| Fase | Bestuursorgaan | Datum | Jaarnummer |
| Goedkeuring gunning op basis van bestek GAC_2021_01768 (P09582) aan Estate And Landscape Management bv, tegen 1.770.223,07 euro, inclusief btw | college | 16 september 2022 | 7574 |
| Goedkeuring wijziging 1 van de opdracht tegen 132.193,69 euro, inclusief btw | college | 5 mei 2023 | 2908
|
| Goedkeuring wijziging
. Wijziging opdrachten 2. Correctiebestelling tegen 99.530,97 euro, inclusief btw
| college | 19 januari 2024 | 283 |
| Goedkeuring correctie bestelling 3 tegen 98.422,51euro, inclusief btw | college | 14 juni 2024 | 5101 |
Op 16 september 2022 (jaarnummer 7574) werd door het college de opdracht voor de heraanleg van de Rubenstuin gegund aan Estate And Landscape Management bv, Brusselsesteenweg 403, 1785 Merchtem, met ondernemingsnummer 0437.458.716, tegen een bedrag van 1.770.223,07 euro, inclusief btw, op basis van bestek GAC_2021_01768 (P09582).
In toepassing van artikel 38/1 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, is de aanbesteder gerechtigd de oorspronkelijke opdracht te wijzigen voor aanvullende opdrachten die noodzakelijk zijn geworden en die niet in de oorspronkelijke opdracht waren opgenomen wanneer de verandering van opdrachtnemer niet mogelijk is om economische of technische redenen en tot aanzienlijk ongemak of een aanzienlijke kostenstijging zou leiden voor de aanbesteder. De wijziging van de opdracht mag het voorwerp van de opdracht niet wezenlijk wijzigen en blijft beperkt tot 50% van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.
In toepassing van artikel 38/2 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, is de aanbesteder gerechtigd de oorspronkelijke opdracht te wijzigen wanneer de wijziging het noodzakelijk gevolg is van omstandigheden die een zorgvuldige aanbesteder niet kon voorzien en de wijziging geen verandering in de algemene aard van de opdracht of raamovereenkomst brengt. De wijziging blijft beperkt tot 50 % van het oorspronkelijke opdrachtbedrag.
In toepassing van artikel 38/4 van het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, gewijzigd bij Koninklijk Besluit van 22 juni 2017, mag een wijziging zonder nieuwe plaatsingsprocedure voor een opdracht worden doorgevoerd, indien het bedrag waarmee de wijziging gepaard gaat lager is dan elk van beide volgende bedragen:
1° de drempel voor Europese bekendmaking: en
2° tien procent van de waarde van de aanvankelijke opdracht voor leveringen en diensten en vijftien procent van de waarde van de aanvankelijke opdracht voor werken.
Tijdens de uitvoering van de opdracht deden zich volgende wijzigingen voor (bedragen exclusief btw):
Wijziging opdracht (artikel 38/1 KB Uitvoering):
Verrekening | Motivatie | Wijziging opdracht in meer in euro | Wijziging opdracht in min in euro |
| verrekening 34: groeibegrenzer oostmuur | Leveren en plaatsen van een groeibegrenzer
deels langs de oostmuur en zone
kolveniershof. Het werd niet voorzien in de opdracht maar was wel nodig, anders kunnen de klimplanten naar de buren niet gesnooid woren door de loofgang (niet toegankelijk) | 7.463,00 | |
verrekening 79: onderstellen planten | Maken van regelbare onderstellen voor de plantenbakken, door de bol profilering van de paden en om het transport van de plantenbakken mogelijk te maken waren de onderstellen noodzakelijk. | 6.880,00 | |
verrekening 84: | Smeedijzeren schroeven ter bevestiging van de loden beugel waarmee de regenafvoerbuizen worden bevestigd. | 742,00 |
|
verrekening 85: uitlopen werf | Uitlopen van de werf door vertragingen ingevolge archeologie werken en uitlopen van de nieuwbouw inclusief het verlegen inname openbaar domein. | 11.314,67 |
|
verrekening 88: | Waarschuwingsbordjes "niet drinkbaar water" bij kranen in de tuin. | 408,75 |
|
| | |||
subtotaal | 26.808,42 | ||
21% btw | 5.629,77 | ||
totaal |
| 32.438,19 |
Wijziging opdracht (artikel 38/2 KB Uitvoering):
| Verrekening | Motivatie | Wijziging opdracht in meer in euro | Wijziging opdracht in min in euro |
| verrekening 14: Opbreken, afvoeren en storten van massive constructies | Er werd voor de opstart van de werken een grondscan gemaakt waar er geen massieven zichtbaar waren, bij uitvoering werden deze wel gevonden. | 8.820,00 | |
| subtotaal | 8.820,00 | ||
| 21% btw | 1.852,2 | ||
| totaal | 10.672,2 |
De minimis regel (artikel 38/4 KB Uitvoering):
| Verrekening | Motivatie | Wijziging opdracht in meer in euro | Wijziging opdracht in min in euro |
| verrekening 40:Bijvulling regenwatertank | Bijvulling regenwatertank (inclusief minwerken). | 6.775,00 | |
| verrekening 80: orangerie planten | In bewaring houden van Orangerieplanten bij JAEKEN juli/augustus 2024. Vanaf voorlopige oplevering zal dit door de klant geregeld worden. | 736,00 | |
| verrekening 81: irrigatievoorzieningen | Meer en minder plaatsen van irrigatievoorzieningen. | 1.484,58 | |
| verrekening 82: Padoek in plaats van eik | Plaatsen van extra straatkolken zoals voorzien in posten 111 tot en met 113. | 1.247,76 | |
| verrekening 83: orangeriekuipen | Groter volume van de orangeriekuipen dan oorspronkelijk voorzien. | 4.381,57 | |
| verrekening 86: afvoeren grond | Afvoeren van grondoverschotten komende van de zone nieuwbouw, erekoer en bordeszone. | 5.950,19 | |
| verrekening 87: planten | Leveren en/of aanplanten van planten, ten opzichte van de initieel voorziene lijst bij aanbesteding. | 1.349,89 | |
| verrekening 89: | Afvoeren van grondoverschotten komende van de werf, zone naast nieuwbouw gebouw. | 13.790,34 | |
| subtotaal | 35.715,33 | ||
| 21% btw | 7.500,22 | ||
| totaal | 43.215,55 |
Samenvatting
AG Vespa legt de wijzigingen van de opdracht (Heraanleg het Museum Rubenstuin, Wapper 9-15, 2000 Antwerpen- GAC/2021/01768) ter goedkeuring voor die als volgt kunnen worden samengevat:
| Omschrijving | In meer in euro | In min in euro |
| Wijziging opdracht (artikel 38/1 KB Uitvoering) | 26.808,42 | |
| Wijziging opdracht (artikel 38/2 KB Uitvoering) | 8.820,00 | |
| De minimis regel (artikel 38/4 KB Uitvoering) | 35.715,33 | |
| Subtotaal | 71.343,75 | |
| 21% btw | 14.982,19 | |
| Totaal | 86.325,94 |
Er wordt gewerkt met een correctiebestelling, aangezien sommige werkzaamheden reeds zijn uitgevoerd om onderbrekingen te voorkomen en extra kosten te vermijden.
Nog uit te voeren werken:
Er zijn ook nog enkele werkzaamheden uit de basisstaat die in 2025 en 2026 zullen worden uitgevoerd. Dit betreft schilderwerkzaamheden die vanwege slecht weer niet konden worden uitgevoerd (uitgesteld tot het voorjaar van 2025) en onderhouds- en beheerswerkzaamheden die nog moeten plaatsvinden (waarborgperiode). We reserveren nog een provisie voor de indexatie op basis van een schatting van 3,5% per jaar.
| Artikelnummer | Omschrijving | In euro |
| 390 | beheer van kruidachtige vegetatie buiten parterre gedurende twee jaar | 8.597,10 |
| 391 | beheer van klim- en rankende planten gedurende twee jaar | 6.965,48 |
| 392 | beheer van orangerie- en kuipbeplanting gedurende twee jaar | 2.499,87 |
| 393 | beheer van bomen buiten parterre gedurende twee jaar, volgens 11-13 | 5.139,24 |
| 394 | beheer van heesters buiten parterre en hagen gedurende twee jaar | 4.318,87 |
| 395 | beheer van waterplanten en aquafauna gedurende twee jaar | 691,02 |
| 396 | transferte voor verwerking van groenafval buiten parterre gedurende twee jaar | 1.270,26 |
| 397 | beheer van tuinpaden gedurende twee jaar | 3.482,74 |
| 398 | beheer van tuinstoffering gedurende twee jaar | 2.352,52 |
| 400 | beheer van waterbassin en fontein gedurende twee jaar | 1.219,45 |
| 401 | beheer van waterbuffering en irrigatievoorziening (onder andere winterklaarmaken irrigatie) gedurende twee jaar | 3.251,86 |
| 402 | beheer van soft- en hardware (technische installaties, waaronder het monitoringssysteem van de pompput) gedurende twee jaar | 1.422,69 |
| 422 | leveren en plaatsen schilderwerk regels tuintreillages (25%) | 1.504,80 |
| 423 | leveren en plaatsen schilderwerk schoren tuintreillages (25%) | 219,93 |
| 424 | leveren en plaatsen schilderwerk schoren tuinpoorten (25%) | 219,93 |
| 425 | leveren en plaatsen schilderwerk bestaand hang en sluitwerk poortvleugels (25%) | 326,43 |
| 546 | (voorwaardelijk) Interventie gepland, probleem verhelpen binnen de werkweek, ingeschatte intervaltijd 1 x per maand | 1.829,17 |
| 547 | (voorwaardelijk) Interventie dringend, probleem verhelpen binnen vier uur, ingeschatte intervaltijd 2 à 3 x per jaar | 487,78 |
| 548 | (voorwaardelijk) Interventie gepland buiten de kantooruren, probleem verhelpen binnen de werkweek, ingeschatte intervaltijd 1 x per maand | 792,64 |
| 549 | (voorwaardelijk) Interventie dringend buiten de kantooruren, probleem verhelpen binnen 4 uur, ingeschatte intervaltijd 2 à 3 x per jaar | 284,54 |
| 550 | (voorwaardelijk) Kleine functionele aanpassingen op vraag van de opdrachtgever, volgens 9-20 | 508,10 |
| subtotaal | 47.384,42 | |
| Indexatie 2025 3,5% | 1.658,45 | |
| Indexatie 2026 3,5% | 1.716,50 | |
| subtotaal | 50.759,37 | |
| 21% btw | 10.659,47 | |
| totaal | 61.418,84 |
Voor deze opdracht werden volgende bestelbonnen vastgelegd:
| Bestelbon | Omschrijving | Budget in euro, exclusief btw | Saldo in euro, exclusief btw |
| 4005547202 (Nu S4H 7005547202) | Gunning aannemer inclusief marge. | 1.609.293,69 | 99.263,82 |
| 4005550933 | Vastlegging krediet voor verrekeningen. | 109.250,98 | 0,00 |
| 4105068574 (Nu S4H 7105068574) | Vastlegging krediet voor verrekeningen. | 82.257,00 | 82.257,00 |
| Totaal exclusief btw | 1.800.801,67 | 181.520,82 |
Een bedrag van 1.800.801,67 euro, exclusief 21% btw, ligt reeds vast in bestaande bestelbonnen. Een bedrag van 181.520,82 euro, exclusief 21% btw is nog beschikbaar in bestelbonnen.
Om de continuïteit van de betalingen te garanderen is het aangewezen om nog bijkomend budget vast te leggen:
| Omschrijving | Saldo in euro, exclusief btw |
| Budget vastgelegd en beschikbaar | 181.520,82 |
| Uitgestelde werken
| - 50.759,37 |
| Vorderingsstaat 26 | -181.697,88 |
| Totaal exclusief btw | -50.936,43 |
De totale uitgave bedraagt 50.936,43 euro + 10.696,65 euro (21% btw)= 61.633,08 euro, inclusief btw en zal verrekend worden op het investeringsbudget 2025.
Het college keurt goed dat volgens de onderhandelingsprocedure op basis van briefwisseling prijs werd gevraagd voor de wijziging van de opdracht aan Estate And Landscape Management bv, Brusselsesteenweg 403,1785 Merchtem.
Het college keurt de aanvullende opdrachten goed voor een bedrag van 26.808,42 euro + 5.629,77euro (21% btw) = 32.438,19 euro inclusief btw.
Het college keurt de wijziging opdrachten goed voor een bedrag van 8.820,00euro + 1.852,2 euro (21% btw) = 10.672,20 euro inclusief btw.
Het college keurt de wijziging opdrachten in meer goed voor een bedrag van 35.715,33 euro + 7.500,22 euro (21% btw) = 43.215,55 euro inclusief btw.
Het college keurt de correctiebestelling goed voor een bedrag van 61.633,08 euro, inclusief btw, vast te leggen op naam van Estate And Landscape Management bv voor de heraanleg van de Rubenstuin, Wapper 9-15, 2000 Antwerpen, op basis van bestek GAC_2021_01768 (P09582).
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Wijziging opdracht 4(P0958280) Museum Rubenshuis Wapper 9-15 2000 Antwerpen Estate And Landscape Management bv Brusselsesteenweg 403 1785 Merchtem Ondernemingsnummer: 0437.458.716 Rekeningnummer: BE97 7341 1004 0849 | 61.633,08 euro, inclusief btw | budgetplaats: 5322000000 budgetpositie:220 functiegebied: 2BRS010201P09582 subsidie: SBT11386 fonds: Intern begrotingsprogramma: 2SA070720 budgetperiode:2025 | 4005656602 |