2024_CBS_09966 - Loketwerking - Aanpassing dienstverlening en fluctuerend personeelskader - Goedkeuring

Op 12 mei 2023 keurde het college het principe van het fluctuerend personeelskader voor de thema- en stadsloketten goed (jaarnummer 3213) om piekbelastingen en veranderingen in werklast door wetswijzigingen van hogere overheden op te vangen, en om achterstanden in de toekomst vermijden.

Het college gaf de opdracht aan de bedrijfseenheid Ondernemen en Stadsmarketing/Loketwerking om jaarlijks de noden voor het fluctuerend personeelskader te herijken en waar nodig aanpassingen te vragen.

Herijking 2025

Voor 2025 is een herijking van het fluctuerend kader nodig om onderstaande redenen.

Correctie van eerdere inschattingen

• Omwille van aanvankelijk nog deels ongekende of aangepaste onderrichtingen:
  • Het afleveren van een kidsID niet-Belg vereist voortaan dat ook de reden van verblijf en afstamming in het rijksregister opgenomen moet worden. Dit vereist meer werk en tijd dan origineel gedacht;
  • Verstrenging richtlijnen DVZ en herinvoeren fysieke flow voor EU-onderdanen met het oog op het tegengaan van identiteitsfraude;
  • Verstrenging vereisten verlenging verblijf niet-EU studenten;
  • Internationale rijbewijzen moeten ook een kaart-model zijn waardoor er vanaf 2025 twee afspraken nodig zijn in plaats van één afspraak;
  • Het hernieuwen van certificaten op de eID van mensen ouder dan 70 jaar blijkt technisch niet mogelijk, waardoor deze groep in plaats van om de 30 jaar een nieuwe eID toch om de 10 jaar een nieuwe eID nodig heeft. Gelet op de doelgroep gaan we hierbij maximaal aan huis of op bezoek in het woonzorgcentrum in kader van de aanpak loket op maat;
  • Registratie buitenlandse akten.
• Omwille van door hogere overheid gewijzigde toepassingen en processen:
  • Begin 2024 voerde Digitaal Vlaanderen een nieuwe toepassing in voor toekenning van huisnummers (en subnummering). Deze toepassing omvat (nog) niet alle nodige functionaliteiten waardoor langere manuele handelingen nodig zijn en dit daardoor langere verwerkingstijden geeft. Hiervoor verloopt het wegwerken van de zogenaamde mismatchlijst tussen LARA en het rijksregister langzamer dan ingeschat. Deze mismatches moeten in opdracht van het rijksregister in de loop van 2025 weggewerkt worden. Door de fusie met Borsbeek worden daar nog extra mismatchlijnen aan toegevoegd.
• Omwille van bijkomende instroom:
  • Ten opzichte van vorig jaar moeten we 1.185 extra kaarten voor Oekraïense vluchtelingen vernieuwen. We zien nog steeds een 125 tal nieuwe dossiers op maandbasis. Daarnaast moeten we voor Oekraïners die hier niet meer verblijven een schrappingsdossier opstarten;
  • In 2024 leenden we twee medewerkers een halfjaar uit aan FOD Justitie voor de verwerking van nationaliteitsdossiers. In 2025 zetten we deze medewerkers opnieuw in voor de registratie van buitenlandse aktes.
• Omwille van aangekondigde, maar nog niet uitgevoerde wetswijzigingen:
  • De dienst vreemdelingenzaken kondigde in 2023 een geplande wetswijziging aan met betrekking tot wijzigingen in de flow voor verblijfsaanvragen van EU-burgers en de verplichting tot het voorleggen van een volledig dossier als voorwaarde om de verblijfsvraag te kunnen opstarten bij de gemeente. Deze verplichting impliceert dat een aantal processtappen zouden wegvallen of anders georganiseerd konden worden. Dit werd al verrekend in het collegebesluit van 12 mei 2023 voor het jaar 2025, maar deze wetswijziging is nog niet in voege.
• Omwille van nieuwe wetgeving:
  • De Wet houdende diverse bepalingen inzake modernisering van de burgerlijke stand van 13 september 2023 wijzigt volgende bepalingen vanaf 1 januari 2025 (herstelwet DABS):
    • Wijzigingen aan wie recht heeft op afschriften en uittreksels van de burgerlijke stand;
    • De ambtenaar van de burgerlijke stand moet elke buitenlandse akte die hem voor eender welke reden wordt voorgelegd opmaken in de DABS.

Aanpassingen in dienstverlening

Om de piek van de vernieuwing eID Belg op te vangen is een uitbreiding van de bestaande afspraakcapaciteit nodig. Om dit proces klantvriendelijk te laten verlopen is er gekozen om deze afspraakcapaciteit niet op  één locatie te organiseren, maar te verdelen over de verschillende regioloketten, op bijkomende afspraakmomenten. Hieruit volgt ook een bijkomende uitbreiding van het personeelskader om de extra bezoekersstromen te organiseren in de verschillende locaties.

Voor 2025 moet een gemiddelde extra capaciteit voorzien worden van 7.000 afspraken (aanvraag plus afhaling). Deze capaciteit moet uitgebreid kunnen worden tot 15.200 afspraken voor de absolute piekmaanden. Deze extra afsprakencapaciteit wordt voorzien via:

• uitbreiding opening van de regioloketten op dinsdag- en donderdagvoormiddagen van 08.00 tot 12.00 uur vanaf 1 maart 2025 met telkens 10 loketten. Dit betekent een extra capaciteit van grootteorde 7.700 afspraken;
• uitbreiding opening van de regioloketten op maandag van 08.00 tot 17.00 uur vanaf 1 maart 2025 tot 15 loketten. Dit betekent een extra capaciteit van grootteorde 3.300 afspraken.

Dit geeft een totale opgeschaalde capaciteit van grootteorde 11.000 afspraken. Voor de absolute piekmaanden, waar nog verdere opschaling tot 15.200 afspraakmomenten nodig is, kunnen binnen de uitgebreide openingsuren van de regioloketten gericht extra loketten geopend worden.

Fluctuerend kader 2026-2030

De dienstverlening van loketwerking burgerzaken is afhankelijk van hogere, in hoofdzaak federale regelgeving. Op dit moment is nog niet duidelijk welke wetwijzingen en initiatieven deze hogere overheden de komende legislatuur plannen en wat daarvan de impact zal zijn op de dienstverlening burgerzaken in de steden en gemeenten. Daarnaast moeten ook nog verwachte demografische evoluties voor de periode 2026-2030 verwerkt worden. Verdere herijkingen van het fluctuerend personeelskader loketwerking blijven minimaal jaarlijks nodig.  

Specifiek voor de doelgroep Oekraïne wordt uitgegaan van een verder scenario van verlenging van het statuut van tijdelijke bescherming en van een administratieve verlenging van de verblijfskaart A voor 2026 en 2027. Vanaf 2027 en een ononderbroken verblijf van vijf jaar kunnen Oekraïners in principe in aanmerking komen voor het aanvragen van de Belgische nationaliteit. In dat geval zijn andere procedures van toepassing en gelden andere effecten op de organisatie. Gezien ook hier afhankelijkheid van verdere internationale ontwikkelingen en beslissingen van hogere overheden is deze impact nog niet in te schatten.

Om een efficiënte inzet van de op basis van de via fluctuerend kader toegekende VTE te garanderen is het belangrijk om deze VTE maximaal in de effectieve piekmaanden in te kunnen zetten. Dit betekent bijvoorbeeld concreet dat de structureel 2.10VTE voor de seizoenspiek reisdocumenten te vertalen is in effectieve inzet van vier personen gedurende de reispiekmaanden. Inzet van verschillende types medewerkers is in dit kader nodig (tijdelijk medewerkers, vacatie, jobstudent, gespecialiseerde interim, … ).

Overzichtstabel

De tabel hieronder geeft een indicatie van hoe het op 12 mei 2023 goedgekeurde fluctuerend personeelskader verder evolueert voor de periode 2026-2030, los van de noodzakelijke correcties en aanpassingen omwille van nieuwe elementen. De middelen voor 2025 in deze tabel zijn reeds voorzien in de begroting. Daarnaast  biedt de tabel het overzicht van de herijking van het fluctuerend personeelskader van Loketwerking voor 2025, aangevuld met een indicatie voor de periode 2026-2030 op basis van de momenteel beschikbare informatie.

Bijgevoegd bij dit besluit is een uitgebreide tabel opgenomen met de gedetailleerde VTE-berekeningen.

Voor het fluctuerend personeelskader worden jaarlijks de personeelsnoden bekeken en zal dit bedrag ongecompenseerd worden gevraagd. Voor 2025 zullen deze extra uitgaven worden voorgeschoten op de bestaande personeelskredieten 2025 in afwachting van de volgende aanpassing van het meerjarenplan in 2025 (AMJP9). Het opnemen van extra uitgaven in de periode 2026-2030 is pas mogelijk bij de opmaak van het nieuwe meerjarenplan 2026-2031.