In 2022 begon de stad Antwerpen met de analyse voor de vervanging van het huidige medewerkersportaal, dat technisch verouderd is en niet meer naar behoren functioneerde. Eind 2022 benadrukte een cyberaanval de noodzaak van een versnelde vervanging om de cyberveiligheid te waarborgen. Het systeem bevindt zich in de 'rode zone' en is daardoor kwetsbaar. Eind 2023 ontving Stedelijk Onderwijs een formele kennisgeving van Digipolis dat de technische ondersteuning voor het huidige portaal zou stoppen. Een concrete einddatum werd niet meegedeeld.
In deze context werd de vervanging van het medewerkersportaal opgenomen als project binnen de speerpuntennota en werd binnen de afdeling MCI een projectleider aangesteld die zich exclusief hierop zal richten.
Eind 2024 presenteerde Digipolis een geactualiseerde risicoanalyse aan het Stedelijk Onderwijs, die bevestigde dat de verouderde systeemcomponenten van de huidige toepassing een significant veiligheidsrisico vormen. Dit bekrachtigde nogmaals de urgentie voor vernieuwing.
Autonoom Gemeentebedrijf Digipolis is als aankoopcentrale voor digitale projecten van het Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs bevoegd voor deze procedure.
De raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs is bevoegd voor uitgaven boven de 250 000 €.
Via stakeholderbevraging werden de doelstellingen en functionele verwachtingen in kaart gebracht. Het nieuwe medewerkersportaal moet een moderne, gepersonaliseerde werkomgeving worden die onze medewerkers optimaal ondersteunt bij hun werkdag met centrale informatievoorziening, gerichte interne communicatie, digitale aanvragen en effectieve kennisdeling.
Omdat het Stedelijk Onderwijs reeds intensief gebruik maakt van de Microsoft 365-omgeving, zal deze ook de kern vormen van het nieuwe intranet. Echter, om aan alle gewenste functionaliteiten en gebruiksgemakken te kunnen voldoen zonder bijkomende ontwikkelingen, is het noodzakelijk om via een aankoopprocedure extra intranetsoftware aan deze bestaande omgeving toe te voegen.
Het project omvat naast de vervanging van het huidige portaal ook de modernisering van bestaande digitale aanvragen met ruimte voor toekomstige uitbreidingen binnen de Microsoft 365-omgeving.
In het aankoopdossier worden bijgevolg 3 percelen voorzien:
Zowel in het dossier als in de procedure wordt er een strategisch partnerschap aangegaan met de stad Antwerpen zodat we optimaal kunnen genieten van schaalvoordelen zoals licentiekost en kennisdeling. De implementatie gebeurt afzonderlijk zodat we maximaal kunnen tegemoetkomen aan de verwachtingen van elke entiteit.
De lancering is gepland vóór januari 2027, gevolgd door een intensieve ondersteuningsperiode tot en met juni 2027
Voor de vervanging van het platform is er binnen de centrale investeringsmiddelen een budget van 300.000 € voorzien in het huidig meerjarenplan 2020-2025 (AMJP 10) voor de implementatie, integratie en het design van zowel het nieuwe intranet, als de digitale aanvragen.
De exploitatie kost voor 4 jaar wordt ingeschat op 240.000 € en omvat de softwarelicenties en het onderhoudscontract. Deze budgetten moeten worden voorzien in de opmaak van een nieuw meerjarenplan 2026-2031 binnen de contractkosten Digipolis.
De raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen beslist om het huidige medewerkersportaal te vervangen en geeft AG Digipolis de opdracht om een aankoopprocedure hiervoor op te starten. De investeringskost voor deze vervanging wordt ingeschat op 300.000 € en de exploitatiekost voor een periode van 4 jaar op 240.000€.
| Taak | Verantwoordelijke | Timing |
| communicatie naar Digipolis | Kristof Gielis (Projectleider) | na goedkeuring |
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres |
| Investeringskost | 300.000€ | budgetplaats: B906 budgetpositie: 2100 Kosten onderzoek en ontwikkeling functiegebied:2LWS020504A00000 budgetperiode: 2025 |
| Exploitatiekost | 240.000 € | budgetplaats: B906 budgetpositie: 614152 Kantoorkosten ICT functiegebied:2LWS020504A00000 budgetperiode: 2027 - 2030 |