2025_CBS_08099 - Organisatiebeheersing - Afspraken aangaande verbintenissen, wetmatigheidscontrole en ondertekening girale betalingsorders - Goedkeuring

De gemeenteraad keurde op 29 juni 2020 (jaarnummer 361) de oprichting goed van het  autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen, en stelde de statuten vast.  

De gemeenteraad keurde op 23 november 2020  (jaarnummer 665) de beheersovereenkomst  tussen het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen en de stad Antwerpen goed. 

De raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen van 18 november gaf zijn goedkeuring aan de wijze waarop het autonoom gemeentebedrijf voorziet in een systeem van organisatiebeheersing, onder voorbehoud van latere goedkeuring door het college van  burgemeester en schepen. 

Op 29 oktober 2025 keurde de raad van bestuur van het autonoom gemeentebedrijf Digipolis Antwerpen een nieuwe versie van een systeem van organisatiebeheersing goed.

Artikel 234 § 2 van het Decreet over het Lokale Bestuur luidt als volgt: "Zolang het autonoom  gemeentebedrijf geen eigen regels heeft vastgesteld voor het aangaan van verbintenissen,  de kredietbewaking, de wetmatigheidscontrole of de ondertekening van de girale  betalingsorders, zijn artikel 266, 267, 269 en 272, § 1, tweede en derde lid, van toepassing  op het autonoom gemeentebedrijf."

Decreet Lokaal Bestuur.

Een autonoom gemeentebedrijf is decretaal niet verplicht om een systeem van  organisatiebeheersing te voorzien. Bij gebrek aan dergelijk systeem treedt echter artikel 234,  §2 verplicht in werking. Dit decretaal vastgelegde verplichte vangnet is niet optimaal. Aan  autonome gemeentebedrijven wordt dan ook aangeraden te bepalen welke modaliteiten en  controles op het gebied van organisatiebeheersing zij opportuun achten. 

In de beheersovereenkomst tussen de stad en AG Digipolis Antwerpen is opgenomen dat  (artikel 10):  

"Het agentschap voorziet in een gedocumenteerd systeem van organisatiebeheersing dat ontworpen is om een redelijke zekerheid te verschaffen  omtrent: 

• het effectief en efficiënt beheer van de risico’s binnen het agentschap; de betrouwbaarheid van de financiële en de beheersrapportering binnen het  agentschap;  
• de naleving van de regelgeving en de procedures binnen het agentschap; de effectieve en efficiënte werking van de diensten binnen het agentschap; de bescherming van de activa binnen het agentschap; 
• de betrouwbaarheid van de rapportering; 
• de naleving van dienstverleningsovereenkomsten die afgesloten worden in  het kader van de dienstverlening aan de leden. 

Dit organisatiesysteem behelst minstens de regels met betrekking tot: 

• het aangaan van verbintenissen; 
• de kredietbewaking; 
• de wetmatigheidscontrole; 
• de ondertekening van de girale betalingsorders.” 

Deze regels worden ook ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en  schepenen. 

Na 1 jaar gebeurt een evaluatie van de authorisatiematrix.