkracht konden niet voorzien worden, aangezien er op voorhand niet kon ingeschat worden welke en hoeveel historische voertuigen zich zouden aanmelden voor de parade en het evenement. Bij de aangemelde voertuigen zijn er ook enkele uitzonderlijke opportuniteiten om unieke tanks naar Antwerpen te laten komen. Omwille van de beperkingen op de draagkracht van het oorspronkelijke terrein, moest de evenementensite uitgebreid worden naar de De Gerlachekaai. Als gevolg van de uitbreiding van het evenemententerrein, komen hier eveneens uitgebreidere veiligheidsvoorwaarden bij kijken. Alles tezamen geeft deze aanpassing extra kosten bij het merendeel van de onderdelen van de opdracht, zoals extra transportkosten, logistieke kosten, extra personeelsinzet, en een bijkomende inzet in het kader van veiligheidsmaatregelen. De wijziging opdracht bedraagt 98.026,58 euro inclusief btw.

Verandering van opdrachtnemer is om technische of economische redenen niet mogelijk

De opdrachtnemer, Sylvester Events, is aangesteld voor de totale organisatie van het evenement in het kader van de 80-jarige herdenking van de bevrijding van Antwerpen. Alle elementen, die behoren tot deze opdracht, zijn onderling met elkaar verbonden. De noodzakelijke wijzigingen hebben een directe impact op het merendeel van de onderdelen van de opdracht. Het is technisch en economisch onmogelijk om van opdrachtnemer te veranderen, noch om een bijkomende derde partij in te schakelen, aangezien dit een verbreking van de oorspronkelijk opdracht zou betekenen.

Er is voldoende budget beschikbaar op 5373000000/6141/2BRS030301A00000/2SA070719 voor bestelbon 4005631653. Deze informatie wordt ook opgenomen in de financiële tabel.