Het Autonoom Gemeentebedrijf Stedelijk Onderwijs Antwerpen maakt sinds 2018 gebruik van het digitaal schoolplatform Smartschool. De huidige raamovereenkomst A00798, die destijds werd afgesloten door Digipolis, loopt af op 18 juli 2026.
Smartschool vormt het digitale platform voor de onderwijsondersteunende processen, zoals communicatie, opvolging van leerlingen, planning en rapportering binnen alle scholen van het leerplichtonderwijs.
Overeenkomstig artikel 42, §1, d), ii) van de Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten kan een overheidsopdracht worden geplaatst bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking in geval de opdracht alleen door een bepaalde ondernemer kan worden verricht omdat mededinging ontbreekt om technische redenen. Deze voorwaarde is vervuld: het behoud van de continuïteit van de schoolwerking van Stedelijk Onderwijs kan uitsluitend door de huidige dienstverlener worden gegarandeerd. Om technische en operationele redenen bestaat er geen redelijk alternatief of substituut en is slechts één ondernemer in staat de opdracht uit te voeren. De keuze voor deze procedure is noodzakelijk om de essentiële dienstverlening ononderbroken te waarborgen.
Smartschool is een essentieel onderdeel van de dagelijkse werking van de leerplichtscholen van Stedelijk Onderwijs. Meer dan 23.000 leerlingen en ouders, alsook duizenden medewerkers uit het leerplichtonderwijs gebruiken het platform dagelijks.
Door de jaren heen is Smartschool bovendien technisch en functioneel nauw verweven geraakt met de administratieve IT-systemen die we binnen Stedelijk Onderwijs gebruiken, zoals WISAD, Cognos en Microsoft 365.
In het meerjarenplan 2026-2031 van Stedelijk Onderwijs staat in de strategische nota : “We kiezen bewust voor het maximaal behoud van onze bestaande administratieve IT-systemen en digitale schoolplatformen. Deze keuze voor continuïteit zorgt voor stabiliteit en betrouwbaarheid, en sluit maximaal aan bij de groepsbrede digitale strategie van de stad.”
Binnen deze context is een overstap naar een ander digitaal schoolplatform wenselijk noch haalbaar. Een onderbreking of een overstap naar een ander systeem op dit moment zou grote risico’s vormen voor de continuïteit van de schoolwerking.
Daarom wordt gekozen om een nieuwe opdracht te gunnen aan Smartschool voor een periode van vier jaar, via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
In de komende periode zal een grondige evaluatie van de huidige werking worden uitgevoerd ter voorbereiding van bijsturingen en een nieuwe aanbesteding.
De jaarlijkse kost voor Smartschool voor alle scholen van het leerplichtonderwijs bedraagt circa 470.000 euro (1.880.000 euro voor 4 jaar).
De raad van bestuur van het Stedelijk Onderwijs beslist om Digipolis de opdracht te geven een plaatsingsprocedure op te starten met het oog op het vernieuwen van het contract met Smartschool voor een periode van vier jaar.
| Taak | Verantwoordelijke | Timing |
| Opdracht geven aan DIgipolis om de procedure op te starten | Tom Bombeke | Na goedkeuring |