2025_DCEK_00299 - Participatie - Maak Ekeren Mee. Methodiek participatieavonden 2025-2030. Gunning - Goedkeuring

Het bestuursakkoord 2025-2030, zoals goedgekeurd op de districtsraad van 27 januari 2025 (jaarnummer 12), bepaalt in resolutie 149:
"De inspraakformule waar we 10 jaar geleden mee van start zijn gegaan, Maak Ekeren Mee, vormen we om naar wijkoverlegmomenten waarbij we elke 2 jaar de Ekerse wijken aandoen om er te luisteren naar de inwoners en om projecten toe te lichten."

Op 9 oktober 2025 werd een offertevraag uitgestuurd voor een nieuwe methodiek voor de wijkoverlegmomenten aan 6 participatiebureaus:

• Common Ground;
• Stramien;
• Shaved Monkey;
• Levuur;
• Ndvr;
• Making Space.

3 bureaus dienden een voorstel in:

• Stramien;
• Levuur;
• Making Space.

In toepassing van artikel 42, §1, 1°, a) van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, zal deze opdracht worden gegund bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking omdat de goed te keuren uitgave niet hoger is dan het bij het artikel 90, eerste lid, 1° van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017 vastgelegd bedrag van 139.000,00 EUR (zonder belasting over de toegevoegde waarde), met name de drempel vermeld in artikel 11, eerste lid, 2° van het Koninklijk Besluit Plaatsing van 18 april 2017.

Artikel 56 §3, 4° van het Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 stelt dat het college van burgemeester en schepenen bevoegd is voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten.

Artikel 134, 2e lid, 2° van het Decreet lokaal bestuur bepaalt dat het college bevoegdheden, die door andere overheden werden opgedragen, kan overdragen aan de districtscolleges, voor zover de regel die het college deze bevoegdheid toewees, het college daartoe machtigt.

Met de collegebeslissing van 12 mei 2017 (jaarnummer 04463) werden de bevoegdheden van de districtscolleges gecoördineerd. Artikel 6 bepaalt dat het districtscollege bevoegd is voor de organisatie van inspraak en participatie over het lokaal beleid. 

De offertevraag die werd uitgestuurd bevatte 3 gunningscriteria:

• prijs;
• originaliteit;
• mate waarin de verwachtingen zoals geformuleerd in het bestek vervuld werden.

Beoordeling van de offertes:

Levuur.

• Kostprijs: 11.068,48 euro inclusief BTW.
• Originaliteit: het voorstel was niet erg uitgewerkt en vermelde vooral in algemene termen het vooraf werken met een digitaal platform om ideeën te verzamelen en een dialoog met bewoners op de Maak Ekeren Mee-momenten waarvoor een originele aanpak op maat wordt ontwikkeld. Wat de originele aanpak juist was, werd niet meegegeven.
• Mate van vervullen verwachtingen: door het zeer algemeen formuleren van het voorstel is de mate waarin dit voorstel de verwachtingen vervult zeer moeilijk in te schatten.

Stramien.

• Kostprijs: 12.046,76 euro inclusief BTW
• Originaliteit: het voorstel bevatte een korte leuke quiz om de bevoegdheden van het district te duiden. Een duidelijke 'check-in' en 'check-out' als start en einde van een Maak Ekeren Mee-moment. De momenten zelf bestaan uit tafelgesprekken.
• Mate van vervullen verwachtingen: tot op bepaalde hoogte worden de verwachtingen vervult door dit voorstel. Tafelgesprekken sluiten echter uit dat bewoners kunnen langskomen wanneer het past voor hen en vormden ook niet de verwachte vernieuwende aanpak.

Making Space.

• Kostprijs: 10.230,55 euro inclusief BTW.
• Originaliteit: het voorstel stelt een doorlopend event voor met verschillende activiteiten. Een bewoner kan aan een activiteit meedoen door symbolisch te betalen met een idee voor de wijk, of door iets aan te geven dat ze goed vinden in de wijk. De activiteiten zijn een combinatie van doorlopende activiteiten en activiteiten in vaste tijdslots om het moment levendig te maken zonder dat het chaotisch wordt. Voor de activiteiten alsook voor een deel van de promotie wordt er ook gekeken naar samenwerking met lokale spelers (bewoners, verenigingen, handelaars) waardoor de momenten al van bij de start ook van de wijk zijn. Er is ook plaats tijdens de momenten voor standjes bv. rond de meerjarenplanning. Het reeds bestaande materiaal van Maak Ekeren Mee kan gebruikt worden om structuur te geven aan de ruimte. Het voorstel bevat ook een terugkoppeling via een gedrukte wijkkrant en digitaal via de eigen website van het district en via de sociale media van het district. Dit is het enige voorstel dat ook kijkt naar de tweede en derde edities tijdens het verloop van de legislatuur.
• Mate van vervullen verwachtingen: dit voorstel voldoet het meeste van de drie voorstellen aan de verwachtingen zoals geformuleerd in de offertevraag. Op vlak van hergebruik van bestaand materiaal, originaliteit en betrokkenheid van de wijk alsook over de terugkoppeling en een visie voor de volgende edities.

Conclusie:

Het voorstel van Making Space is het meest origineel, voldoet het beste aan de verwachtingen zoals geformuleerd in de offertevraag en is het goedkoopste voorstel.

De financiële gevolgen worden geregeld onder budgethouderschap van de districtssecretaris.