De stad wisselt in bepaalde gevallen, zoals bijvoorbeeld in het kader van de samenwerking rond de organisatie van een evenement, informatie uit met een externe partij (bijvoorbeeld de organisator van een evenement). Deze gezamenlijke informatiedeling zal plaatsvinden in een stedelijke online omgeving (Teams of Sharepoint omgeving) die voor beide partijen toegankelijk is.
De informatiedeling zal geformaliseerd worden in een samenwerkingsovereenkomst. Beide partijen (stad en externe partij) zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het nakomen van de voorwaarden uit deze overeenkomst. In de samenwerkingsovereenkomst zullen de rollen, taken en verantwoordelijkheden van elke partij duidelijk vastgelegd worden. Daarnaast verduidelijkt de samenwerkingsovereenkomst eveneens de onderlinge afspraken en verplichtingen ten opzichte van elkaar, onder andere het correct en vertrouwelijk omgaan met de gedeelde documenten en data.
Daartoe werd een sjabloon van een samenwerkingsovereenkomst opgesteld die kan gebruikt worden indien er een informatiedeling plaatsvindt. Het college delegeert haar bevoegdheid tot het afsluiten van deze specifieke overeenkomst aan de algemeen directeur, die op zijn beurt deze bevoegdheid kan verder delegeren aan de bedrijfsdirecteurs.
Voor wat de Politiezone Antwerpen en Brandweer Zone Antwerpen betreft zal er voorzien worden in een principiële toegang tot de stedelijke online omgeving en dit op dossiermatig niveau, mits de toegang op proportionele wijze en omwille van veiligheidsoverwegingen wordt toegepast. Er zal daarom met hen geen aparte samenwerkingsovereenkomst 'digitale informatiedeling' worden afgesloten.
Indien het hoofddoel van de samenwerking met een externe partner evenwel de uitwisseling van persoonsgegevens zou inhouden, dient een gepaste aparte overeenkomst daartoe te worden afgesloten in overeenstemming met de GDPR (vb. een verwerkersovereenkomst, een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkenovereenkomst, een protocol,...)
Het college keurt het sjabloon van samenwerkingsovereenkomst goed dat gebruikt kan worden indien de stad digitaal informatie uitwisselt met een externe partij in een stedelijke online omgeving (zoals Teams of Sharepoint).
Het college delegeert haar bevoegdheid tot het afsluiten van de specifieke samenwerkingsovereenkomst 'digitale informatiedeling' aan de algemeen directeur, die op zijn beurt deze bevoegdheid kan verder delegeren aan de bedrijfsdirecteurs.
Het college keurt de principiële toegang van Politiezone Antwerpen en Brandweer Zone Antwerpen tot de stedelijke online omgeving goed, dit op dossiermatig niveau, en mits de toegang op proportionele wijze en omwille van veiligheidsoverwegingen wordt toegepast.