Loketwerking voorziet een centrale plaats in de oude lokalen van de politie in het districtshuis van Merksem, Jozef Nolfplein 1, 2170 Merksem om alle niet-openbare registers van de burgerlijke stand van de negen districten van de stad Antwerpen te bewaren.
De niet-openbare registers zijn de registers met akten van:
Artikel 7 van het oud Burgerlijk Wetboek legt het beheer van de burgerlijke stand bij het college van burgemeester en schepenen en de taak van ambtenaar van de burgerlijke stand bij de burgemeester of een door het college aangeduide schepen.
Artikel 110 van de Wet houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing van 18 juni 2018 stelt dat de registers van de burgerlijke stand verplaatst mogen worden naar een andere bewaarplaats binnen de gemeente mits besluit van het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 139 van het Decreet lokaal bestuur legt het beheer van de burgerlijke stand bij het districtscollege en de taak van ambtenaar van de burgerlijke stand bij de districtsburgemeester of een door het districtscollege aangeduide districtsschepen.
Artikel 7 van het oud Burgerlijk Wetboek legt het beheer van de burgerlijke stand bij het college van burgemeester en schepenen en de taak van ambtenaar van de burgerlijke stand bij de burgemeester of een door het college aangeduide schepen.
Artikel 110 van de Wet houdende diverse bepalingen inzake burgerlijk recht en bepalingen met het oog op de bevordering van alternatieve vormen van geschillenoplossing van 18 juni 2018 stelt dat de registers van de burgerlijke stand verplaatst mogen worden naar een andere bewaarplaats binnen de gemeente mits besluit van het college van burgemeester en schepenen.
Artikel 139 van het Decreet lokaal bestuur legt het beheer van de burgerlijke stand bij het districtscollege en de taak van ambtenaar van de burgerlijke stand bij de districtsburgemeester of een door het districtscollege aangeduide districtsschepen.
Zodoende beslist het districtscollege over de verplaatsing van de registers.
De openbare registers van de burgerlijke stand zijn reeds overgedragen aan het Felixarchief. Elk jaar worden de nieuwe openbare akten van de burgerlijke stand verplaatst naar het Felixarchief. Goedgekeurd door het districtscollege Berendrecht Zandvliet Lillo op 28 juni 2021 (jaarnummer 131).
De niet-openbare registers van de burgerlijke stand tot 30 maart 2019 worden enkel door de medewerkers geraadpleegd om ze te kunnen opnemen in de Databank akten burgerlijke stand.
Het is wenselijk om ook de niet-openbare registers van de burgerlijke stand centraal en in de meest optimale omstandigheden te bewaren.
Een centrale locatie maakt het mogelijk om opzoekingen door medewerkers efficiënter en sneller te organiseren: de verplaatsingstijd naar de verschillende districten valt weg en de opzoekingen kunnen door een grotere centrale poel van medewerkers beter uitgevoerd worden.
De centrale locatie in Merksem zal beantwoorden aan alle normen van archivering. Zo worden deze registers in correcte omstandigheden bewaard. Klimatologisch worden de nodige aanpassingen gedaan, alsook naar brandveiligheid toe. Ook wordt ervoor gezorgd dat de oude boeken op een correcte manier in degelijke archiefkasten worden bewaard.
Momenteel worden deze registers in vaak vochtige kelders bewaard. Door te zorgen voor een kwaliteitsvolle centrale locatie kan een goede overdracht aan het Felixarchief gegarandeerd worden en wordt een efficiënte raadpleging en opzoeking door de medewerkers verzekerd.
Het districtscollege keurt goed dat de niet-openbare akten van de burgerlijke stand verplaatst worden naar Merksem, Jozef Nolfplein 1, 2170 Merksem.