2025_CBS_02485 - Autonoom Gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen - Vastlegging budget 2025 project PA6314: Implementatie SAP S4HANA - Goedkeuring

Op 23 november 2020 (jaarnummer 665) keurde de gemeenteraad de beheersovereenkomst tussen de stad Antwerpen en het AG Digipolis Antwerpen voor de periode van 1 januari 2021 tot en met 30 juni 2025 goed.

Op 17 februari 2023 (jaarnummer 613) keurde het college principieel de aanpak van de upgrade van het financieel platform goed.

Op 25 november 2024 (jaarnummer 611) keurde de gemeenteraad aanpassing 8 van het meerjarenplan 2020-2025 goed.

Op 7 februari 2025 (jaarnummer 923) keurde het college de vastlegging van de investeringsmiddelen 2025 voor het project PA6314 goed.

Op 24 februari 2025 (jaarnummer 177) keurde de gemeenteraad de verlenging van de beheersovereenkomst met AG Digipolis Antwerpen tot 31 december 2025 goed.

Artikel 30, §1 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten bepaalt met betrekking tot in-housetoezicht volgende voorwaarden:

1° de aanbestedende overheid oefent op die rechtspersoon toezicht uit zoals op haar eigen diensten;
2° meer dan 80% van de activiteiten van de gecontroleerde rechtspersoon behelst de uitvoering van taken die hem zijn toegewezen door de controlerende aanbestedende overheid of door andere, door diezelfde aanbestedende overheid gecontroleerde rechtspersonen;
 3° er is geen directe participatie van privékapitaal in de gecontroleerde rechtspersoon, met uitzondering van geen controle of blokkerende macht opleverende vormen van participatie van privékapitaal, vereist krachtens de nationale wetgeving, in overeenstemming met de verdragen, die geen beslissende invloed uitoefenen op de gecontroleerde rechtspersoon.

Artikel 56, §3, 4° Decreet over het Lokaal Bestuur stelt dat het college bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Op fiscaal vlak is het AG Digipolis Antwerpen gestructureerd als zelfstandige groepering van personen ("kostendelende vereniging") zoals voorzien in artikel 44, §2bis van het Btw-wetboek. AG Digipolis Antwerpen zal haar leden factureren voor de geleverde goederen en diensten en voor hun aandeel in de gezamenlijke kosten. Dit besluit legt de bedragen vast in een bestelbon en regelt de betaling.

Met dit besluit stelt het bestuur het aandeel van de stad Antwerpen in de budgetten op project PA6314 Implementatie S/4HANA Groep Antwerpen voorzien voor 2025 bij de achtste aanpassing van het meerjarenplan en gecorrigeerd met de aanpassingen van de nog goed te keuren negende aanpassing van het meerjarenplan beschikbaar aan het AG Digipolis. Het AG Digipolis plaatst op haar beurt voor dit groepsbrede ICT-project de nodige bestellingen bij de leveranciers. De andere betrokken entiteiten stellen eveneens budgetten ter beschikking van AG Digipolis a rato van hun aandeel in de kosten van dit project zoals bekrachtigd op de projectstuurgroep van 25 september 2024. 

De investeringsmiddelen voor 2025 werden vastgelegd op 7 februari 2025 via het collegebesluit met jaarnummer 923. Deze zullen door het AG Digipolis aangewend worden voor consultancy in het kader van de blauwdruk, implementatie, testen en ondersteuning na de opstart. De exploitatiemiddelen van 2025 worden aangewend voor licentiekosten, hieraan gekoppelde onderhoudskosten en consultancy ter ondersteuning van de implementatie van het nieuwe platform.

De uitgaven die geregistreerd worden op de projectbudgetten, worden uitbetaald op basis van facturen. Hiertoe zal een gedetailleerde rapportering worden opgezet.

In de mate dat AG Digipolis Antwerpen aan de stad btw aanrekent voor diensten, is deze btw voor de stad aftrekbaar. In dat geval ligt het thesauriebedrag van de uitgave hoger dan het bedrag dat uiteindelijk budgettair zal worden verwerkt.