2024_CBS_07583 - Stedelijk patrimonium. Stadsbeheer. Den Bell, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen - Aanpassingswerken zone X70-X80. V02894. Totaalproject inrichting, verhuis en aanpassing technieken. Aanpak en budget. Opdracht aan AG Vespa - Goedkeuring

Op 25 november 2019 (jaarnummer 652) werd door de gemeenteraad de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad en AG Vespa goedgekeurd. Hierin werden afspraken gemaakt over de opdracht door de stad Antwerpen aan AG Vespa voor het beheer van het stedelijk patrimonium, onder meer de realisatie van bouw- en onderhoudsprojecten. De beleidsbeslissing tot het realiseren van deze bouw- en onderhoudsprojecten ligt bij de stad Antwerpen.

Op 27 januari 2023 (jaarnummer 490) werd door het college de principebeslissing goedgekeurd voor de invulling van het vrije bouwdeel van Den Bell (zone X70-X80) met de functies uitgeoefend door AG Digipolis Antwerpen. In ditzelfde besluit werd de opdracht gegeven aan de bedrijfseenheden Stadsbeheer, AG Digipolis Antwerpen en AG Vespa om deze verhuisbeweging verder uit te werken.

Op 1 september 2023 (jaarnummer 5978) keurde het college goed dat de opdracht ‘verhuis en kantoorinrichting AG Digipolis in Den Bell -  studieopdracht’ wordt uitgevoerd door AG Vespa.

Op 4 september 2023 (jaarnummer 661) keurde het directiecomité van AG Vespa goed dat een minicompetitie opgestart werd binnen de raamovereenkomst voor het leveren van divers kantoormeubilair (GAC_2018_00240, perceel 5) voor het opmaken van een ontwerp voor de inrichting en de verhuisbeweging van AG Digipolis naar zone X70-X80 in Den Bell.

Op 31 mei 2024 (jaarnummer 4635) keurde het college goed dat de opdracht ‘verhuis en kantoorinrichting AG Digipolis in Den Bell - uitvoering’ wordt opgenomen door AG Vespa voor een maximumbedrag van 1.360.904,45 EUR inclusief btw en 10% voor onvoorziene omstandigheden. In ditzelfde besluit werd ook een actualisatie van het projectbudget voor deze opdracht goedgekeurd voor een totaalbedrag van 1.490.690,56 EUR inclusief btw en 10% voor onvoorziene omstandigheden.

Op 19 augustus 2024 (jaarnummer 542) keurde het directiecomité van AG Vespa goed om de minicompetitie binnen raamovereenkomst voor het opmaken van een ontwerp voor de inrichting en verhuisbeweging van AG Digipolis naar Den Bell stop te zetten.

Artikel 30, §1 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten bepaalt met betrekking tot in-housetoezicht volgende voorwaarden:

1° de aanbestedende overheid oefent op die rechtspersoon toezicht uit zoals op haar eigen diensten;
2° meer dan 80 % van de activiteiten van de gecontroleerde rechtspersoon behelst de uitvoering van taken die hem zijn toegewezen door de controlerende aanbestedende overheid of door andere, door diezelfde aanbestedende overheid gecontroleerde rechtspersonen; en
3° er is geen directe participatie van privékapitaal in de gecontroleerde rechtspersoon, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale wetgeving, in overeenstemming met de verdragen, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon.

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Op 25 november 2019 (jaarnummer 652) keurde de gemeenteraad de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Antwerpen en AG Vespa goed. Specifiek met betrekking tot realisatie van bouw- en onderhoudsprojecten van het stedelijk patrimonium zijn onder andere volgende artikels van toepassing:

• in artikel 6 §3 wordt de opdracht aan AG Vespa voor het patrimoniumbeheer van het stedelijk patrimonium omschreven. De beleidsbeslissing tot het realiseren van bouw- en onderhoudsprojecten ligt bij de stad Antwerpen. De stad legt tevens het projectbudget vast. 
• artikel 6  §3.4 bepaalt dat AG Vespa instaat voor de realisatie van bouw- en onderhoudsprojecten van het stedelijk patrimonium en dat deze opdracht de beslissingsbevoegdheid inzake het plaatsen en uitvoeren van overheidsopdrachten omvat, in eigen naam en voor rekening van de stad. De stad dient hiervoor de beleidsbeslissing tot realisatie van het project te nemen en het projectbudget vast te leggen.
• in artikel 7, Lastgeving stedelijk patrimonium, verleent de stad een volmacht aan AG Vespa om in de realisatie van bouw-, onderhouds- en publieke domein projecten alle daden van beschikking en beheer te stellen in eigen naam en voor rekening van de stad voor wat betreft het stedelijk patrimonium. Onder deze lastgeving valt expliciet ook de bevoegdheid tot het nemen van alle beslissingen in het kader van overheidsopdrachten met betrekking tot het stedelijk patrimonium;
• in artikel 11 §2 staat dat in uitvoering van de beheersovereenkomst, de stad alle kosten die AG Vespa opneemt, ten laste neemt.

Totaalproject 'verhuis, inrichting en aanpassing technieken'

Het project 'verhuis van AG Digipolis Antwerpen naar Den Bell' omvatte enerzijds het deelproject 'verhuis en inrichting' (V02895) en anderzijds het deelproject 'aanpassing technieken' (V02896). Naarmate het ambitieniveau tijdens het ontwerptraject verder uitgewerkt werd in concrete voorstellen, blijkt het aangewezen de uitvoering van de opdracht op te vatten als een totaalproject (V02894), waarbij de onderlinge coördinatie tussen de verschillende aspecten gegarandeerd kan worden.

Dergelijk totaalproject zal een combinatie zijn van

• een ontwerpcomponent die het concept dat ontwikkeld werd tijdens het voortraject verder concretiseert tot een uitvoeringsklaar project en de coördinatie van deze totaalopdracht om te komen tot een geïntegreerd geheel;
• het organiseren van de logistieke beweging van gerecupereerde meubelstukken tussen de bestaande en nieuwe kantooromgeving;
• de levering van nieuw kantoormeubilair;
• de uitvoering van diverse inrichtingswerkzaamheden (vernieuwen vloerbekleding, invulwanden,...);
• de werken voor aanpassing van de technische installaties (aanpassing ventilatieconcept en voorzien van de nodige koeling in bepaalde zones, aanpassing en integratie van elektrische en data-installaties binnen de nieuwe inrichting).

Stopzetting deelopdracht binnen raamovereenkomst

De algehele coördinatie die vereist wordt voor de realisatie van dergelijke uiteenlopende deelaspecten gaat gepaard met een grote graad aan complexiteit. Ook de financiële draagwijdte bij de realisatie als totaalproject wordt hierdoor verruimd. Het verleggen van de klemtoon van een opdracht tot levering met beperkte dienstverlening naar een opdracht voor uitvoering van werken (met daardoor in verhouding een beperkter aspect van levering en diensten) valt eveneens buiten de scope van de bestaande raamovereenkomst die zich in hoofdzaak beperkt tot het leveren van kantoormeubilair. Gelet op deze bijgestelde inzichten werd besloten de aangevatte minicompetitie stop te zetten ten voordele van het uitschrijven van een nieuwe aanbesteding opgevat als totaalopdracht.

Opdrachthouderschap AG Vespa met oog op aanbesteding totaalopdracht

In voorgaande besluitvorming (zie ook 'aanleiding en context') werd door het college reeds opdrachthouderschap toegewezen aan AG Vespa voor het deelproject 'verhuis en inrichting', zowel voor het deel 'studie' als 'uitvoering', alsook voor het deelproject 'aanpassing technieken' voor het deel 'studie'.

Gelet op de keuze om de bovenstaande aspecten voor de inhuizing van Digipolis in Den Bell te realiseren als één geïntegreerde totaalopdracht, dient de invulling van het opdrachthouderschap ten aanzien van AG Vespa herzien te worden: AG Vespa zal het opdrachthouderschap opnemen voor de totaalopdracht (omvattende zowel de inrichting als de aanpassing van de technieken), evenwel niet als afzonderlijke deelopdrachten, maar als 1 opdracht en in eerste instantie beperkt tot het aandeel 'studie' (waarvoor in eerdere collegebeslissingen reeds het opdrachthouderschap als twee afzonderlijke deelprojecten toegekend werd).

Alvorens AG Vespa overgaat tot de gunning van de geïntegreerde totaalopdracht wordt het definitieve offertebedrag voorgelegd aan het college ter vastlegging van de budgetten en de toewijzing van het volledige opdrachthouderschap voor de uiteindelijke uitvoering van het totaalproject.

De gunning van de opdracht is gepland tijdens het eerste kwartaal van 2025.

Raming projectkost 

Voor de geïntegreerde totaalopdracht (omvattende de aanpassingen aan de inrichting en de technische installaties) kunnen volgende kosten geraamd worden:

(Opmerking: deelaspecten 2.1 (Toegangscontrole en camera) en 2.2 (Parking - laadpalen en ANPR-camera) maken geen deel uit van deze geïntegreerde totaalopdracht en zullen als afzonderlijke deelprojecten blijven bestaan. De voorziene budgetten voor de realisatie hiervan werden dan ook niet opgenomen in bovenstaand overzicht voor de totaalopdracht.)

Toewijzing opdrachthouderschap AG Vespa voor rekening van de stad Antwerpen - studieopdracht 

Het benodigde budget voor realisatie van het geïntegreerde totaalproject binnen de opdracht van AG Vespa bedraagt 2.304.478,14 EUR (inclusief 10% onvoorziene omstandigheden en 21% btw). Het aandeel 'studie' binnen dit totaalproject en waarvoor AG Vespa het opdrachthouderschap wenst op te nemen via dit collegepunt, bedraagt 289.711,81 EUR (inclusief 10% onvoorziene omstandigheden en 21% btw).

Ingevolge afrondingen bestaat er een verschil van 0,01 EUR tussen het totaalbedrag zoals vermeld in dit collegepunt (289.711,82 EUR) en de vastlegging van bestelbon 4005632755 zoals opgenomen binnen GFP (289.711,81 EUR).

Het projectbudget voor het deel 'studie' omvat alle uitgaven die AG Vespa in het kader van de opdracht aan het project zal spenderen en als gedelegeerd bouwheer zal doorfactureren aan de stad Antwerpen. AG Vespa realiseert dit project binnen de limieten van deze kredieten en rekent daarop alle onderdelen van het project af (studiekosten, begeleiding, enzovoort).  

De bestaande bestelbonnen die voor de eerdere deelopdrachten 'verhuis en inrichting' (V02895) en 'aanpassing technieken' (V02896) goedgekeurd werden in voorgaande collegepunten, worden geschrapt ten voordele van de aanmaak van nieuwe bestelbonnen voor de volledige totaalopdracht.

Volgende bestaande bestelbonnen worden hierbij dus afgesloten:

• Voor 'verhuis en inrichting' (V02895), respectievelijk deel studie en uitvoering: 4005573717 en 4005615426;
• Voor 'aanpassing technieken' (V02896), deel studie: 4005570423.

In dit besluit wordt een eerste bestelbon voorgelegd voor het deel 'studie' (V02894). De nodige budgetten werden hiervoor in het meerjarenplan 2020-2025 van de stad Antwerpen ingeschreven.

AG Vespa voert de opdracht uit in eigen naam en voor rekening van de stad Antwerpen. Met dit besluit wordt aan AG Vespa het mandaat gegeven om het opdrachthouderschap voor het deel ‘studie’ op te nemen.