2024_CBS_09909 - Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving. Haalbaarheidsstudie voor een geïntegreerde werking van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience en het Letterenhuis - Projectomschrijving en projectbudget. Opdracht aan AG Vespa - Goedkeuring

Het college keurde op 19 juli 2024 (jaarnummer 6044) goed dat het netwerk van Openbare Bibliotheken, Permeke, de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience en het Letterenhuis, hun samenwerking onder de vlag Antwerpen Geletterde Stad verder uitwerken. Het college gaf tevens volgende opdrachten aan AG Vespa:

• de haalbaarheid te onderzoeken om de geïntegreerde werking van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience en het Letterenhuis (i.e. dienstverlening, kernwerking en depot kerncollectie en preciosa) op de huidige site van de Erfgoedbibliotheek onder te brengen;
• voor het onderbrengen en bewaren van (papieren) depot van de volledige collectie van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience en het Letterenhuis (met uitsluiting van de kerncollectie) een ruimteonderzoek op te starten.

Artikel 30, §1 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten bepaalt met betrekking tot in-housetoezicht volgende voorwaarden:

1° de aanbestedende overheid oefent op die rechtspersoon toezicht uit zoals op haar eigen diensten;
2° meer dan 80 % van de activiteiten van de gecontroleerde rechtspersoon behelst de uitvoering van taken die hem zijn toegewezen door de controlerende aanbestedende overheid of door andere, door diezelfde aanbestedende overheid gecontroleerde rechtspersonen; en
3° er is geen directe participatie van privékapitaal in de gecontroleerde rechtspersoon, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale wetgeving, in overeenstemming met de verdragen, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon.

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Op 25 november 2019 (jaarnummer 652) keurde de gemeenteraad de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Antwerpen en AG Vespa goed. Specifiek met betrekking tot realisatie van bouw- en onderhoudsprojecten  van het stedelijk patrimonium zijn onder andere volgende artikels van toepassing:

• in artikel 6 §3 wordt de opdracht aan AG Vespa voor het patrimoniumbeheer van het stedelijk patrimonium omschreven. De beleidsbeslissing tot het realiseren van bouw- en onderhoudsprojecten ligt bij de stad Antwerpen. De stad legt tevens het projectbudget vast. 
• artikel 6  §3.4 bepaalt dat AG Vespa instaat voor de realisatie van bouw- en onderhoudsprojecten van het stedelijk patrimonium en dat deze opdracht de beslissingsbevoegdheid inzake het plaatsen en uitvoeren van overheidsopdrachten omvat, in eigen naam en voor rekening van de stad. De stad dient hiervoor de beleidsbeslissing tot realisatie van het project te nemen en het projectbudget vast te leggen.
• in artikel 7, Lastgeving stedelijk patrimonium, verleent de stad een volmacht aan AG Vespa om in de realisatie van bouw-, onderhouds- en publieke domein projecten alle daden van beschikking en beheer te stellen in eigen naam en voor rekening van de stad voor wat betreft het stedelijk patrimonium. Onder deze lastgeving valt expliciet ook de bevoegdheid tot het nemen van alle beslissingen in het kader van overheidsopdrachten met betrekking tot het stedelijk patrimonium;
• in artikel 11 §2 staat dat in uitvoering van de beheersovereenkomst, de stad alle kosten die AG Vespa opneemt, ten laste neemt.

In dit besluit vraagt AG Vespa opdrachthouderschap voor de uitvoering van een haalbaarheidsstudie om te onderzoeken om de werking van twee sites onder te brengen op één locatie, namelijk om de geïntegreerde werking van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience en het Letterenhuis (i.e. dienstverlening, kernwerking en depot kerncollectie en preciosa) op de huidige site van de Erfgoedbibliotheek onder te brengen.

Daarnaast is er de opdracht om een ruimteonderzoek op te starten voor het bewaren van de volledige collectie papieren erfgoed van de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience en het Letterenhuis (met uitsluiting van de kerncollectie) in een extern depot.

AG Vespa zal, in samenwerking met de bedrijfseenheid Talentontwikkeling en Vrijetijdsbeleving een studiebureau aanstellen via de raamovereenkomst 'ruimtelijke en programmatorische haalbaarheidsstudies' om deze studie uit te voeren. Dit wordt opgestart begin 2025 en zal lopen tot medio 2025.

Het totale projectbudget voor het project haalbaarheidsstudie 'Geïntegreerde samenwerking Erfgoedbibliotheek en Letterenhuis' wordt geraamd op 111.350,00 EUR inclusief btw en 10% onvoorziene omstandigheden.