Op 23 november 2018 (jaarnummer 10339) keurde het college de aangepaste principes voor bestellen en goedkeuren voor de stad, als onderdeel van de organisatiebeheersing, goed. Het uitgangspunt daarbij was dat de stad, het OCMW en de districten vanaf 1 januari 2019 maximaal deze principes zouden toepassen binnen eenzelfde bestel- en goedkeuringsproces.
Op 18 juni 2021 (jaarnummer 4997) keurde het college de upgrade van het huidige ERP-pakket naar SAP S/4 HANA goed. Principieel werd toen vooropgesteld dat de huidige opzet en processen geoptimaliseerd moesten worden en er maximaal gebruik moest worden gemaakt van standaard SAP processen.
Artikel 266, tweede lid van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat bepaalde categorieën van verrichtingen uitgesloten kunnen worden van de visumverplichting, binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering en na advies van de financieel directeur.
Artikel 99 van het besluit van de Vlaamse Regering over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en de provinciale besturen van 30 maart 2018 duidt de categorieën van verrichtingen aan die niet kunnen worden uitgesloten van de visumverplichting.
Volgens artikel 266 van het decreet over het lokaal bestuur is de gemeenteraad bevoegd voor de beslissing tot uitsluiting van bepaalde categorieën van verrichtingen van de visumverplichting.
In het kader van de opdracht die het college bij het besluit van 18 juni 2021 (jaarnummer 4997) formuleerde, werd gekeken naar procesoptimalisaties en naar een evenwicht tussen controle en efficiëntie naargelang de materialiteit van de voorgenomen financiële verbintenissen. Het voorliggend besluit beoogt één van die optimalisaties te implementeren, waardoor de doorlooptijd van de interne processen wordt ingekort en als dusdanig de wendbaarheid van de organisatie wordt verhoogd.
Overeenkomstig artikel 266 van het decreet over het lokaal bestuur worden de voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan. De financieel directeur onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van die voorgenomen verbintenissen en verleent desgevallend zijn visum, al dan niet onder voorwaarden. Hetzelfde artikel bepaalt dat binnen de perken die zijn vastgelegd door de Vlaamse Regering en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën van verrichtingen kunnen worden uitgesloten van deze visumverplichting.
Raamovereenkomsten worden volgens de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 gedefinieerd als overeenkomsten tussen een of meer aanbesteders en een of meer ondernemers met het doel om gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen. De gunning van dergelijke raamovereenkomsten is bij de stad Antwerpen onderworpen aan een voorafgaand visum, zodat zij enkel worden gesloten indien ze de toets van de wettigheid en regelmatigheid doorstaan.
Een efficiëntieslag kan worden gerealiseerd door de opdrachten die gebaseerd zijn op een dergelijke raamovereenkomst en die een waarde vertegenwoordigen onder een bepaalde materialiteitsgrens, niet nogmaals aan een voorafgaand visum te onderwerpen. Diezelfde grens kan gelden voor éénmalige overheidsopdrachten.
In die zin wordt voorgesteld, na positief advies van de financieel directeur, om uitgaven in het kader van overheidsopdrachten op investerings- en exploitatiekredieten voor bedragen lager dan of gelijk aan 30.000 euro exclusief btw en voor zover ze éénmalige overheidsopdrachten en opdrachten gebaseerd op raamovereenkomsten betreffen, uit te sluiten van de visumverplichting.
Andere categorieën van uitgaven zoals financiële ondersteuningen (toelagen), toegestane leningen aan derden of uitgaven ingevolge concessieovereenkomsten,… vallen buiten de scope van deze uitsluiting van visum. De huidige afspraken en regels met betrekking tot het ondersteuningsbeleid en dotaties blijven dan ook onverkort gelden.
Omdat de voorgenomen uitsluiting van visumverplichting gerelateerd is aan de upgrade naar het nieuwe gemeenschappelijk financieel platform, wordt voorgesteld de nieuwe werkwijze te laten ingaan bij de go-live van SAP S/4HANA (voor de bestellingen op budgetperiode 2025 en later).
De gemeenteraad keurt goed om uitgaven, in het kader van overheidsopdrachten op investerings- en exploitatiekredieten, voor bedragen lager dan of gelijk aan 30.000,00 EUR (excl. btw) en voor zover ze éénmalige overheidsopdrachten en opdrachten gebaseerd op raamovereenkomsten betreffen, uit te sluiten van de visumverplichting voor de bestelbonnen vanaf budgetperiode 2025 en met ingang van de go-live van SAP S/4HANA.
De gemeenteraad geeft opdracht aan het college om deze uitsluiting van visumverplichting te verwerken in een nieuw besluit tot aanpassing van de principes van het uitgavenproces.