2025_RVBMPA_00054 - Toetreding MPA tot de coöperatieve vennootschap Poolstok - Aanstelling Afgevaardigden in de Algemene Vergadering en aankoop aandelen - Goedkeuring

Poolstok is een coöperatieve vennootschap van privaat recht met uitsluitend vennoten uit de publieke en para-publieke sector in Vlaanderen. Ze is sinds 2000 operationeel en telt momenteel ruim 500 vennoten, waaronder zowel lokale besturen, OCMW’s, autonome overheidsbedrijven, onderwijsinstellingen, intercommunales, politiezones, hulpverleningszones, huisvestingsmaatschappijen en zorginstellingen. 

Poolstok fungeert als een aankoopcentrale die diensten verwerft via raamcontracten die bestemd zijn voor haar vennoten, met name aanbestedende overheden. Ze biedt een heel breed dienstenpakket aan en is actief in organisatieadvies en HR-oplossingen. Elke vennoot kan gebruik maken van meer dan 70 afgesloten raamovereenkomsten binnen meer dan 15 verschillende P&O domeinen. Poolstok werkt daartoe samen met erkende dienstverleners na een grondige marktvergelijking en met correcte toepassing van de wetgeving inzake overheidsopdrachten.

De relatie tussen Poolstok en haar vennoten stoelt op reglementaire basis en is niet contractueel van aard. Poolstok werkt uitsluitend voor haar vennoten die elk als entiteiten behorende tot de overheid kunnen worden beschouwd en gezamenlijk het toezicht uitoefenen op Poolstok waardoor de inhouse-kwalificatie van toepassing is. Poolstok fungeert als een aankoopcentrale volgens artikel 2, 7°, van de wet inzake overheidsopdrachten van 16 juni 2017 dat stelt dat de aankoopcentrale diensten verwerft via raamcontracten die bestemd zijn voor haar vennoten (klanten), aanbestedende overheden. Door de toetreding tot Poolstok kan gebruik worden gemaakt van de schaalvoordelen zowel inzake kostprijs als kwaliteit van de dienstverleners. Gezien de inhouse-kwalificatie, zijn openbare besturen die lid zijn van Poolstok vrijgesteld van de toepassing van de wetgeving overheidsopdrachten om van de diensten van de door Poolstok via overheidsopdrachten geselecteerde dienstverleners gebruik te maken.

De toetreding houdt geen verplichting tot afname in waardoor het bestuur zijn maximale keuzevrijheid behoudt.

Het decreet van 2 maart 1999 houdende machtiging tot deelneming in een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid bevoegd voor de uitvoering van opdrachten met betrekking tot de werving en selectie van overheidspersoneel, regelt ook de missie, de taken, de werking en de middelen van Poolstok. 

Het decreet van 29 mei 2015 houdende machtiging tot deelneming in Jobpunt Vlaanderen en wijziging van de opdracht van Jobpunt Vlaanderen (thans Poolstok), voorziet in artikel 2 in een uitdrukkelijke rechtstreekse machtiging voor autonome gemeentebedrijven om deel te nemen aan Poolstok.

De raad van bestuur is bevoegd op basis van artikel 15 van de statuten. 

MPA wenst toe te treden als vennoot tot de coöperatieve vennootschap Poolstok om toegang te krijgen tot het aanbod van de raamcontracten in de verschillende P&O domeinen.

In eerste instantie wenst MPA zich te laten begeleiden in de opzet van de datastructuur en -migratie van het deelfietsensysteem, waarvoor ze zich wenst te oriënteren op de raamcontracten van Poolstok.

Openbare besturen worden vennoot door de éénmalige aankoop van aandelen in functie van de grootte van het bestuur. Voor elke 10 personeelsleden (voltijds equivalent) in dienst worden 3 aandelen van elk €24,79 aangekocht. Op dit moment zijn er 280 VTE in dienst bij MPA, zodanig dient MPA 84 aandelen aan te kopen voor een totale waarde van €2.082,36.

Door vennoot te worden dient MPA een Afgevaardigde in de Algemene Vergadering, en diens vervanger, aan te stellen. De Algemene Vergadering van Poolstok vertegenwoordigt alle aandeelhouders. Elke klant heeft zoveel stemmen als hij aandelen heeft. Een mandaat in de Algemene Vergadering is onbezoldigd. De Algemene Vergadering is onder andere bevoegd voor de goedkeuring van de jaarrekening en het resultaat, de verkiezing van nieuwe bestuurders, statutenwijzigingen, bezoldigingen van het bestuursorgaan, kwijting aan de bestuurders en de commissaris (bedrijfsrevisor) en wijzigingen van het huishoudelijk reglement. De beslissingen die door de Algemene Vergadering worden genomen, verplichten alle aandeelhouders, zelfs de afwezigen of tegenstemmers. MPA stelt voor om de financieel directeur van MPA, die tevens lid is van het directiecomité, aan te stellen als Afgevaardigde in de Algemene Vergadering van Poolstok. Als Plaatsvervangend Vertegenwoordiger wordt voorgesteld om de directeur beheer en operaties van de stedelijke bedrijfseenheid stadsontwikkeling aan te stellen, die eveneens lid is van het directiecomité.

Bij toetreding wordt  een verwerkersovereenkomst afgesloten tussen Poolstok en MPA waarbij de partijen  hun afspraken met betrekking tot de uitvoering en organisatie van de verwerking van persoonsgegevens formaliseren. Het afsluiten van deze verwerkersovereenkomst valt onder de bevoegdheid van het directiecomité, zoals bepaald in artikel 71 van het huishoudelijk reglement van de raad van bestuur van MPA. Deze verwerkersovereenkomst wordt na goedkeuring door het directiecomité, ter kennisneming voorgelegd aan de raad van bestuur.

Onverminderd het decreet van 29 mei 2015 dat in een specifieke machtiging tot deelneming in Poolstok voorziet, is overeenkomstig artikel 6 van de statuten voor de deelname aan andere rechtspersonen in beginsel een voorafgaande goedkeuring door het college nodig. De voorliggende beslissing om toe te treden tot Poolstok wordt bijgevolg genomen onder de opschortende voorwaarde van de goedkeuring ervan door het college van burgemeester en schepenen.

De bestelbon voor de aankoop van 84 aandelen bij Poolstok bedraagt €2.082,36. De btw is vrijgesteld overeenkomstig artikel 44 §3 10° van het wetboek BTW.