2025_CBS_08123 - Straatvrijwilligers - Eenmalige raadpleging bevolkingsregisters in het kader van een specifiek doelgroepenbeleid: actualisering van de databank Straatvrijwilligers - Goedkeuring

De gemeenteraad van 24 oktober 2022 (jaarnummer 577) keurde het reglement Straatvrijwilligers goed.

Het is een laagdrempelig initiatief waarbij inwoners en niet-inwoners van stad Antwerpen zich engageren om zich samen in te zetten voor een propere stad door het opruimen van zwerfvuil en sluikstort te signaleren. Deze werking bestaat sinds 1999, waarbij meer dan 5.000 straatvrijwilligers geregistreerd staan in het systeem.

Doordat de werking heel laagdrempelig is en er geen toegang tot CRS-P is, is het doorheen de jaren moeilijk geweest om het databestand up to date te houden. De dienst maakt gebruik van de gewone communicatiekanalen (digitale nieuwbrieven, persoonlijk contact) om op te roepen om adreswijzigingen door te geven en te laten weten indien men het vrijwillig engagement stopzet. Dit heeft echter onvoldoende resultaat. Overlijdens worden via deze weg ook niet gedetecteerd.

De dienst Straatvrijwilligers, bedrijfseenheid Sociale Dienstverlening wil éénmalig de bevolkingsregisters consulteren om uit de databank de personen te filteren die overleden zijn en verhuisd zijn buiten Antwerpen.

Artikel 5 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit het bevolkingsregister en uit het vreemdelingenregister bepaalt dat de gemeentelijke diensten en de diensten die afhankelijk zijn van het OCMW de bevolkingsregisters alleen kunnen raadplegen voor interne doeleinden.

Algemene onderrichtingen betreffende het houden van de bevolkingsregisters, randnummer 125.

Omzendbrief BB 2011/2 van 1 juli 2011 van de Vlaamse minister van bestuurszaken betreffende de raadpleging van de bevolkingsregisters voor interne doeleinden.

Artikel 5 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit het bevolkingsregister en uit het vreemdelingenregister bepaalt dat de gemeentelijke diensten en de diensten die afhankelijk zijn van het OCMW de bevolkingsregisters alleen kunnen raadplegen voor interne doeleinden.

Artikel 5 van het Koninklijk Besluit van 16 juli 1992 betreffende het verkrijgen van informatie uit het bevolkingsregister en uit het vreemdelingenregister bepaalt dat de gemeentelijke diensten en de diensten die afhankelijk zijn van het OCMW de bevolkingsregisters alleen kunnen raadplegen voor interne doeleinden. Deze interne doeleinden zijn niet verder gedefinieerd in het koninklijk besluit en de bevolkingsonderrichtingen verwijzen naar de omzendbrief van 1 juli 2011 van de Vlaamse Minister van Bestuurszaken.
Deze omzendbrief stelt de volgende voorwaarden: 

• De raadpleging en het gebruik van de bevolkingsregisters in het kader van een specifiek doelgroepenbeleid of van specifieke communicatie met sommige bevolkingsgroepen, moet passen in een geregeld beleid van het gemeentebestuur. Het kan niet het initiatief zijn van een of meer mandatarissen of personeelsleden. Het college van burgemeester en schepenen of het gemeentecollege kan de opdracht geven om het bevolkingsregister te raadplegen in het kader van deze interne doeleinden van het bestuur.
• Dergelijke raadpleging van de bevolkingsregisters moet passen in de uitvoering van een regelmatige beslissing, genomen door het bevoegde politieke orgaan van de gemeente, waaruit het doel van de raadpleging blijkt. De gegevens mogen enkel gebruikt worden om de doelstelling te bereiken die in de gemeenteraadsbeslissing of in het collegebesluit is aangegeven. In geen geval mag een afzonderlijk lid van het college, een raadslid of een personeelslid deze gegevens ten persoonlijke titel of voor andere doeleinden gebruiken of ze ter beschikking stellen van derden die erom verzoeken.
• Het gebruik van de gegevens moet proportioneel zijn en dus mogen er geen andere, minder privacygevoelige methoden voorhanden zijn om het beoogde doel te bereiken, zoals bijvoorbeeld: gewone communicatiekanalen (gemeenteblad, gemeentewebsite, gemeentelijke aanplakborden). De gemeente zal dit in haar beslissing aldus uitdrukkelijk dienen te motiveren.

In de omzendbrief stelt de Vlaams minister van Bestuurszaken uitdrukkelijk dat onder 'het raadplegen van de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister' uitdrukkelijk wordt verstaan: "het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister zonder dat de bedoelde diensten rechtstreeks toegang krijgen tot de bevolkingsregisters of het rijksregister. Deze rechtstreekse toegang blijft exclusief voorbehouden voor de gemeentelijke diensten die daartoe de nodige machtiging hebben verworven". De toelevering van de informatie uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister gebeurt door de gemeentelijke diensten die gemachtigd zijn om zich toegang te verschaffen tot de bevolkingsregisters en het rijksregister.

Het college keurde op 8 november 2013 (jaarnummer 11253) goed dat dat de gemeentelijke diensten in zijn opdracht de bevolkingsregisters kunnen raadplegen telkens deze raadpleging kadert in de uitvoering van beslist en geregeld beleid inzake specifiek doelgroepenbeleid of van specifieke communicatie met sommige bevolkingsgroepen binnen de bevoegdheden van stad, OCMW en districten als openbaar bestuur.

Dit is ook van toepassing voor de opzoeking van de straatvrijwilligers. Door een eenmalige raadpleging van het bevolkingsregister kan de databank van de Straatvrijwilligers geactualiseerd worden en voldoen aan de GDPR-vereiste om over correcte gegevens te beschikken. Deze eenmalige raadpleging is aanvullend op de minder privacygevoelige methoden die de dienst Straatvrijwilligers hanteert om de persoonsgegevens actueel te houden (contact met de vrijwilligers 6 maanden na registratie; oproep in digitale nieuwbrieven om adreswijzigingen te melden of te laten weten dat men zich niet langer engageert als straatvrijwilliger). Deze acties hebben echter onvoldoende de verhoopte respons. Straatvrijwilligers die overleden zijn, worden niet gedetecteerd op deze manier. Op overleden personen geldt bovendien de GDPR niet. 

Om de databank Straatvrijwilligers te actualiseren is het noodzakelijk om over de respectieve gespecifieerde gegevens uit de bevolkingsregisters te kunnen beschikken:  

• straatvrijwilligers die overleden zijn: naam, voornaam, adres, geboortedatum en datum overlijden;
• straatvrijwilligers die verhuisd zijn buiten Antwerpen: naam, voornaam, adres en geboortedatum.