2025_CBS_01213 - Stedelijk patrimonium. Stadsbeheer. Den Bell, Francis Wellesplein 1, 2018 Antwerpen - Aanpassingswerken zone X70-X80. V02894. Totaalproject inrichting, verhuis en aanpassing technieken. Uitvoeringsfase. Opdracht aan AG Vespa - Goedkeuring

Op 25 november 2019 (jaarnummer 652) werd door de gemeenteraad de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Antwerpen en AG Vespa goedgekeurd. Hierin werden afspraken gemaakt over de opdracht door de stad Antwerpen aan AG Vespa voor het beheer van het stedelijk patrimonium, onder meer de realisatie van bouw- en onderhoudsprojecten. De beleidsbeslissing tot het realiseren van deze bouw- en onderhoudsprojecten ligt bij de stad Antwerpen.

Op 27 januari 2023 (jaarnummer 490) werd door het college de principebeslissing goedgekeurd voor de invulling van het vrije bouwdeel van Den Bell (zone X70-X80) met de functies uitgeoefend door AG Digipolis Antwerpen. In ditzelfde besluit werd de opdracht gegeven aan de bedrijfseenheden Stadsbeheer, AG Digipolis Antwerpen en AG Vespa om deze verhuisbeweging verder uit te werken.

Op 1 september 2023 (jaarnummer 5978) keurde het college goed dat de opdracht ‘verhuis en kantoorinrichting AG Digipolis in Den Bell -  studieopdracht’ wordt uitgevoerd door AG Vespa.

Op 27 september 2024 (jaarnummer 7583) nam het college kennis van de voorgestelde aanpak om de afzonderlijke deelopdrachten 'verhuis en inrichting' (V02895) en 'aanpassing technische installaties' (V02986) uit te voeren als één geïntegreerde totaalopdracht 'verhuis, inrichting en aanpassing technische installaties' (V02894). Het college keurde daarbij goed dat het opdrachthouderschap voor het deel 'studie' wordt opgenomen door AG Vespa voor een maximumbedrag van 289.711,81 EUR inclusief btw, prijsherzieningen en 10% voor onvoorziene omstandigheden. In ditzelfde besluit werd eveneens goedgekeurd dat de plaatsingsprocedure (exclusief gunningsbeslissing) opgestart wordt.

Artikel 30, §1 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten bepaalt met betrekking tot in-housetoezicht volgende voorwaarden:

1° de aanbestedende overheid oefent op die rechtspersoon toezicht uit zoals op haar eigen diensten;
2° meer dan 80 % van de activiteiten van de gecontroleerde rechtspersoon behelst de uitvoering van taken die hem zijn toegewezen door de controlerende aanbestedende overheid of door andere, door diezelfde aanbestedende overheid gecontroleerde rechtspersonen; en
3° er is geen directe participatie van privékapitaal in de gecontroleerde rechtspersoon, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale wetgeving, in overeenstemming met de verdragen, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon.

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Op 25 november 2019 (jaarnummer 652) keurde de gemeenteraad de beheersovereenkomst 2019-2024 tussen de stad Antwerpen en AG Vespa goed. Specifiek met betrekking tot realisatie van bouw- en onderhoudsprojecten van het stedelijk patrimonium zijn onder andere volgende artikels van toepassing:

• in artikel 6 §3 wordt de opdracht aan AG Vespa voor het patrimoniumbeheer van het stedelijk patrimonium omschreven. De beleidsbeslissing tot het realiseren van bouw- en onderhoudsprojecten ligt bij de stad Antwerpen. De stad Antwerpen legt tevens het projectbudget vast. 
• artikel 6  §3.4 bepaalt dat AG Vespa instaat voor de realisatie van bouw- en onderhoudsprojecten van het stedelijk patrimonium en dat deze opdracht de beslissingsbevoegdheid inzake het plaatsen en uitvoeren van overheidsopdrachten omvat, in eigen naam en voor rekening van de stad Antwerpen. De stad Antwerpen dient hiervoor de beleidsbeslissing tot realisatie van het project te nemen en het projectbudget vast te leggen.
• in artikel 7, Lastgeving stedelijk patrimonium, verleent de stad Antwerpen een volmacht aan AG Vespa om in de realisatie van bouw-, onderhouds- en publieke domein projecten alle daden van beschikking en beheer te stellen in eigen naam en voor rekening van de stad Antwerpen voor wat betreft het stedelijk patrimonium. Onder deze lastgeving valt expliciet ook de bevoegdheid tot het nemen van alle beslissingen in het kader van overheidsopdrachten met betrekking tot het stedelijk patrimonium;
• in artikel 11 §2 staat dat in uitvoering van de beheersovereenkomst, de stad Antwerpen alle kosten die AG Vespa opneemt, ten laste neemt.

Totaalproject 'verhuis, inrichting en aanpassing technieken'

Het project 'verhuis van AG Digipolis Antwerpen naar Den Bell' omvat volgende aspecten, welke opgenomen werden in een aanbestedingsdossier:

• een ontwerpcomponent die het concept dat ontwikkeld werd tijdens het voortraject verder concretiseert tot een uitvoeringsklaar project en de coördinatie van deze totaalopdracht om te komen tot een geïntegreerd geheel;
• het organiseren van de logistieke beweging van gerecupereerde meubelstukken tussen de bestaande en nieuwe kantooromgeving;
• de levering van nieuw kantoormeubilair;
• de uitvoering van diverse inrichtingswerkzaamheden (vernieuwen vloerbekleding, invulwanden,...);
• de werken voor aanpassing van de technische installaties (aanpassing ventilatieconcept en voorzien van de nodige koeling in bepaalde zones, aanpassing en integratie van elektrische en data-installaties binnen de nieuwe inrichting).

Opdrachthouderschap AG Vespa met oog op uitvoering totaalopdracht

Het opdrachthouderschap werd reeds opgenomen voor de volledige studiefase van het bouwproject (2024_CBS_07583). In ditzelfde besluit werd door het college ook de goedkeuring gegeven aan de opstart van de plaatsingsprocedure door AG Vespa.

Alvorens AG Vespa overgaat tot de gunning van de geïntegreerde totaalopdracht wordt middels dit besluit het taakstellend projectbudget en de toewijzing van het volledige opdrachthouderschap voor de uiteindelijke uitvoering van het totaalproject voorgelegd aan het college. 

De gunning van de opdracht is gepland eind maart 2025. 

De realisatie van de opdracht wordt uitgevoerd door AG Vespa.

Taakstellend totaalbudget

Het budget voor de realisatie van het geïntegreerde totaalproject binnen de opdracht van AG Vespa werd geraamd op 2.304.478,14 EUR (inclusief btw, erelonen en 10% onvoorziene omstandigheden en herzieningen; collegebesluit 27 september 2024, jaarnummer 7583). 

Bovenstaande budget wordt uitgebreid met 120.452,20 EUR voor de realisatie van de bijhorende bekabelingswerken (data en elektriciteit) in functie van de aangepaste inrichting. Betreffende budgetten werden initieel ondergebracht binnen de opdracht van AG Digipolis. Evenwel gelet op de noodzaak om ook deze werken gecoördineerd uit te voeren met de overige werkzaamheden binnen de totaalopdracht, zullen deze budgetten via budgetverschuiving overgeheveld worden naar de opdracht van AG Vespa.

Hierdoor zal het taakstellende budget voor de totaalopdracht 2.424.930,34 EUR all-in bedragen.

Toewijzing opdrachthouderschap AG Vespa voor rekening van de stad Antwerpen - fase 'uitvoering' 

Het projectbudget voor totaalproject 'inrichting, verhuis en aanpassing technieken' van zone X70-X80 in Den Bell bedraagt 2.424.930,34 EUR (inclusief btw, erelonen en 10% onvoorziene omstandigheden en herzieningen). In eerdere besluitvorming (2024_CBS_07583) werd er ten behoeve van studies en erelonen reeds 289.711,81 EUR inclusief btw vastgelegd. De raming van de uitvoeringsfase bedraagt dus 2.135.218,53 EUR (inclusief btw, erelonen en 10% onvoorziene omstandigheden en herzieningen). 

De nodige investeringskredieten voor dit project werden voorzien in de meerjarenbegroting onder hiernavolgende budgettaire dimensies:

• SUB_NR/INTERN/2025/5292000000/221/2WNS040108V02894/2SA050309: 1.909.231,23 EUR  
• SUB_NR/INTERN/2025/5292000000/240/2WNS040108V02894/2SA050309: 259.572,22 EUR 

Het projectbudget voor het deel 'uitvoering' omvat alle uitgaven die AG Vespa in het kader van de opdracht aan het project zal spenderen en als gedelegeerd bouwheer zal doorfactureren aan de stad Antwerpen. AG Vespa realiseert dit project binnen de limieten van deze kredieten en rekent daarop alle onderdelen van het project af (studiekosten, begeleiding, enzovoort).  

Alvorens over te gaan tot gunning zal AG Vespa de nodige stedelijke middelen vastleggen via een bijkomend collegebesluit. Hiervoor moeten nog de nodige budgetverschuivingen uitgevoerd worden. Dit gebeurt op basis van het effectieve gunningsbedrag.

AG Vespa voert de opdracht uit in eigen naam en voor rekening van de stad Antwerpen. Met dit besluit wordt aan AG Vespa het mandaat gegeven om het opdrachthouderschap voor het deel ‘uitvoering’ op te nemen.