Op 25 mei 2018 trad de Europese verordening gegevensbescherming (AVG) in werking.
Volgens artikel 28 van de AVG kan elke verwerkingsverantwoordelijke bij de verwerking van persoonsgegevens een beroep doen op een derde partij, de verwerker genoemd, die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens zal verwerken.
Wanneer een verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens een beroep wil doen op een derde (verwerker), is het aangewezen om hierover een overeenkomst af te sluiten. Na de inwerkingtreding van de AVG dienden er een groot aantal verwerkersovereenkomsten te worden afgesloten. Daarom was het aangewezen een sjabloon van een verwerkersovereenkomst goed te keuren en de bevoegdheid om de overeenkomsten namens de stad Antwerpen af te sluiten met verwerkers te delegeren aan de algemeen directeur en vervolgens aan de bevoegde bedrijfsdirecteurs.
Op 28 februari 2025 keurde het college het vernieuwde sjabloon van de verwerkersovereenkomst goed (jaarnummer 1444).
Artikel 28 van de VERORDENING (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene verordening gegevensbescherming).
Vanuit de organisatie ontving het Data Protection Officer (DPO) Team feedback op de bijlage bij de verwerkersovereenkomst betreffende de te nemen technische en organisatorische maatregelen door een verwerker. De uitgebreide en gedetailleerde vragenlijst blijkt vaak moeilijk in te vullen door kleine verwerkers.
Op de Stuurgroep Risico van 4 november 2025 werd daarom beslist om een vereenvoudigde versie op te stellen van de verwerkersovereenkomst. Deze vereenvoudigde versie mag uitzonderlijk gebruikt worden onder bepaalde omstandigheden. Het gewone sjabloon is en blijft de standaardversie die gebruikt dient te worden.
Het vereenvoudigde sjabloon mag enkel in volgende gevallen gebruikt worden:
het gaat om een verwerker;
op kleine schaal (beperkt aantal werknemers en omzet);
wiens hoofdtaak niet de verwerking van persoonsgegevens is;
met een duidelijk afgelijnde taak (bijvoorbeeld controle of een klant recht heeft op kansentarief);
er worden slechts beperkte persoonsgegevens verwerkt en dit betreffen geen gevoelige persoonsgegevens (artikel 9 AVG) noch het Rijksregisternummer;
de verwerker bevindt zich in de Europese Economische Ruimte.
Bij twijfel of een vereenvoudigde verwerkersovereenkomst toegelaten is, dient het DPO Team gecontacteerd te worden.
Het college keurt het vereenvoudigde sjabloon voor een verwerkersovereenkomst goed.
Het college beslist om de bevoegdheid tot het afsluiten van de vereenvoudigde versie van een verwerkersovereenkomst voor zover het sjabloon daartoe gebruikt wordt, te delegeren aan de algemeen directeur, met de mogelijkheid voor de algemeen directeur om deze bevoegdheid verder te delegeren aan de bedrijfsdirecteurs.