2025_CBS_08904 - Thesaurievoorschot - Toekenning terugvorderbaar thesaurievoorschot aan AG Digipolis Antwerpen - Goedkeuring

AG Digipolis besliste om begin 2023 het verouderde boekhoudpakket Navision te vervangen door SAP S4Hana. In december 2022 werd de groep stad Antwerpen getroffen door een cyberaanval. Dit heeft de overgang naar SAP S4Hana binnen AG Digipolis bemoeilijkt waardoor een aantal processen en masterdata suboptimaal zijn opgezet.  Dit heeft ertoe geleid dat er moeizaam kon worden gefactureerd aan de verschillende klanten. Omdat AG Digipolis niet over een eigen werkkapitaal beschikt, resulteerde deze vertraagde facturatie in 2023 tot een liquiditeitstekort. 

Op 15 december 2023 besliste het college over de toekenning van een terugvorderbaar thesaurievoorschot aan AG Digipolis voor de periode december 2023 tot 14 december 2024 (jaarnummer 9060).

Op 13 december 2024 besliste het college over de toekenning van een terugvorderbaar thesaurievoorschot aan AG Digipolis voor de periode december 2024 tot 14 december 2025 (jaarnummer 9638).

Artikel 56, §3 3° DLB bepaalt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het financiële beheer. 

Het toegestane thesaurievoorschot van december 2024 moet terugbetaald worden op 14 december 2025. 

AG Digipolis voerde in 2024 en 2025 een bijkomende remediëring uit op twee fronten: 

1. Correctie van de fouten in de boekhouding en BTW aangifte en verwerking van de achterstand in de facturatie. 

2. Versterken van de operationele financiële processen om fouten en vertragingen in de toekomst te vermijden. In 2024 is er een implementatieplan opgesteld dat focust op 8 verschillende werkpakketten:

1. Liquiditeitsplanning
2. BTW
3. Klantenfacturen
4. Risicomanagement
5. Rapportering & dashboard
6. Leveranciersfacturen
7. WBS structuur
8. Budget en meerjarenplanning

De werkzaamheden zijn opgevolgd door een maandelijkse stuurgroep met daarin vertegenwoordiging van AG Digipolis, van Stad Antwerpen en de externe consultant Deloitte.

De geplande acties binnen deze werkpakketten zullen in 2026 maximaal gealigneerd worden op de mijlpalen van het groepstraject migratie SAP S4Hana. AG Digipolis stapt mee over naar de nieuwe groepsomgeving in fase 3 (voorzien in 2027).

De cash conversie vertoonde over de laatste 6 maanden volgende omloopsnelheden versus de ideale situatie : 

Hoewel de omloopsnelheid in 2025 verbeterd is versus 2024, zijn er nog bijkomende acties nodig binnen de bovenstaande werkpakketten.

Om een liquiditeitstekort bij het AG Digipolis te vermijden is het aangewezen om een terugvorderbaar thesaurievoorschot van 22 miljoen euro toe te kennen aan het  AG Digipolis.

Het thesaurievoorschot van 25 miljoen euro toegekend in 2024 aan AG Digipolis Antwerpen wordt op 14 december 2025 terugbetaald aan de Stad Antwerpen. Het AG Digipolis zal 3 miljoen euro cashmatig aflossen. 

De terugbetaling van het saldo van 22 miljoen euro op het thesaurievoorschot 2024 en de toekenning van het thesaurievoorschot 2025 worden in samenspraak met de betrokken partijen boekhoudkundig geregeld, zonder cashbewegingen.

Stad Antwerpen geeft aan AG Digipolis Antwerpen een terugvorderbaar thesaurievoorschot van 22 miljoen euro. 

Stad Antwerpen registreert haar vordering op Digipolis op grootboekrekening 4160000000: Andere vorderingen uit niet-ruil transacties. Digipolis registreert haar schuld op korte termijn op grootboekrekening 4830000000: Ontvangen vooruitbetalingen uit niet-ruiltransacties. 

Het thesaurievoorschot zal zo snel mogelijk worden terugbetaald, uiterlijk op 14 december 2026. De terugbetalingscapaciteit zal volledig buiten de reguliere project- en werkingsplanning van AG Digipolis worden gehouden.