In de Stad Antwerpen worden verschillende innames op en toegangen tot het openbaar domein vergund. Doorheen de jaren werden meerdere processen hieromtrent ondergebracht onder het Asign softwaresysteem, van parkeerverboden en innames voet- en fietspad tot toegang autoluwe zones en werfsignalisatie. Het Asign softwaresysteem werd door Rombit volledig op maat en naar behoefte van de stad Antwerpen ontwikkeld.
De betrokken processen zijn voortdurend in evolutie, en vormen vaak het voorwerp van nieuwe beleidsbeslissingen teneinde deze evoluties te implementeren. Het softwarepakket dient dan ook steeds deze evoluties te volgen. Hierdoor kondigen er zich met regelmaat nieuwe ontwikkelingen aan binnen het Asign platform.
Daarnaast zijn ook voortdurend updates nodig op de achterliggende componenten in de software, zodoende dat het softwarepakket compatibel te houden met de laatste standaarden. Op vlak van onder andere cyberveiligheid zijn deze updates noodzakelijk.
Voor meer informatie met betrekking tot de aanleiding en context van deze Opdracht wordt integraal verwezen naar de bijlage 'Motivering keuze procedure'.
De opdracht is een opdracht voor diensten in de zin van art. 2 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2016.
De opdracht wordt gegund ingevolge een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking in overeenstemming met artikel 42 §1, 1°, d), II van de wet van 17 juni 2016.
Voor wat betreft de motivering wordt verwezen naar de bijlage ‘Motivering keuze procedure’, die integraal deel uitmaakt van dit besluit.
In toepassing van artikel 71 van het huishoudelijk reglement van de raad van bestuur is de raad van bestuur bevoegd voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten indien de geraamde waarde van de opdracht hoger is dan het bedrag bepaald in voormeld artikel 71, behoudens wanneer de raad van bestuur hiervoor een specifieke delegatie geeft aan het directiecomité.
Het directiecomité is bevoegd voor het voeren van de plaatsingsprocedure (en alle daaraan verbonden beslissingen, kennisgevingen en/of juridische handelingen) en de gunning (met inbegrip van de sluiting) ervan.
I. Beknopte omschrijving van de opdracht
Het Asign softwaresysteem dient onderhouden (en gehost) te worden en regelmatig aangepast te worden in functie van nieuwe beleidsontwikkelingen, alsook zijn er voortdurend updates nodig op de achterliggende componenten in de software teneinde het pakket compatibel te houden met de laatste standaarden.
Het integrale bestek is als bijlage aan dit agendapunt toegevoegd en maakt er een onlosmakelijk onderdeel van uit.
II. Duur
De Opdracht wordt aangegaan voor een duur van 4 jaar (Initiële Duur). De opdracht kan door de Aanbestedende Overheid een eerste maal verlengd worden met 2 jaar (eerste Verlengingsperiode). Nadien kan door de Aanbestedende Overheid nog tweemaal verlengd worden voor een termijn van telkens 1 jaar (tweede en derde Verlengingsperiode).
De Aanbestedende Overheid behoudt zich het recht voor om de opdracht te allen tijde schriftelijk en eenzijdig op te zeggen door middel van aangetekende zending en mits het respecteren van een opzeggingstermijn van minimaal 3 maanden.
III. De procedure
De opdracht wordt gegund ingevolge een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking. De aanbestedende overheid acht enkel de volgende onderneming geschikt om de voorliggende opdracht uit te voeren:
| Naam | Adres | Postcode | Stad | Ondernemingsnummer |
| Made by Rombit bv | Meir 30 | 2000 | Antwerpen | 0507.837.956
|
Voormelde onderneming wordt uitgenodigd om een offerte in te dienen.
IV. Globale beoordeling van de Offerte
De Aanbestedende Overheid zal de ingediende Offerte beoordelen op het vlak van prijs/kwaliteitverhouding en maakt hiervan een beoordelingsverslag.
De raad van bestuur keurt het bestek voor ‘een overheidsopdracht voor diensten: onderhoud, ondersteuning en softwareaanpassingen van het A-sign softwaresysteem (20240123 - Asign softwaresysteem) zoals toegevoegd in de bijlagen van dit agendapunt, goed en keurt tevens goed dat hiervoor een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking wordt uitgeschreven op basis van de motieven opgenomen in de bijlage 'Motivering keuze procedure'.
De raad van bestuur keurt goed dat volgende onderneming wordt uitgenodigd om een offerte in te dienen: