De stad Antwerpen heeft een groot aantal locaties in gebruik. Deze locaties zijn zeer divers zowel qua ligging, oppervlakte, functionaliteit en gebruikers waardoor ze een divers en typisch karakter hebben. Een groot aantal van deze locaties zijn publieksgebonden locaties, zoals bijvoorbeeld kinderkribbes, districtshuizen, musea, bibliotheken, sportzalen en politiekantoren. Andere locaties zijn niet toegankelijk voor het publiek, maar huisvesten de medewerkers van de ondersteunende logistieke diensten.
De stad Antwerpen hecht veel belang aan het onderhoud van al deze gebouwen. Niet alleen is het duurzaam onderhoud ervan een belangrijk aspect, maar ook het welzijn van gebruikers, burgers en medewerkers is erg belangrijk.
Omwille van de specificiteit van deze gebouwen en de daarbij horende specifieke schoonmaakbehoeften, kiest de stad Antwerpen ervoor deze schoonmaaktaken uit te besteden. Hiervoor werden in het verleden raamovereenkomst GAC_2022_02106 uitgeschreven, welke op 30/9/2026 ten einde loopt.
Om de continuïteit in het schoonmaken van de gebouwen te verzekeren, vraagt de stedelijke bedrijfseenheid Stadsbeheer om een nieuwe overeenkomst op te maken. Gezien de wettelijke verplichting tot overname van het personeel, staat de gegunde firma voor een aanzienlijke investering en een hele uitdaging om alle nieuwe personeelsleden vertrouwd te maken met hun SOP's (standaard operationele procedures), etc. In dat opzicht wordt de raamovereenkomst dan ook gesloten voor een periode van 6 jaar (3 jaar met mogelijks 3 stilzwijgende verlengingen van telkens 1 jaar).
Overeenkomstig en binnen de grenzen van artikel 71 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten legt de aanbestedende overheid aan de kandidaten of inschrijvers selectiecriteria op als voorwaarde voor deelname.
In toepassing van de artikelen 2, 6° en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal de stad Antwerpen optreden als aankoopcentrale in die zin dat ze gecentraliseerde aankoopactiviteiten en aanvullende aankoopactiviteiten verricht die bestemd zijn voor andere aanbesteders die in de opdrachtdocumenten zijn aangeduid.
Artikel 56, §3, 5° van het Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur stelt dat het college bevoegd is voor de vaststelling van de plaatsingsprocedure en de voorwaarden van overheidsopdrachten als het gaat om een opdracht die past binnen het begrip dagelijks bestuur.
Motivatie MMO
De aanbestedende overheid motiveert de keuze van procedure (mededingingsprocedure met onderhandeling met Europese bekendmaking) als volgt: de opdracht kan niet worden gegund zonder voorafgaande onderhandelingen wegens specifieke omstandigheden die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of wegens de daaraan verbonden risico's:
• De schoon te maken portefeuille aan gebouwen en de verschillende onderdelen ervan, is dermate divers en complex dat het onmogelijk lijkt om op een economisch verantwoorde manier tot prijszetting te komen zonder te onderhandelen;
• Verscheidene van de te onderhouden panden hebben zeer specifieke openingsuren of toegangsregelingen (die ook geregeld kunnen wijzigen). Het lijkt niet haalbaar om deze specifieke parameters op een eenduidige wijze uit te schrijven, zonder de nodige onderhandelingen.
• Het is voor de aanbestedende overheid dan ook onmogelijk om bij opmaak van de opdrachtdocumenten, voor de volledige looptijd van de opdracht in te schatten welke gebouwen er onderhouden zullen worden en welke gebouwen niet. Deze inschatting hangt voor een groot deel af van toekomstige ontwikkelingen, zoals onder meer potentiële nieuwe stadsgebouwen, overdracht van patrimonium, afbraak, enzovoort. De stad is in constante ontwikkeling. Het uitschrijven en implementeren van een vlot/performant systeem van in- en uitstappen van een gebouw in het systeem is eveneens niet evident en vraagt doorgedreven (prijs)onderhandelingen met de dienstverlener in functie van de aangeboden mogelijkheden;
• Het is voor de aanbestedende overheid onmogelijk om voor het volledige patrimonium de technische specificaties bij de opmaak van de opdrachtdocumenten mee te delen (gelet op eventuele mogelijke toekomstige ontwikkelingen). De technische specificaties van de gebouwen die bij aanvang in de opdracht zijn opgenomen, worden meegedeeld.
Selectiecriteria
De voorwaarden van de opdracht worden vastgesteld in de selectieleidraad. De aanvragen tot deelneming worden beoordeeld en vergeleken op basis van de daarin uiteengezette selectiecriteria.
Bij deze raamovereenkomst treedt de stad op als aankoopcentrale voor de aankoopgroep van de stad Antwerpen. Indien andere entiteiten dan de stad afnemen op deze raamovereenkomst, zal dat gebeuren in eigen naam en voor eigen rekening. De vastleggingen voor die deelopdrachten zullen dan ook op de eigen budgetten gebeuren.
Het college keurt selectieleidraad 2025_03564 voor het afsluiten van een raamovereenkomst schoonmaak van gebouwen goed en keurt eveneens goed dat:
De financieel directeur verleent zijn visum en regelt de financiële aspecten als volgt:
|
Omschrijving |
Bedrag |
Boekingsadres |
Bestelbon |
|
Raamovereenkomst schoonmaak van gebouwen |
|
budgetplaats: 5281000000 |
met bestelbonnen |