2024_CBS_09885 - Dienstverleningsovereenkomst Financiën - Tussen AG Digipolis Antwerpen en stad Antwerpen. Ondertekening - Goedkeuring

Op 24 juni 2022 (jaarnummer 5194) bekrachtigde het college de dienstverleningsovereenkomst SAP met AG Digipolis Antwerpen (hierna AG Digipolis) met ingang van 1 juni 2022 tot en met 31 december 2022 met het oog op de verrekening van diensten van de stad Antwerpen aan AG Digipolis.

Op 6 december 2022 werd de stad getroffen door een cyberaanval met een grote impact op de dienstverlening en werking van het AG Digipolis.

Op 16 december 2022 (jaarnummer 9740) keurde het college een nieuwe  dienstverleningsovereenkomst goed met AG Digipolis met ingang van 1 januari 2023 tot 31 december 2023 met het oog op de verrekening van diensten aan elkaar.

Op 29 maart 2024 (jaarnummer 2691) bekrachtigde het college een aangepaste dienstverleningsovereenkomst goed met AG Digipolis met ingang van 1 januari 2024 tot 31 december 2024 met het oog op de verrekening van diensten aan elkaar.  

Op 24 mei 2024 (jaarnummer 4417) keurde het college een addendum goed aan de dienstverleningsovereenkomst van 1 januari 2024 tot 31 december 2024 met AG Digipolis. 

Decreet Lokaal Bestuur, artikel 56 §3, 3.

Op 24 mei 2019 (jaarnummer 205) keurde het vast bureau het principe goed dat de besluiten met betrekking tot personeelsbeleid enkel beslist worden door het college. 

AG Digipolis besliste om begin 2023 het verouderde boekhoudpakket Navision te vervangen door SAP S4Hana. In december 2022 werd de groep stad Antwerpen getroffen door een cyberaanval. Dit heeft de overgang naar SAP S4Hana binnen AG Digipolis bemoeilijkt waardoor een aantal processen en masterdata suboptimaal zijn opgezet.

AG Digipolis voert in 2024 en 2025 een bijkomende remediëring uit op twee fronten:

1. Correctie van de fouten in de boekhouding en BTW aangifte en verwerking van de achterstand in de facturatie. De werkzaamheden wordt opgevolgd door een maandelijkse stuurgroep met daarin vertegenwoordiging van AG Digipolis, van Stad Antwerpen en de externe consultant Deloitte. Naast het toewijzen van kosten aan klanten, factureren van deze kosten en het innen van de klantenfacturen zal een dossier voor de BTW administratie worden opgesteld.

2. Versterken van de operationele financiële processen om fouten en vertragingen in de toekomst te vermijden. Ook deze werkzaamheden worden opgevolgd door de bovenvermelde stuurgroep. 

Deze acties hebben een impact op de werking van het financiële team binnen AG Digipolis. 

Om bovenstaande redenen is er nood aan een nieuwe dienstverleningsovereenkomst tussen de stad Antwerpen en AG Digipolis voor de bijstand door personeelsleden van de stad Antwerpen aan AG Digipolis voor 2025. Concreet gaat het over bijstand in het kader van: 

• De tijdelijke aansturing van het team leveranciersboekhouding; 

• Het voeren het registreren en boeken van de aankoopfacturen; 

Alle handelingen gebeuren conform het organisatiebeheersingssysteem van AG Digipolis. De dienstverleningsovereenkomst heeft tot doel om facturatie van de personeelskost van de stad Antwerpen voor de bijstand aan AG Digipolis te formaliseren en om de personeelskaders overeenkomstig aan te passen.  

AG Digipolis betaalt de loonkosten voor de geleverde prestaties van de medewerker van de stad Antwerpen terug verhoogd met een werkingskost. De loonkosten van de medewerkers van stad/OCMW komen rechtstreeks uit de payroll en kunnen dus pas na de prestaties teruggevorderd worden. De terugvorderingen zijn volledig en transparant op te volgen via dit digitale randpakket. Voor dit specifieke geval zal er vooraf geen verkooporder aangemaakt worden.  

De geraamde inkomsten zullen bij de volgende aanpassing van het meerjarenplan ingeschreven worden op de budgetadressen 2SBS049901A00000/74632/5170100000/SUB_NR/2500 en 2SBS049901A00000/746/5170100000/SUB_NR/2500