2024_CBS_09381 - Principes uitgavenproces - Delegaties overheidsopdrachten - Goedkeuring

Op 23 november 2018 (jaarnummer 10339) keurde het college de aangepaste principes voor bestellen en goedkeuren voor de stad goed. Het uitgangspunt daarbij was dat de stad, het OCMW en de districten vanaf 1 januari 2019 maximaal deze principes zouden toepassen binnen eenzelfde bestel- en goedkeuringsproces.

Op 18 juni 2021 (jaarnummer 4997) keurde het college de upgrade van het huidige ERP-pakket naar SAP S/4 HANA goed. Principieel werd toen vooropgesteld dat de huidige opzet en processen geoptimaliseerd moesten worden en er maximaal gebruik moest worden gemaakt van standaard SAP processen.

Op 25 november 2024 (jaarnummer 631) keurde de gemeenteraad goed om uitgaven, in het kader van overheidsopdrachten op investerings- en exploitatiekredieten, voor bedragen lager dan of gelijk aan 30.000,00 EUR (excl. btw) en voor zover ze éénmalige overheidsopdrachten en opdrachten gebaseerd op raamovereenkomsten betreffen, uit te sluiten van de visumverplichting. Daarbij gaf de gemeenteraad opdracht aan het college om deze uitsluiting te verwerken in een nieuw besluit tot aanpassing van de principes van het uitgavenproces.

Artikel 57, eerste lid van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen bij reglement de uitoefening van bepaalde bevoegdheden aan de algemeen directeur kan toevertrouwen. Verder bepaalt het laatste lid van hetzelfde artikel dat de algemeen directeur die bevoegdheden persoonlijk uitoefent. De algemeen directeur kan, met uitzondering van het vaststellen van het organogram en het aanstellen van een waarnemend algemeen directeur, die bevoegdheden toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente.

Artikel 56 §3, 3°, 4° en 5° van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het financiële beheer, voor de vaststelling en het voeren van plaatsingsprocedures, voor de gunning en voor de uitvoering van overheidsopdrachten.

In artikelen 158 e.v. van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 werd onder budgethouderschap begrepen de bevoegdheid tot beheer van een budget. Dit budgethouderschap kwam toe aan het college van burgemeester en schepenen en kon door haar gedelegeerd worden. De budgethouder voerde binnen de perken van zijn delegatie de procedures voor opdrachten van aanneming van werken, leveringen of diensten, wees de opdrachten toe, ging de verbintenis aan en keurde de te betalen bedragen goed overeenkomstig het aan hem toevertrouwde budget.

Met de inwerkingtreding van het decreet over het lokaal bestuur per 1 januari 2019 maakte het budgethouderschap als specifieke vorm van delegatie plaats voor een meer algemene regeling waaronder bepaalde taken toevertrouwd kunnen worden aan personeelsleden, zoals thans voorzien in artikel 57 van dat decreet. 

In uitvoering van het gemeenteraadsbesluit van 25 november 2024 (jaarnummer 631) wordt voorgesteld om de bevoegdheden die ressorteren onder artikel 56 §3, 3°, 4° en 5° van het decreet over het lokaal bestuur toe te vertrouwen aan de algemeen directeur voor de uitgaven die uitgesloten zijn van de visumverplichting.

Uitgaven in het kader van overheidsopdrachten die vanaf de go-live van SAP S/4HANA onderworpen blijven aan een voorafgaand visum en lager dan of gelijk zijn aan 100.000,00 euro exclusief btw worden ter goedkeuring voorgelegd aan het college op centrale lijsten. Uitgaven die de genoemde drempel overschrijden worden via individuele collegebesluiten goedgekeurd.

Andere categorieën van uitgaven zoals financiële ondersteuningen (toelagen), toegestane leningen aan derden of uitgaven ingevolge concessieovereenkomsten,… vallen buiten de scope van deze delegatie. De huidige afspraken en regels m.b.t. het ondersteuningsbeleid en dotaties blijven dan ook onverkort gelden. Vergoedingen voor externe juryleden dienen altijd door het college te worden goedgekeurd.