Op 18 september 2025 gunde provincie Antwerpen de opdracht VARIA-2025-01505 Raamovereenkomst voor een digitaal depot met archiefbeheersysteem voor papieren en digitaal archief aan de firma Docbyte nv, Kortrijksesteenweg 1144B, 9051 Gent, met ondernemingsnummer 0880.119.503.
De provincie Antwerpen treedt voor deze opdracht op als aankoopcentrale voor o.m. de steden en gemeenten van de provincie Antwerpen.
Deze opdracht werd gesloten op 29 september 2025 en heeft een looptijd van 4 jaar. Na het verstrijken van deze initiële looptijd kan de opdracht 3 maal verlengd worden met een periode van 1 jaar.
De bepalingen van de opdrachtdocumenten VARIA-2025-01505 (technische omschrijving, contractuele bepalingen, …) en de daarvoor gegunde offerte van de firma voldoen aan de noden en wensen van de stad.
De cyberaanval plaatste niet alleen de website van het FelixArchief (www.felixarchief.be), maar ook de achterliggende toepassingen in de rode zone. Door de recoveryfase is de website (front) ondertussen opnieuw operationeel, maar draait op verouderde componenten. De achterliggende toepassingen die noodzakelijk zijn om de archiefwerking te garanderen, waaronder het archiefmanagementsysteem, worden beschouwd als shadow-IT en zijn niet NIS2 compliant.
De gunningsprocedure opgestart door Provincie Antwerpen voor e-depot en een archiefmanagementsysteem biedt een opportuniteit. De functionele vereisten van het bestek werden in nauwe samenwerking met FelixArchief opgesteld.
De aangeboden archiveringsoplossing voor digitale archieven voldoet aan de eIDAS v2 vereisten met betrekking tot gekwalificeerde vertrouwensdiensten voor elektronische archivering en de archivering van documenten voorzien van een gekwalificeerde digitale handtekening.
De opdracht is inclusief een website om archief op te zoeken en aan te kunnen vragen. Daarnaast omvat de opdracht ook de migratie van data uit het bestaande digitaal depot naar het nieuwe digitaal depot.
Gelet op het voormelde, lijkt het opportuun om gebruik te maken van de opdracht VARIA-2025-01505 - Raamovereenkomst voor een digitaal depot met archiefbeheersysteem voor papieren en digitaal archief van provincie Antwerpen.
De gemeenschappelijke aankoopcentrale startte hiervoor het dossier GAC_2025_03802 op.
Gelet op de behoefte van de stad Antwerpen werd reeds bestelbon met nr. 4005713097 opgemaakt aan de firma Docbyte nv, met ondernemingsnummer 0880.119.503.
Deze deelopdracht zal worden geplaatst mits goedkeuring van de IKA-light op het college van 05/12 om bovenstaande bestelbon te kunnen vastleggen.
Het college neemt kennis van de opdracht VARIA-2025-01505 van provincie Antwerpen en van de bijhorende gunningsbeslissing aan de firma Docbyte nv, Kortrijksesteenweg 1144B, 9051 Gent, met ondernemingsnummer 0880.119.503.
Het college keurt goed dat deelopdrachten worden geplaatst op de opdracht VARIA-2025-01505 van provincie Antwerpen, gelet op de in het bestek van deze opdracht voorziene mogelijkheid voor de stad Antwerpen om er gebruik van te maken.
Het college keurt goed dat een eerste deelopdracht voor de instapkost voor een digitaal archiefbeheerssysteem bij Docbyte nv wordt geplaatst voor een bedrag van 248.844,15 EUR, btw inbegrepen.
De financieel directeur verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
| Omschrijving | Bedrag | Boekingsadres | Bestelbon |
| Instapkost digitaal archiefbeheerssysteem | 248.844,15 EUR, |
budgetplaats: 5163500000 budgetpositie: 613 functiegebied: 2SBS010105A00000 begrotingsprogramma: 2SA080113 budgetperiode: 2025 |
4005713097 |